IT-Dokumentation - Der Blog

Schnell und einfach zum eigenen Firmen-Wiki

Do, 22. Juli 2021

Sie kennen vermutlich Wikipedia. Oder andere „Wikis“ zu allen möglichen Themen im Netz. Oder haben vielleicht sogar ein eigenes Wiki für Ihr Unternehmen oder planen, ein solches digitales Nachschlagewerk zu etablieren.

Was ist ein Wiki?

Lesen wir doch erstmal nach, was uns WIKIPEDIA dazu sagt:
„Ein Wiki (hawaiisch für „schnell“) ist eine Website, deren Inhalte von den Besuchern nicht nur gelesen, sondern auch direkt im Webbrowser bearbeitet und geändert werden können (Web-2.0-Anwendung).“ (Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Wiki)

Ein Wiki dient uns also dazu, schnell Informationen zu bestimmten Themen einzuholen oder im umgekehrten Falle Informationen schnell und einfach bereitzustellen.

Das Firmen-Wiki

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Informationen im Wiki-Format bereitstellen, unterscheidet sich die Datenbereitstellung ein wenig. Denn in erster Linie sollen Informationen aus sicheren Quellen bereitgestellt werden, die nicht von jedem bearbeitet oder generiert werden können. Und zudem sollen auch nicht alle Informationen für alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Daher kann es Sinn machen, für Teilbereiche oder einzelne Abteilungen eigene Wiki-Informationen auszuwählen.
Im Falle der IT bietet es sich an, ausgewählte Informationen zur verwendeten Hardware, Software oder Netzwerk- und Topologiepläne in einem Wiki den IT-Mitarbeitern oder anderen Personen zur Verfügung zu stellen. Wie so oft ist dabei aber der Aufwand, eine vollständige und möglichst aktuelle Informationsquelle zu etablieren, einer der größten Hindernisgründe. Veraltete Daten oder lückenhafte Informationen helfen niemandem, der auf eine verlässliche Informationsquelle angewiesen ist.

Mit Docusnap kein Problem

Der Vorteil eines Wikis ist, dass man außer einem HTML-Browser keine Tools, Programme oder Extra-Lizenzen benötigt, um auf diese Informationen zuzugreifen. Die Informationen, die wir mit Docusnap bereitstellen können, werden als HTML-Seiten übersichtlich dargestellt.
Mit Docusnap können Sie alle verfügbaren Berichte auch als HTML-Version in einem eigenen Verzeichnis ablegen lassen und so den Zugang für ausgewählte Mitarbeiter oder Abteilungen gewähren. Docusnap generiert diese Daten aus der Datenbank, für das Wiki wird weder eine eigene Datenbank noch ein anderes Tool zur Bereitstellung benötigt.

Wiki aktuell halten

Nach der Konfiguration, welche Daten und Berichte in diesem Wiki generiert und zur Verfügung gestellt werden, ist es ein minimaler Aufwand, diese Informationen auch aktuell zu halten. Durch die vielfältigen Automatisierungen, die Docusnap bietet, können mit wenigen Mausklicks diese HTML-Wiki-Seiten regelmäßig durch einen definierbaren Job aktualisiert werden. Damit gehören auch veraltete oder schlecht gewartete Informationen der Vergangenheit an. Auch der Aufwand für die Betreuung schrumpft so auf ein Minimum.
Wie einfach das mit Docusnap funktioniert, zeigen wir in unserem kurzen Video:

 

Probieren Sie es selbst

Sie möchten sich gerne über Docusnap informieren oder testen? Dann schauen Sie auf unserer Webseite vorbei. In unserer Blog-Sektion gibt es unzählige Informationen rund um die IT-Dokumentation und Inventarisierung. Und mit vielen, klar verständlichen Videos zeigen unsere Profis, wie Sie am besten Ihre Wünsche zur Dokumentation mit Docusnap erfüllen.