Docusnap365 – Die smarte Cloud-Lösung für IT-Dokumentation und Inventarisierung

Das Wichtigste in Kürze:

• IT-Transparenz auf einen Blick: Docusnap365 erfasst und visualisiert Ihre gesamte IT automatisch – Dashboard, Hardware, Software und Zugriffsrechte.
• Audit-sicher & effizient: Mit Cloud-Speicher und präzisen Analysen zu Abhängigkeiten und Berechtigungen meistern Sie Audits schnell und sicher.
• Sofort einsatzbereit: In Minuten startklar – kostenlose 14-tägige Demo mit Beispieldaten, um Docusnap365 direkt zu erleben.

Was ist Docusnap365?

Docusnap365 ist die cloudbasierte SaaS-Version der bekannten IT-Dokumentations- und Inventarisierungssoftware Docusnap. Statt einer OnPremise-Installation wird hier die Lösung vollständig über eine isolierte Cloud-Infrastruktur, auf die Sie über den Browser zugreifen betrieben.

Wichtigste Eckpunkte:

• Software-as-a-Service: Kein eigener Betrieb notwendig, automatische Updates und hohe Verfügbarkeit.

• Isolierte Infrastruktur je Kunde: Datenspeicher und Tresor für Passwörter sind strikt getrennt, um höchste Sicherheit zu gewährleisten.

• Browserbasierter Zugriff: Die gesamte Webanwendung wird einfach per Browser bedient. Der Zugriff ist von überall aus möglich.

• Enterprise Gateway: Ein lokales Modul (Docusnap Enterprise Gateway) verbindet Ihre IT-Umgebung mit dem Cloud-Backend. Das Docusnap Enterprise Gateway kann flexibel an beliebigen Standorten oder auch in Kundennetzwerken installiert werden und liefert von dort aus die erfassten Daten sicher in die zentrale Cloud-Anwendung.

Abgrenzung: Docusnap OnPremise vs. Docusnap365

Bei Docusnap betreiben Sie die Software in Ihrer eigenen IT-Umgebung (Server, Datenbanken, Updates selbst verwalten etc.). Docusnap365 verlagert diesen Aufwand auf den Anbieter:

• Infrastruktur: Docusnap OnPremise setzt auf eigene Server und Datenbanken, während Docusnap365 durch den Anbieter in der Cloud bereitgestellt wird.

• Updates / Wartung: Bei OnPremise-Versionen müssen Updates manuell durchgeführt werden, in Docusnap365 erfolgen sie automatisch und kontinuierlich.

• Zugriff: OnPremise erfordert Systeme mit direktem Netzwerkzugriff, Docusnap365 ist hingegen über den Browser erreichbar und es ist lediglich eine Internetverbindung von Nöten.

• Setupaufwand: Die lokale Variante benötigt höheren Aufwand (Infrastruktur, Backups etc.), während Docusnap365 mit minimalem Setup (Gateway & Konfiguration) auskommt.

• Skalierbarkeit: On Premise ist durch die eigene Hardware begrenzt, die Cloud-Version ist flexibel und skalierbar.

Warum ist Docusnap365 erforderlich

In modernen IT-Landschaften mit Cloud, Hybrid und OnPremise-Komponenten ist Transparenz eine Herausforderung. Komplexität und Wachstum führen häufig zu:

• fehlender Übersicht über Hardware, Software, Netzwerke
• unklaren Zugriffsrechten und Berechtigungen
• ungenügender Dokumentation für Audits oder Compliance
• hohen manuellen Aufwand bei Updates und Pflege

Warum gerade Docusnap365?

1. Skalierbarkeit & Flexibilität: Docusnap365 wächst mit Ihrem Unternehmen. Neue Standorte oder Systeme lassen sich nahtlos einbinden, ohne dass Sie eigene Hardware oder Infrastruktur bereitstellen müssen.

2. Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie Inventarisierungen, Prüfungen und Reporting laufen zeitgesteuert und automatisiert, wodurch Ihre IT-Abteilung entlastet wird.

3. Schneller Einstieg & geringerer Aufwand: Dank Cloud-Betrieb ist kein komplexes Setup notwendig. Schon nach kürzester Zeit steht Ihnen eine funktionsfähige Umgebung zur Verfügung.

4. Aktualität: Alle System-Updates, Sicherheits-Patches und Feature-Erweiterungen werden automatisch eingespielt – Sie arbeiten stets auf dem neuesten Stand.

5. Multiplattform-Integration: Docusnap365 verbindet On-Prem-, Cloud- und Hybrid-Umgebungen zu einem einheitlichen Gesamtbild, das Ihre gesamte IT-Landschaft abbildet.

6. Nahezu unbegrenzter Cloud-Speicherplatz: Docusnap365 bietet Ihnen praktisch unbegrenzten Speicherplatz für Ihre IT-Daten und Dokumentationen in der Cloud, wodurch selbst große Umgebungen und Strukturen vollständig und performant abgebildet werden können.

7. Perfekt für Audits: Abhängigkeiten, Verbindungen und Zusammenhänge werden erkannt und visualisiert, was eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation für Prüfungen und Zertifizierungen ermöglicht.

8. Datensicherheit: Docusnap365 wird in einem europäischen Rechenzentrum betrieben, stammt von einem deutschen Hersteller und ist zu 100 % DSGVO-konform.

Insgesamt ist Docusnap365 also eine moderne Antwort auf die Anforderungen wachsender, heterogener IT-Umgebungen. Darüber hinaus bietet die Lösung im IT-Alltag deutliche Vorteile: Sie sorgt für Transparenz über Systeme, Anwendungen und Abhängigkeiten, automatisiert Routineaufgaben und erhöht die Effizienz, indem mehr Zeit für strategische Themen bleibt. Dank starker Zugriffskontrollen und verschlüsselter Datenspeicherung verbessert sich die Sicherheit spürbar. Zudem wächst Docusnap365 flexibel mit Ihren Anforderungen, ohne zusätzliche Hardware-Investitionen notwendig zu machen.

Docusnap365 im Überblick

Docusnap365 bietet umfassende Funktionen für eine moderne IT-Dokumentation – effizient, automatisiert und sicher.

Kernfunktionen:

• Automatisierte Inventarisierung: Erfasst automatisch Server, Clients, Netzwerkgeräte und Cloud-Ressourcen.

• Zentrale CMDB: Speichert alle Informationen strukturiert und visualisiert Zusammenhänge zwischen Systemen und Diensten.

• Reporting & Analyse: Liefert aussagekräftige Berichte und Dashboards für Compliance und Performance.

• Zugriffsanalyse & Sicherheit: Überwacht Berechtigungen, erkennt Risiken und schützt sensible Daten.

• Nahtlose Integration: Über Schnittstellen wie REST-API oder Power Automate lässt sich Docusnap365 leicht in bestehende Prozesse einbinden.

Aktuelle Änderungen sowie Funktionsupdates finden Sie in den Docusnap365 Release-Notes. Hier können Sie sich jederzeit über die neuesten Verbesserungen und Erweiterungen informieren.

Docusnap365 kennenlernen

Für Interessierte und (Neu-)Kunden bietet Docusnap verschiedene Lern- und Einstiegsmöglichkeiten. Das Live-Webinar „Kurzeinführung in Docusnap365“ eignet sich ideal, um die Anwendung in Aktion zu erleben und direkt Fragen an Experten zu stellen. Wer tiefer in die Funktionen eintauchen möchte, kann das Docusnap365 Produkttraining (Remote) nutzen – ein praxisorientiertes Training speziell für Neukunden und neue Anwender.

So starten Sie mit Docusnap365

Wenn Sie Docusnap365 zunächst unverbindlich kennenlernen möchten, steht Ihnen eine 14-tägige kostenfreie Testumgebung zur Verfügung. Diese enthält bereits Demodaten, sodass Sie sofort nachvollziehen können, wie Docusnap365 arbeitet – Sie können aber natürlich auch Ihre eigenen Systeme inventarisieren und die Funktionen mit Ihren echten Daten entdecken.

Sobald Sie sich für Docusnap365 entschieden haben, können Sie dieser Anleitung folgen.

Schritt 1: Registrierung & Umgebung bereitstellen

1. Gehen Sie zur Docusnap-Sign-Up-Seite (Link) und registrieren Sie sich für ein Konto.
2. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Link per E-Mail, um Ihr erstes Benutzerkonto anzulegen.
3. Sobald das Konto aktiviert ist, wird Ihre Docusnap365-Instanz (isolierte Infrastruktur) automatisch innerhalb weniger Sekunden bereitgestellt.
4. Die Vertragsverwaltung erfolgt über das Portal my.docusnap.com

Schritt 2: Docusnap Enterprise Gateway installieren & koppeln

1. Laden Sie das Docusnap Enterprise Gateway aus Docusnap365 herunter.
2. Führen Sie die Installation auf einem System in Ihrer IT-Infrastruktur aus (mit Administratorrechten).
3. Nach erfolgreicher Installation öffnet sich automatisch der Browser zur Anmeldeseite von Docusnap365.
4. Nach der Anmeldung wird das Gateway registriert und mit Ihrer Docusnap365-Anwendung verbunden.
5. Im Dashboard erscheint das Gateway anschließend als aktiv.

Schritt 3: Erstinventarisierung starten

1. Unter Inventarisierung finden Sie Assistenten für verschiedene Module (z. B. Windows, Linux, SNMP uvm.).
2. Unsere Empfehlung ist mit dem Windows (AD)-Scan zu starten. Die Felder Domäne (FQDN), Benutzer & Passwort (mit Administratorrechten) sind auszufüllen.
3. Empfohlen: Anmeldeinformationen im Tresor speichern.
4. Starten Sie den Inventarisierungsauftrag sofort oder planen Sie ihn für später ein (zeitgesteuert).
5. Im Bereich Interaktive Aufträge sehen Sie den Fortschritt und den letzten Status.
6. Für Netzwerkgeräte: Wählen Sie SNMP-Inventarisierung, geben Sie IP-Range und Community-Name (z. B. „public“) an.
7. Starten Sie diesen Auftrag ebenfalls.

Schritt 4: Objekte und Daten in der Weboberfläche untersuchen

1. Nach abgeschlossener Inventarisierung finden Sie die Daten im Bereich Inventar, gegliedert nach Hardware, Software, Systeme, Identitätsanbieter etc.
2. Der Bereich Business zeigt Objekte wie Applikationen, Prozesse, Abteilungen, Personen und Business-Services.
3. Im Bereich Dokumentation können Sie Berichte, Pläne und Diagramme generieren und exportieren.
4. Nutzen Sie Filter, Listen, Änderungsvergleiche und Journale, um Ihre Daten zu analysieren.

Schritt 5: Berichte, Analyse & Customizing

• Verwenden Sie vordefinierte Standardberichte oder erstellen Sie Ihre eigenen Berichte. Diese finden Sie in Ihrem individuellen Dashboard, das Sie mit den für Sie wichtigsten Widgets bestücken können. Hier sehen Sie auf einen Blick die zentralen Informationen zu Ihrer IT-Landschaft – ganz ohne lange Navigation.

• Das Dashboard lässt sich flexibel mit vorgefertigten Widgets individuell befüllen und an Ihre täglichen Anforderungen anpassen.

• Im Bereich Analyse können Sie tiefgehende Auswertungen durchführen. Dazu gehören insbesondere:

o Abhängigkeitsanalyse: Erkennen Sie Beziehungen zwischen Servern, Anwendungen und Diensten, um Auswirkungen von Änderungen oder Ausfällen besser einschätzen zu können.

o NTFS-Analyse (Berechtigungsanalyse): Detaillierte Prüfung der Zugriffsrechte in Dateisystemen. Sie erhalten Einblick in Berechtigungsvererbungen, Benutzer/Gruppen-Strukturen und potenzielle Sicherheitsrisiken.

• Exportieren Sie Reports in gängige Formate (PDF, Excel, Word etc.).

Docusnap365 erleichtert Ihren IT-Alltag

Docusnap365 überzeugt durch seine Kombination aus intuitiver Bedienung, leistungsstarker Automatisierung und hoher Sicherheit. Dank der Cloud-Architektur profitieren Unternehmen von maximaler Skalierbarkeit, Transparenz und Flexibilität – ohne Aufwand für lokale Infrastruktur oder Wartung. Ob für Audits, laufende IT-Dokumentation oder strategische Entscheidungen: Mit Docusnap365 behalten Sie stets den Überblick über Ihre gesamte IT-Landschaft und sind optimal für zukünftige Herausforderungen gerüstet.

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