IT-Dokumentation - Der Blog

Notfallhandbuch und Notfallplan immer zur Hand

Mi, 24. November 2021

Im Idealfall haben IT-Administratoren im täglichen IT-Geschäft alle Hände voll zu tun, um den normalen Betrieb aufrecht zu erhalten und jeglichen Schaden von den IT-Systemen fernzuhalten. Bei kleineren Zwischenfällen wird die Störung schnell behoben und selbst bei einem gröberen Ausfall wird mit Hilfe der vorhandenen IT-Dokumentation schnell Abhilfe geschaffen. Was aber passiert, wenn die Dokumente, wie ein Notfallhandbuch, Notfallplan oder die Anleitung zur Wiederherstellung auf einem der ausgefallenen Systeme liegt?

Wenn große Teile oder gar die ganze IT ausgefallen ist, kann natürlich auf keine digitalen Daten innerhalb des Netzwerks und der Server zugegriffen werden. Wenn Unglücksfälle durch Feuer oder Schäden durch Wasser entstehen, kann zwar der finanzielle Schaden durch entsprechende Versicherungspolicen abgedeckt sein, aber um ein Unternehmen möglichst schnell wieder zur Produktion zu bewegen, hilft kein Herr Kaiser von keiner Versicherung. Hierfür muss sich der IT-Verantwortliche schon im Voraus Gedanken machen, was im Ernstfall zu tun ist.

Erprobter Ernstfall mit dem Notfallhandbuch

Nur ein Szenario im Kopf durchdenken oder gar hoffen, dass so etwas sowieso nicht eintreten wird, ist nicht ausreichend. Viele der kleinen, versteckten Fallstricke offenbaren sich erst, wenn man ein Szenario tatsächlich geprobt und komplett durchgespielt hat. Bei solchen Schutzmaßnahmen wurde bei vielen auch festgestellt, dass es wunderbar ist, Notfallpläne, Anleitungen zur Wiederherstellung, Kontaktlisten und noch viele weitere Dokumente zur IT-Sicherheit zu haben. Allerdings bringt es ein Unternehmen nicht weiter, wenn der Zugriff auf diese Informationen einzig und allein über die eben abgerauchte oder abgesoffene IT-Serverlandschaft möglich war.

Um sich gegen solche Notfälle bestmöglich abzusichern, müssen natürlich die erforderlichen Dokumente oder das Notfallhandbuch auch komplett ohne die interne IT-Anlage verfügbar gemacht werden. Auch hier helfen tatsächlich geprobte Ernstfälle weiter. Denn auch wenn, vermeintlich vorbildlich, Wiederanlaufpläne vorsorglich ausgedruckt und sicher verwahrt wurden, stellt sich bei regelmäßigen Überprüfungsmaßnahmen schnell heraus, dass ausgedruckte Dokumente eines nicht können. Nämlich mit der Zeit gehen. Oder anders ausgedrückt, handelt es sich um eine Momentaufnahmen zu dem Zeitpunkt, an dem das Notfallhandbuch oder eben andere Dokumente für Notfälle gedruckt wurden. Sind zwischenzeitlich Umbauten, Erneuerungen oder zusätzliche System integriert worden, sind alte Dokumentationen eher kontraproduktiv. Im schlimmsten Fall führen Sie zu neuen, kostspieligen Fehlern oder können zumindest für einiges an Verwirrung sorgen.

Notfall-Dokumente digital und weit, weit weg speichern

Natürlich können sämtliche Dokumente auf den lokalen Servern gespeichert werden. Aber eben nicht nur dort, wie obige Szenarien eindeutig klar machen. Auch ist die gedruckte Form heute keine Option mehr. Zu schnell und zu häufig ändern sich die Gegebenheiten im IT-Umfeld. Im Gegenzug bleiben gedruckte Dokumente gerne auch mehrere Monate oder Jahre als letzter Rettungsanker im Einsatz.

Wie man Notfälle durch einen Ausfall richtig behandelt

Von der Idee her kennen IT-Administratoren ein ähnliches Vorgehen bereits von den Backups, die sie regelmäßig anfertigen müssen. Diese sind nicht nur automatisiert, sondern lagern die gesicherten Daten nicht ausschließlich in der internen Netzwerkumgebung. Tatsächlich gehen sehr viele Unternehmen hierbei den Weg in die Cloud. Das hat zum Einen den Vorteil, dass vom Unternehmen her kein Stein mehr auf dem anderen stehen muss. Aber mit dem trotzdem noch verfügbaren Backup, das in der Cloud liegt, kann trotzdem möglichst schnell eine Wiederherstellung der Daten gelingen.

Genauso verfährt man auch mit Notfallhandbüchern, Wiederanlaufplänen und ähnlich wichtigen Dokumenten. Mit Docusnap verfügen Sie über eine professionelle IT-Dokumentationslösung, die Ihnen nicht nur bei der Bereitstellung der wichtigen Anleitungen und Dokumente behilflich ist. Sie hält natürlich auch für solche Fälle die passenden Maßnahmen bereit.

Werden nämlich über Docusnap alle Arten von Plänen und Handbüchern erstellt und verwaltet, lassen sich diese Dokumente auch in unterschiedliche Formate und Destinationen exportieren. Idealerweise existiert hierfür dann auch ein lauschiges Plätzchen in der Cloud, wo zeitgesteuert immer aktuelle Versionen dieser wichtigen Dokumente hinterlegt werden. Darüber hinaus werden die Dokumente sogar versioniert. In der Grundeinstellung gibt es 10 verschiedene Versionen, um im Ernstfall auch auf eine ältere Dokumentation zugreifen zu können.

Mit Notfallplan und Notfall-Dokumenten den Schaden durch einen Ausfall möglichst gering halten

Damit ist ein Zugriff von berechtigten Personen auch außerhalb des firmeninternen IT-Netzwerks möglich und kann im Ernstfall eine wichtige Voraussetzung für einen möglichst geringen Schaden sein.

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