IT-Dokumentation - Der Blog

Nie wieder veraltete Inventardaten und Dokumentationen

Do, 29. April 2021

Oftmals ist es ja so, dass wir Antworten auf nie gestellte Fragen parat haben. Andersrum gibt es aber auch Fragen, die wir nicht stante pede liefern können. Geht es dabei um Fragen der internen IT, die vorrangig von Geschäftsführern oder Teamleitern gestellt werden, ist ein „Keine Ahnung, muss ich mal gucken“ nicht unbedingt die beste aller Antworten.

Denn dabei treffen meistens zwei Welten aufeinander. Einerseits die Welt der Geschäftsführung, die zwar meist einen Überblick über die eingesetzte Technik hat, aber im Detail naturgemäß auf Informationen der IT-Abteilung zurückgreifen muss.

Auf der anderen Seite haben wir die IT-Verantwortlichen, die zwar sehr wohl sämtliche Details in einem Netzwerk eruieren, diese aber nicht ohne weitere Recherche mitteilen können. Zu sehr und schnell verändern sich Inventar und Netzwerke, als dass man alles im Kopf behalten könnte. Und gerade in größeren Unternehmen sind Fragen wie „Wie viele alte Rechner müssen ausgetauscht werden?“ oder „Welche Notebooks und Tablets haben wir im Einsatz?“ eine recht verzwickte Angelegenheit.

Für die alljährlichen Budgetbesprechungen oder strategischen Meetings hat man in der Regel genügend Zeit, sich darauf vorzubereiten. Akribische Detailarbeit und Fingerspitzengefühl ist hier gefragt, um den Bestand der IT-Hardware auf Papier zu bringen oder mit noch mehr Aufwand digital in Schrift und leicht verständlicher Grafik darzustellen.

Viele IT-Verantwortliche sind in der Hinsicht gebrannte Kinder. Pfiffige IT-Verantwortliche haben sich darauf hin mit der Inventarisierung und Dokumentation auseinandergesetzt. Und haben dabei schmerzlich festgestellt, dass nicht nur die Bestandsaufnahme und das Anlegen der Dokumentation eine Mammutaufgabe darstellt. Veraltete Dokumentationen oder nicht mehr gültige, weil zu alte Inventarlisten schreien nach kontinuierlichen Anpassungen und Aktualisierungen. Wer das ohne Hilfsmittel macht, wird relativ bald nahe an den Abgrund der Verzweiflung getrieben werden. Einzige Ausnahme: Sie haben mehr als genug Personal in der IT-Abteilung und bewältigen diese regelmäßige Aufgabe im Handumdrehen. Ein Scherz, ich weiß. „Mehr Personal“ steht in nahezu jeder IT-Abteilung in der obersten Zeile auf dem Wunschzettel – noch vor der „Gehaltserhöhung“ oder „mehr Freizeit“. Es ist ähnlich dem immer über dem Kopf schwebenden Schwert des Damokles. Solange keine Auskunft gefordert wird, ist alles in bester Ordnung.

Genug von diesem Horror-Szenario?

Dass eine gute Dokumentation des eigenen Netzwerks und der IT im Allgemeinen keine schlechte Idee ist, dürfte jetzt für die meisten keine besonders neue Erkenntnis sein. Dass der aktuelle Inventarstand der Gerätschaften und eine übersichtliche Darstellung der Netzwerke mit den aktuellen Daten auch seine Vorteile hat, ebenfalls.

Doch wie schafft man es, auf Abruf sämtliche Daten und Informationen sauber aufbereitet und übersichtlich dargestellt innerhalb kürzester Zeit zu übermitteln?

Dazu sagt ein kurzes Video mehr als tausend Worte:

 
Mit Docusnap beginnt auch in Ihrem Unternehmen eine wahre Erfolgsgeschichte der Dokumentation und automatisierten Inventarisierung Ihrer kompletten IT-Landschaft. Zudem werden nicht nur Notfallhandbücher angelegt, sondern vollkommen automatisiert immer auf dem aktuellen Stand gehalten. Werden neue Geräte angeschafft, werden auch diese ohne weiteres Zutun in die Inventardatenbank mit umfangreichen Zusatzinformationen automatisch per Netzwerk-Scans aufgenommen. Dies ist nicht nur zeit- und kostensparend, sondern schließt auch ein „Vergessen“ oder ein „Das machen wir später“ aus.

In Zukunft weichen Sie dem Vorgesetzten nicht mehr aus, sondern beantworten die Frage nach „Haben wir noch alte Computer, die getauscht werden müssen?“ mit einem „Ich werde Ihnen sofort eine detaillierte Liste mit den betroffenen Geräten sauber aufbereitet und mit dem aktuellen Stand zukommen lassen.“.

Da schmeckt der obligatorische Kaffee am frühen Morgen doch gleich viel besser, oder?