Abgeleitete und manuelle Aufgaben
Bei einer abgeleiteten Aufgabe sind Aufgabe, Sichtbar ab, Fällig und
Zugewiesen an gesperrt. Diese Werte gehören dem Fachbereich, der die
Aufgabe erzeugt hat; Sie ändern sie dort. Bei manchen Aufgaben bildet
Docusnap365 den Text der Aufgabe aus einer Vorlage; dann ist Aufgabe auch
gesperrt, wenn die übrigen Felder bearbeitbar sind.
Bei einer offenen abgeleiteten Aufgabe erklärt mit Schreibrecht ein
Hinweiskasten am Anfang der Details, dass die Aufgabe nur im Fachbereich
abgeschlossen wird und dass unter Aufgaben nur Dringlichkeit und Status
änderbar sind. Fehlt Erledigen, obwohl Sie
Schreibrecht haben und die Aufgabe nicht zurückgestellt ist, ist sie
abgeleitet.
Zurückgestellte Aufgaben
Eine zurückgestellte Aufgabe gilt als offen und steht nicht im Archiv. Sie lässt sich nur ansehen: Alle Felder sind gesperrt, und sie lässt sich nicht in eine Mehrfachbearbeitung aufnehmen. Den Grund nennt ein Hinweiskasten über dem Bezug, auf der Detailseite wie in der Seitenleiste. Die Aufgabe wird wieder offen, sobald ihr Bezug wieder vorhanden ist.Listen
Die Kennzahlen über der Liste beziehen sich auf die geöffnete Liste; unter
Meine Aufgaben zählen sie nur Ihre eigenen Aufgaben. Im Archiv gibt es
keine Kennzahlen, und dort wird nichts angelegt. Wie Suche und Filter in der
Liste zusammenwirken, steht unter Listen und Filter.
Sichtbar ab und geplante Aufgaben
Sichtbar ab ist der Tag, ab dem eine Aufgabe in den Listen steht. Bleibt das Feld leer, wird der Tag aus Fällig abzüglich einer Vorlaufzeit abgeleitet; eine Aufgabe ohne Fällig ist dann sofort sichtbar. Sichtbar ab darf nicht nach Fällig liegen. Aufgaben vor ihrem Sichtbar ab zeigt die Liste nur mit dem Schalter Geplante einbeziehen. Der Schalter wirkt auch auf die Kennzahlen.Geplante einbeziehen wird je Liste gespeichert. Eingeschaltet unter Alle
Aufgaben bleibt er unter Meine Aufgaben im bisherigen Zustand. Fehlt eine
Aufgabe in einer Liste, prüfen Sie zuerst diesen Schalter.
Detailseite
Jede Aufgabe hat eine Detailseite, die als eigener Tab neben der Liste öffnet – auch eine manuelle Aufgabe ohne Bezug und eine zurückgestellte. Sie öffnen sie über die Spalte Aufgabe. Die Detailseite hat eine eigene Adresse; ein Link darauf öffnet die Aufgabe direkt.Änderungen durch andere Benutzer
Ändert ein anderer Benutzer die Aufgabe, während Sie ihre Detailseite geöffnet haben, zeigt die Seite weiter den bisherigen Stand und meldet die Änderung in einer Hinweisleiste. Den neuen Stand lädt erst Aktualisieren. Stehen im Bearbeiten-Modus ungespeicherte Eingaben, fragt Aktualisieren vorher nach.Bezug und Journal
Der Bezug öffnet das Asset, das Risiko, die Bewertung oder das Dokument der Aufgabe in einem neuen Tab, bei einer ISMS- oder ITAM-Aufgabe direkt im passenden Tab der Detailseite. Ist es gelöscht oder nicht erreichbar, ist der Bezug kein Link; ein Hinweis-Symbol nennt den Grund. Die Änderungen an der Aufgabe zeigt ihr Journal – als Tab der Detailseite und in der Seitenleiste.Aufgaben anlegen und bearbeiten
Anlegen, Bearbeiten, Erledigen und Wieder öffnen setzen das Schreibrecht im Bereich Aufgaben voraus. Ohne Schreibrecht lässt sich eine Aufgabe nur ansehen; Löschen hängt in der Liste am Löschrecht des Bereichs. Im Kopf der Detailseite steht Löschen nur mit Schreibrecht. Rollen und Rechte stehen unter Benutzer. Beim Anlegen ist nur Aufgabe Pflicht. Passt die neue Aufgabe nicht in den aktiven Filter der Liste, erscheint sie dort nicht.Die Beschreibung wird nach der Aufgabe gespeichert. Scheitert nur dieser
Teil, ist die Aufgabe trotzdem angelegt, und eine Warnung nennt das. Tragen
Sie die Beschreibung auf der Detailseite der Aufgabe nach, statt die Aufgabe
ein zweites Mal anzulegen.