Das Wichtigste in Kürze:
- Verantwortung der IT Compliance: Die Einhaltung der IT Compliance liegt in der Verantwortung der Unternehmensführung und kann bei Verstößen zu persönlichen Haftungen führen.
- Voraussetzung für IT Compliance: Ein vollständiger Überblick über die IT-Infrastruktur ist essenziell, um geeignete Maßnahmen zur Einhaltung der IT-Compliance zu ergreifen.
- Unterstützung durch Docusnap: Docusnap ermöglicht eine automatisierte Inventarisierung und Dokumentation der IT-Infrastruktur, erleichtert die Einhaltung von IT-Compliance-Vorgaben und bietet einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Was ist IT Compliance?
IT-Governance beschreibt die Steuerung und Planung der gesamten IT, mit dem Ziel Unternehmensziele und -strategien optimal zu unterstützen. Ein Teilbereich der IT-Governance ist die IT-Compliance. Diese beschäftigt sich mit der Einhaltung gesetzlicher, vertraglicher und auch unternehmenseigener Vorgaben mit Fokus auf die IT-Prozesse und -Infrastruktur. Unternehmen unterliegen unzähligen nationalen und internationalen Gesetzen und Standards, wie zum Beispiel DSGVO, SOX, ITIL usw.
Schwerpunkte der IT-Compliance sind unter anderem die Informationssicherheit und der Datenschutz. Die IT-Compliance regelt dabei neben vielen weiteren Punkten, welche Sicherheitsstandards einzuhalten sind, für welche Bereiche und in welchem Umfang eine Dokumentationspflicht besteht und wann ein Datenschutzbeauftragter konsultiert werden muss. Darüber hinaus sind aber auch vertragliche Regelungen wie zum Beispiel das Lizenzmanagement Bestandteil der IT-Compliance.
Unterschied zwischen IT-Compliance und IT-Sicherheit
Obwohl IT-Compliance und IT-Sicherheit eng miteinander verbunden sind, verfolgen sie unterschiedliche Ziele: Während die IT-Sicherheit darauf abzielt, Systeme, Daten und Netzwerke vor unautorisierten Zugriffen, Manipulation und Ausfällen zu schützen, geht es bei der IT-Compliance darum, sicherzustellen, dass alle rechtlichen, vertraglichen und internen Vorgaben eingehalten werden. IT-Sicherheit ist somit ein wichtiger Baustein der IT-Compliance – aber Compliance umfasst darüber hinaus auch organisatorische und dokumentarische Anforderungen.
Wen betrifft IT Compliance?
Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die IT-Compliance alleinige Aufgabe der IT-Abteilung wäre. Das ist falsch! Aufgrund der stetig wachsenden Relevanz der IT in Unternehmen fällt diese unter die allgemeine Sorgfaltspflicht. Das bedeutet, dass die Verantwortung bei der Unternehmensführung liegt – auch wenn es üblich ist, die IT-Compliance an den IT-Leiter oder einen dedizierten IT Compliance Manager zu delegieren. Dieser trägt die Verantwortung dafür, dass gesetzliche, vertragliche und interne Anforderungen systematisch umgesetzt und regelmäßig überprüft werden
Die drei Arten der IT-Compliance
IT-Compliance lässt sich in drei Hauptkategorien unterteilen, die jeweils unterschiedliche Aspekte der Einhaltung von Vorschriften und Standards in der IT abdecken:
- Gesetzliche Compliance: Diese Form bezieht sich auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und regulatorischer Anforderungen, wie beispielsweise der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder branchenspezifischer Gesetze. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme und -Prozesse diesen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
- Vertragliche Compliance: Hierbei geht es um die Einhaltung von vertraglich vereinbarten Verpflichtungen gegenüber Kunden, Partnern oder Dienstleistern. Dies kann spezifische Sicherheitsstandards, Service-Level-Agreements (SLAs) oder andere vertraglich festgelegte Anforderungen umfassen.
- Interne Compliance: Diese Kategorie betrifft die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien, Standards und Verfahren. Dazu zählen beispielsweise interne IT-Sicherheitsrichtlinien, Zugriffsregelungen oder Prozesse zur Datenverarbeitung, die oft über gesetzliche Anforderungen hinausgehen und spezifisch auf die Organisation zugeschnitten sind.
Ein effektives IT-Compliance-Management berücksichtigt alle drei Bereiche und stellt sicher, dass gesetzliche, vertragliche sowie interne Anforderungen systematisch erfüllt werden. Durch regelmäßige Audits, Schulungen und den Einsatz geeigneter Tools können Unternehmen ihre Compliance stärken und Risiken minimieren.
Folgen bei Nichteinhaltung
Der Geschäftsführer einer GmbH haftet persönlich für die Einhaltung von gesetzlichen Regelungen, so auch bei Verstößen gegen IT-Compliance Vorgaben. Dabei reicht das Strafmaß von Geld- bis hin zu Bewährungs- und Freiheitsstrafen.
Aber auch die Folgen für das Unternehmen bei einer Nichteinhaltung, gehen noch weit über die gefürchteten Strafzahlungen hinaus. Wird zum Beispiel ein Verstoß gegen den Datenschutz publik, quittieren Kunden das in der Regel mit einem immensen Reputations- und auch Vertrauensverlust. Das wiederum hat deutliche Umsatzeinbußen zur Folge.
Dieser Punkt darf auf keinen Fall unterschätzt werden, denn die Auswirkungen können verheerend und vor allem langfristig spürbar sein. So dauert es in der Regel Jahre und verlangt enormen Aufwand, bis das verlorene Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern wieder aufgebaut werden kann.
Hinzu kommt, dass auch all zu lasche Auslegungen und „Umgehungs-Taktiken“ der IT-Compliance, wie in den letzten Jahren des Öfteren in den Medien berichtet, von den Kunden äußerst negativ bewertet werden. Dadurch kann ein eklatanter Wettbewerbsnachteil entstehen.
Voraussetzungen für IT-Compliance
Der Themenbereich der IT-Compliance ist sehr umfassend und komplex. Dennoch lassen sich die Grundvoraussetzungen zur Einhaltung der Regelungen und Vorgaben kurz und einfach zusammenfassen: Bestandsaufnahme und Analyse der gesamten IT-Infrastruktur.
Das heißt, nur wer einen vollständigen Überblick über seine IT-Infrastruktur hat und die Prozesse versteht, kann geeignete Maßnahmen ergreifen.
Das klingt simpel, ist aber der häufigste Stolperstein, an dem die meisten Umsetzungen scheitern.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Sobald ein grundlegendes Verständnis der eigenen IT-Infrastruktur sowie der damit verbundenen Geschäftsprozesse geschaffen wurde, kann mit der Planung und Umsetzung gezielter IT-Compliance-Maßnahmen begonnen werden. Diese Maßnahmen sind zwar stark abhängig vom jeweiligen Teilbereich der IT-Compliance, folgen jedoch einem gemeinsamen Grundprinzip:
Jede IT-Compliance-Maßnahme erfordert Eingriffe in bestehende Geschäftsprozesse – und diese wiederum bedingen Anpassungen in der IT-Infrastruktur.
Diese enge Verflechtung macht deutlich, dass die eingangs erwähnte Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur keinesfalls als einmalige Aufgabe verstanden werden darf. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der dauerhaft gepflegt und aktualisiert werden muss. Nur so lassen sich fundierte Entscheidungen treffen und Maßnahmen effektiv umsetzen – immer im Einklang mit dem aktuellen Stand von Technik und Prozessen.
Typische Herausforderungen in der Praxis:
- Dauerhafte Veränderung: Geschäftsprozesse und IT-Systeme entwickeln sich stetig weiter – das verlangt eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Compliance-Maßnahmen.
- Rechtliche Dynamik: Neue gesetzliche Vorgaben – sowohl auf nationaler als auch internationaler Ebene – erfordern eine laufende Bewertung und Umsetzung.
- Dokumentationspflicht: Die lückenlose Dokumentation aller Änderungen und Maßnahmen ist essenziell, stellt jedoch viele Unternehmen vor große organisatorische Hürden.
- Aktualität als Voraussetzung: Ohne einen aktuellen Überblick über IT-Strukturen und Datenflüsse lassen sich zentrale Anforderungen – etwa zur DSGVO-konformen Verarbeitung personenbezogener Daten – nicht erfüllen.
Der wohl größte Stolperstein ist die systematische Erfassung und Dokumentation dieses stetigen Wandels. Sie ist jedoch der Schlüssel zur rechtskonformen und zukunftssicheren IT-Compliance.
IT and Compliance: Umsetzung mit Docusnap
Vollständiger Überblick über alle Systeme, Lizenzen usw., detailliertes Verständnis aller Business- und IT-Prozesse, tagesaktuelle Daten… manuell ist das natürlich nicht realisierbar.
Aus diesem Grund wurde die Software Docusnap entwickelt. Sie inventarisiert und dokumentiert automatisch und wiederkehrend die vollständige IT. Mit Hilfe von unzähligen vorgefertigten Berichten, Plänen und Diagrammen können komplette IT-Umgebungen schnell und zuverlässig analysiert und Abhängigkeiten der Business-Prozesse von der IT-Infrastruktur präzise ermittelt werden. Dank vollautomatischer und periodischer Erstellung, Export und Verteilung sind alle involvierten Personen immer auf dem aktuellsten Stand.
Stetig erneuernde gesetzliche Regelungen, Sicherheitsvorgaben oder Lizenzbestimmungen können auf diese Weise schnell und unkompliziert umgesetzt werden.
Da IT-Compliance Vorgaben für alle Unternehmen gleich gelten und deren Umsetzung verpflichtend ist, bringt die schnelle Umsetzung mit Docusnap auf diese Weise auch noch einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Docusnap in der IT-Compliance Praxis
Die AccorHotels Deutschland GmbH setzt Docusnap bereits seit mehreren Jahren sehr erfolgreich im Bereich PCI-DSS Compliance, zur Absicherung von Kreditkartendaten, ein. Gerade im sehr sensiblen Umfeld der Kreditkarten-Sicherheit muss sich das verantwortliche Team auf 100 Prozent korrekte Daten verlassen können. Jede Varianz in Datensicherheit und -zugriff geht zu Lasten der Haftungspflichten. Gerade die Komplexität der 3er-Konstellation Anwender, der an diesem Gerät mit jener Software arbeitet, konnte vor Docusnap keine Software abbilden.
PCI-DSS Compliance Project Manager Bianca Daub fasst das wie folgt zusammen: „Die Daten sind immer aktuell und jederzeit verfügbar. Für mich ist Docusnap einfach zugänglich und äußerst verlässlich.“
Weitere Informationen zur Umsetzungen des PCI-DSS Compliance Regelwerks mit Hilfe von Docusnap bei der AccorHotels Deutschland GmbH finden Sie in unserer aktuellen Kundenfallstudie.
Fazit: IT-Compliance ist Pflicht
Mit IT-Compliance muss sich jedes Unternehmen auseinandersetzen. Die Nichteinhaltung kann gravierende Folgen für das Unternehmen, wie auch für die Geschäftsführung haben. Die Vorgaben einzuhalten ist komplex und verursacht sehr viel Aufwand, Kosten und Stress.
Mit Docusnap werden Sie diese Sorgen los. Automatisieren Sie Ihre IT-Compliance und sichern sie sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil.
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