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Ein Kosteneintrag bündelt einen Vertrag, ein Abonnement oder eine Anschaffung. Er selbst trägt nur Kopfdaten; erst seine Positionen tragen Beträge, Mengen und Laufzeiten – und erst Positionen lassen sich später Geräten oder Benutzern zuordnen. Der Erfassungsassistent Kosten erfassen legt einen Eintrag mit mindestens einer Position an. Eine verkürzte Fassung – Position erfassen – hängt stattdessen eine weitere Position an einen bestehenden Eintrag.

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Kostenart und Kategorie

Kostenart und Kategorie legen gemeinsam fest, ob und wem sich die Position später zuordnen lässt:
Nicht jede Kombination ist zulässig – die Auswahlkarten sperren unpassende Kombinationen oder zeigen einen Hinweis (etwa Kauf + Software → „Besser als Lizenz”).

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Details, Laufzeit und Abschreibung

Menge, Einzelpreis und Laufzeit bestimmen den Betrag. Bei nicht zuordenbaren Positionen entfällt die Menge zugunsten eines einzelnen Nettobetrags. Bei wiederkehrenden Kosten rechnet Gesamtkosten über die ganze Laufzeit, nicht nur Menge mal Einzelpreis.
Bei wiederkehrenden Kosten sind Zahlweise und Laufzeit Pflicht – eine offene Laufzeit gibt es nicht. Auch ein unbefristeter Vertrag braucht eine Laufzeit von höchstens 60 Monaten. Das Enddatum geben Sie nicht ein; Docusnap365 leitet es aus Startdatum und Laufzeit ab.
Die Kündigungsfrist bleibt ausgeblendet, bis Sie Kündigungsfrist vereinbart aktivieren; ohne gesetzte Frist endet die Position zum abgeleiteten Enddatum.
Kosten auf Nutzungsdauer verteilen steht nur bei Kauf und Lizenz zur Wahl. Ist der Schalter aktiv, zeigt die Vorschau die monatliche und jährliche Abschreibung sowie den letzten Monat der Abschreibung, bevor Sie den Eintrag anlegen.
Kostenart, Kategorie, Menge, Einzelpreis und Zahlweise entscheiden Sie beim Erfassen: An einer bestehenden Position lassen sich diese Felder nicht mehr ändern – nur Bezeichnung, Lieferant und, mit Einschränkung, die Laufzeit. Siehe Kosten bearbeiten.

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Zahl der Abrechnungszeiträume

Docusnap365 legt je Monat einen Abrechnungszeitraum an; die Menge vervielfacht die Zahl nicht.
10 Geräte über 3 Jahre abgeschrieben ergeben 36 Abrechnungszeiträume. Ein Vertrag über 24 Monate ergibt 24 Abrechnungszeiträume, bei der Zahlweise Monatlich wie bei Jährlich. Bei Jährlich tragen davon nur die jährlich fälligen Abrechnungszeiträume einen Betrag; der Schritt Zusammenfassung nennt beide Zahlen.

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Mehrere Positionen in einem Durchgang

Über Position auf dem Schritt Zusammenfassung fügen Sie eine weitere Position hinzu, ohne die Kopfdaten erneut einzugeben. Jede Position wird vor dem Absenden erneut geprüft – ist mindestens eine unvollständig, sendet der Assistent nichts und nennt die betroffenen Positionen.
Das Papierkorbsymbol an einem Positionsblock entfernt die Position sofort und ohne Rückfrage – auch eine bereits abgeschlossene. Bei der letzten verbleibenden Position ist es gesperrt.

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Weiterführend

Kosten bearbeiten beschreibt bereits angelegte Positionen. Kosten Assets zuweisen beschreibt, wie die zugeordneten Einheiten anschließend auf Assets verteilt werden.