Ein Kosteneintrag bündelt einen Vertrag, ein Abonnement oder eine
Anschaffung. Er selbst trägt nur Kopfdaten; erst seine Positionen tragen
Beträge, Mengen und Laufzeiten — und erst Positionen lassen sich später
Geräten oder Benutzern zuordnen.
Der Erfassungsassistent Kosten erfassen legt einen Eintrag mit mindestens
einer Position an. Eine verkürzte Fassung — Position erfassen — hängt
stattdessen eine weitere Position an einen bestehenden Eintrag.
Kostenart und Kategorie
Kostenart und Kategorie legen gemeinsam fest, ob und wem sich die Position
später zuordnen lässt:
Nicht jede Kombination ist zulässig — die Auswahlkarten sperren unpassende
Kombinationen oder zeigen einen Hinweis (etwa Kauf + Software → „Besser
als Lizenz”).
Details, Laufzeit und Abschreibung
Menge, Stückpreis und Zeitraum bestimmen den Betrag. Bei Gemeinkosten entfällt
die Menge zugunsten eines einzelnen Nettobetrags.
Bei wiederkehrenden Kosten sind Enddatum und Zahlweise Pflicht — eine
offene Laufzeit gibt es nicht. Auch ein unbefristeter Vertrag braucht ein
Enddatum.
Ist Kosten auf Nutzungsdauer verteilen aktiv, zeigt die Vorschau die
monatliche und jährliche Abschreibung sowie das Ende der Abschreibung, bevor
Sie den Eintrag anlegen.
Kostenart, Kategorie, Menge, Stückpreis und Zahlweise entscheiden Sie beim
Erfassen: An einer bestehenden Position lassen sich diese Felder nicht mehr
ändern — nur Bezeichnung, Lieferant und, mit Einschränkung, das Enddatum.
Siehe Kosten bearbeiten. Wie viele Journal-Einträge entstehen
10 Geräte über 3 Jahre abgeschrieben ergeben 360 Journal-Einträge. Ein
Jahresvertrag über 24 Monate mit Menge 5 ergibt monatlich abgerechnet 120
Einträge, jährlich abgerechnet nur 10. Prüfen Sie die Zahl im Schritt
Zusammenfassung, bevor Sie den Eintrag anlegen.
Mehrere Positionen in einem Durchgang
Über Position auf dem Schritt Zusammenfassung fügen Sie eine weitere
Position hinzu, ohne die Kopfdaten erneut einzugeben. Jede Position wird vor
dem Absenden erneut geprüft — ist mindestens eine unvollständig, sendet der
Assistent nichts und nennt die betroffenen Positionen.
Das Papierkorbsymbol an einem Positionsblock entfernt die Position sofort und
ohne Rückfrage — auch eine bereits abgeschlossene. Bei der letzten
verbleibenden Position ist es gesperrt.
Weiterführend
Kosten bearbeiten beschreibt bereits angelegte
Positionen. Kosten Assets zuweisen beschreibt, wie
die zugeordneten Einheiten anschließend auf Assets verteilt werden. 
