Ein Kosteneintrag bündelt einen Vertrag, ein Abonnement oder eine
Anschaffung. Er selbst trägt nur Kopfdaten; erst seine Positionen tragen
Beträge, Mengen und Laufzeiten – und erst Positionen lassen sich später
Geräten oder Benutzern zuordnen.
Der Erfassungsassistent Kosten erfassen legt einen Eintrag mit mindestens
einer Position an. Eine verkürzte Fassung – Position erfassen – hängt
stattdessen eine weitere Position an einen bestehenden Eintrag.
Kostenart und Kategorie
Kostenart und Kategorie legen gemeinsam fest, ob und wem sich die Position
später zuordnen lässt:
Nicht jede Kombination ist zulässig – die Auswahlkarten sperren unpassende
Kombinationen oder zeigen einen Hinweis (etwa Kauf + Software → „Besser
als Lizenz”).
Details, Laufzeit und Abschreibung
Menge, Einzelpreis und Laufzeit bestimmen den Betrag. Bei nicht zuordenbaren
Positionen entfällt die Menge zugunsten eines einzelnen Nettobetrags. Bei
wiederkehrenden Kosten rechnet Gesamtkosten über die ganze Laufzeit, nicht nur
Menge mal Einzelpreis.
Bei wiederkehrenden Kosten sind Zahlweise und Laufzeit Pflicht – eine
offene Laufzeit gibt es nicht. Auch ein unbefristeter Vertrag braucht eine
Laufzeit von höchstens 60 Monaten. Das Enddatum geben Sie nicht ein;
Docusnap365 leitet es aus Startdatum und Laufzeit ab.
Kosten auf Nutzungsdauer verteilen steht nur bei Kauf und Lizenz zur
Wahl. Ist der Schalter aktiv, zeigt die Vorschau die monatliche und jährliche
Abschreibung sowie den letzten Monat der Abschreibung, bevor Sie den Eintrag
anlegen.
Kostenart, Kategorie, Menge, Einzelpreis und Zahlweise entscheiden Sie beim
Erfassen: An einer bestehenden Position lassen sich diese Felder nicht mehr
ändern – nur Bezeichnung, Lieferant und, mit Einschränkung, die Laufzeit.
Siehe Kosten bearbeiten. Zahl der Abrechnungszeiträume
Docusnap365 legt je Monat einen Abrechnungszeitraum an; die Menge vervielfacht
die Zahl nicht.
10 Geräte über 3 Jahre abgeschrieben ergeben 36 Abrechnungszeiträume. Ein
Vertrag über 24 Monate ergibt 24 Abrechnungszeiträume, bei der Zahlweise
Monatlich wie bei Jährlich. Bei Jährlich tragen davon nur die jährlich
fälligen Abrechnungszeiträume einen Betrag;
der Schritt Zusammenfassung nennt beide Zahlen.
Mehrere Positionen in einem Durchgang
Über Position auf dem Schritt Zusammenfassung fügen Sie eine weitere
Position hinzu, ohne die Kopfdaten erneut einzugeben. Jede Position wird vor
dem Absenden erneut geprüft – ist mindestens eine unvollständig, sendet der
Assistent nichts und nennt die betroffenen Positionen.
Das Papierkorbsymbol an einem Positionsblock entfernt die Position sofort und
ohne Rückfrage – auch eine bereits abgeschlossene. Bei der letzten
verbleibenden Position ist es gesperrt.
Weiterführend
Kosten bearbeiten beschreibt bereits angelegte
Positionen. Kosten Assets zuweisen beschreibt, wie
die zugeordneten Einheiten anschließend auf Assets verteilt werden. 
