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Der Validierungsfortschritt eines Assets zeigt drei Stufen: Fällig → Angefordert → Validiert. Eine Anforderung kann zusätzlich Überfällig oder Abgelehnt werden. Anfordern lässt sich erst, wenn alle sieben Kernfelder gesetzt sind – siehe ITAM-Daten erfassen.

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Eine Validierung durchlaufen

Je Status stehen unterschiedliche Schaltflächen zur Verfügung:
Unter dem Fortschritt erscheint eine Kontextzeile mit Datum, Bearbeiter und – bei Abgelehnt – dem Grund. Bei Fällig entfällt die Zeile. Wie lange eine Validierung gilt, legt die Einstellung Validierungszyklus (Tage) fest – siehe ITAM – Grundlagen.
Während Sie ITAM-Daten bearbeiten, sind die Validierungsaktionen gesperrt, nicht ausgeblendet. Speichern oder verwerfen Sie zuerst.
Ablehnen verlangt einen Grund: Nicht mehr zuständig, Asset nicht auffindbar, Daten nicht korrekt oder Sonstiges mit einem Freitextfeld. Ablehnung aufheben verlangt umgekehrt eine Pflichtbegründung für die Aufhebung.

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Mehrere Assets zugleich validieren

In der Liste ITAM › Assets markieren Sie Zeilen und wählen Validieren oder Ablehnen. Beide Aktionen stehen nur zur Verfügung, wenn alle ausgewählten Zeilen den Status Angefordert oder Überfällig tragen – enthält die Auswahl andere Status, ist die Aktion gesperrt.
Die fünf Statusfilter – Validiert, Fällig, Angefordert, Überfällig und Abgelehnt – wählen gleichartige Fälle gesammelt aus: auf Angefordert filtern, alles markieren, in einem Durchgang validieren.

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Strikter Modus

Ist Strikter Modus aktiv, teilen sich zwei Rollen die Berechtigung: Die Rolle Fachlicher Verantwortlicher darf Validieren und Ablehnen, die Rolle Technischer Verantwortlicher darf Anfordern, Neu anfordern und Ablehnung aufheben. Ist eine der beiden Rollen am Asset nicht gesetzt, kann den jeweiligen Schritt niemand ausführen.
Die Liste ITAM › Assets prüft bei einer Mehrfachauswahl nicht vorab, ob Sie Fachlicher Verantwortlicher aller ausgewählten Assets sind. Ist das bei einem Asset nicht der Fall, lehnt Docusnap365 die Aktion ab; die Meldung nennt die Rolle, die sie ausführen darf. Am einzelnen Asset gilt dasselbe, wenn ein Verantwortlicher geändert wurde, nachdem Sie die Seite geöffnet haben: Die Schaltflächen zeigen dann noch die Rollen vor der Änderung.

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Weiterführend

Validierte Assets sind die Grundlage für Garantien und Kosten.