Der Tab Abrechnungszeiträume beantwortet, wer die bezahlten Einheiten einer
Position tatsächlich nutzt. Docusnap365 erzeugt je Monat einen
Abrechnungszeitraum aus den Positionen – siehe
Kosten bearbeiten. Die Liste führt Zeiträume bis zum
laufenden Monat einschließlich; künftige Monate erscheinen nicht.
Zustand einer Position erkennen
Die Spalte Typ der Periodenansicht sagt, ob an einer Position etwas zu tun
ist:
Daraus ergibt sich eine von vier Aktionen:
Einheiten zuweisen
Zuweisen öffnet bei einer Position ohne bestehende Zuweisung direkt den
Dialog Einheiten zuweisen; in jedem anderen Fall öffnet sich zunächst die
Seitenleiste mit den vorhandenen Zuweisungen.
Die Einheit der Position – Pro Benutzer oder Pro Gerät – legt fest, ob der
Dialog mit den Personen oder den Geräten öffnet. Die Kategorie lässt sich im
Dialog wechseln; zur Auswahl stehen die Kategorien, die Sie lesen dürfen. Die Einheit legen Sie beim
Erfassen fest und können sie danach nicht mehr
ändern. Der Dialog weist die ganze Auswahl in einem Schritt zu, höchstens 1000 Assets
je Zuweisung. Scheitert die Zuweisung, wird keines der ausgewählten Assets
zugewiesen; der Dialog bleibt mit der Auswahl offen.
Zuweisen und Entfernen wirken auf alle künftigen, noch nicht
festgeschriebenen Perioden – eine Zuweisung im laufenden Monat gilt so lange
weiter, bis sie ausdrücklich entfernt wird. Ein ausscheidendes Gerät melden
Sie deshalb ausdrücklich ab.
Überbelegung erkennen
Der Dialog Einheiten zuweisen sperrt nichts, wenn die freien Einheiten
aufgebraucht sind. Sind einer Position mehr Einheiten zugewiesen als sie
hergibt, meldet die Periode, wie viele Einheiten mehr zugewiesen sind als verfügbar, und die Kachel Frei
zeigt einen negativen Wert. Da sich die Menge einer bestehenden Position
nicht ändern lässt, korrigieren Sie das über eine zusätzliche Position oder
eine angepasste Kopie – siehe Kosten bearbeiten. Monat festschreiben
Monat festschreiben schließt die Periode endgültig ab und lässt sich nicht
rückgängig machen. Danach sind keine Zuweisungsänderungen mehr möglich, alle
Zeilenaktionen werden zu Anzeigen. Wurde ein Monat versehentlich
festgeschrieben, muss der gesamte Datensatz gelöscht und neu erfasst werden.
Prüfen Sie Zugewiesen und Frei, bevor Sie die Rückfrage Monat
festschreiben? bestätigen.
Weiterführend
Kosten analysieren zeigt, wo ungenutztes Budget
über mehrere Monate hinweg entsteht. 
