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Der Tab Abrechnungszeiträume beantwortet, wer die bezahlten Einheiten einer Position tatsächlich nutzt. Docusnap365 erzeugt je Monat einen Abrechnungszeitraum aus den Positionen – siehe Kosten bearbeiten. Die Liste führt Zeiträume bis zum laufenden Monat einschließlich; künftige Monate erscheinen nicht.

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Zustand einer Position erkennen

Die Spalte Typ der Periodenansicht sagt, ob an einer Position etwas zu tun ist: Daraus ergibt sich eine von vier Aktionen:

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Einheiten zuweisen

Zuweisen öffnet bei einer Position ohne bestehende Zuweisung direkt den Dialog Einheiten zuweisen; in jedem anderen Fall öffnet sich zunächst die Seitenleiste mit den vorhandenen Zuweisungen.
Die Einheit der Position – Pro Benutzer oder Pro Gerät – legt fest, ob der Dialog mit den Personen oder den Geräten öffnet. Die Kategorie lässt sich im Dialog wechseln; zur Auswahl stehen die Kategorien, die Sie lesen dürfen. Die Einheit legen Sie beim Erfassen fest und können sie danach nicht mehr ändern.
Der Dialog weist die ganze Auswahl in einem Schritt zu, höchstens 1000 Assets je Zuweisung. Scheitert die Zuweisung, wird keines der ausgewählten Assets zugewiesen; der Dialog bleibt mit der Auswahl offen.
Zuweisen und Entfernen wirken auf alle künftigen, noch nicht festgeschriebenen Perioden – eine Zuweisung im laufenden Monat gilt so lange weiter, bis sie ausdrücklich entfernt wird. Ein ausscheidendes Gerät melden Sie deshalb ausdrücklich ab.

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Überbelegung erkennen

Der Dialog Einheiten zuweisen sperrt nichts, wenn die freien Einheiten aufgebraucht sind. Sind einer Position mehr Einheiten zugewiesen als sie hergibt, meldet die Periode, wie viele Einheiten mehr zugewiesen sind als verfügbar, und die Kachel Frei zeigt einen negativen Wert. Da sich die Menge einer bestehenden Position nicht ändern lässt, korrigieren Sie das über eine zusätzliche Position oder eine angepasste Kopie – siehe Kosten bearbeiten.

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Monat festschreiben

Monat festschreiben schließt die Periode endgültig ab und lässt sich nicht rückgängig machen. Danach sind keine Zuweisungsänderungen mehr möglich, alle Zeilenaktionen werden zu Anzeigen. Wurde ein Monat versehentlich festgeschrieben, muss der gesamte Datensatz gelöscht und neu erfasst werden. Prüfen Sie Zugewiesen und Frei, bevor Sie die Rückfrage Monat festschreiben? bestätigen.

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Weiterführend

Kosten analysieren zeigt, wo ungenutztes Budget über mehrere Monate hinweg entsteht.