Ein Kosteneintrag zeigt auf seiner Detailseite vier Tabs: Übersicht,
Positionen, Abrechnungszeiträume und Journal. Beträge, Mengen und Laufzeiten hängen
ausschließlich an den Positionen – der Eintrag selbst trägt keine.
Liste der Kosteneinträge
Die Liste bezieht sich immer auf den laufenden Monat; eine Periodenauswahl
gibt es hier nicht. Die Spalte Status zeigt den Status, der sich aus
den Laufzeiten der Positionen ergibt. Als einzige Mehrfachaktion steht
Löschen zur Verfügung – Bearbeiten geschieht ausschließlich in der
Detailseite.
Für frühere Monate wechseln Sie im Kosteneintrag in den Tab
Abrechnungszeiträume – dort steht jeder Zeitraum einzeln, siehe
Kosten Assets zuweisen. Übersicht
Vier Kennzahlen beziehen sich auf den laufenden Monat: Monatliche Kosten,
Gesamtvolumen (Betrag über die gesamte Laufzeit), Auslastung (Anteil der
zugewiesenen an der zuordenbaren Menge) und Ungenutzt / Monat. Ohne Positionen stehen
alle vier auf Gedankenstrichen.
Vertragsnummer und Verantwortlicher lassen sich hier direkt bearbeiten.
Der Lieferant steht dagegen nicht hier, sondern an der einzelnen Position –
ein Rahmenvertrag kann Leistungen verschiedener Lieferanten bündeln.
Positionen lesen
Monatliche Kosten steht auf einem Gedankenstrich, wenn eine einmalige
Position keine Nutzungsdauer hat – der Betrag selbst ist trotzdem erfasst.
Änderbare Felder einer Position
Bearbeiten öffnet nur einen kleinen Teil der Felder:
Kostenart, Kategorie, Zahlweise, Startdatum, Einzelpreis, Menge, Nutzungsdauer,
Belegnummern und Einheit lassen sich nachträglich nicht ändern. Ein Tippfehler
im Einzelpreis oder eine zu klein erfasste Menge ist über Bearbeiten nicht zu
korrigieren.
Die Laufzeit lässt sich über Bearbeiten nur verlängern, nie verkürzen.
Jeder Wert ist die Gesamtlaufzeit, nicht der zusätzliche Zeitraum. Für eine
kürzere Laufzeit bleibt nur der Weg über Duplizieren – für die Kopie stehen
alle Laufzeiten der Zahlweise zur Wahl.
Wächst ein Vertrag, bleibt als Alternative zur Kopie eine zusätzliche Position
über die Schaltfläche Position: Sie trägt ihr eigenes Startdatum, während
die bestehende Position mit ihren Zuweisungen unangetastet bleibt.
Folgen einer Änderung
Positionen bestimmen Status und Laufzeit des Kosteneintrags und erzeugen die
monatlichen Abrechnungszeiträume. Jedes Anlegen, Bearbeiten, Duplizieren und
Löschen bildet beides neu.
Weil die Abrechnungszeiträume aus den Positionen entstehen, wirkt Löschen
auch auf deren Zeiträume – einschließlich bereits zugewiesener Monate. Ein
ausgelaufener Vertrag muss nicht gelöscht werden: Er gilt über sein Enddatum
von selbst als abgelaufen.
Löschen mehrerer Positionen zugleich kann teilweise scheitern: Bereits
gelöschte bleiben gelöscht, die Meldung nennt die verbliebenen Positionen
namentlich.
Weiterführend
Kosten Assets zuweisen beschreibt, wie Sie freie
Einheiten einer Position Assets zuweisen und einen Monat festschreiben. 
