Ausgangslage
Die Docusnap Sports GmbH hat Microsoft 365 E3 im Einsatz: 512 Lizenzen, jährlich abgerechnet. Der Vertrag liegt als PDF vor, die Rechnung geht durch die Buchhaltung. Wie viele Lizenzen belegt sind, weiß niemand.1. Vertrag erfassen
Unter ITAM › Kosten verwalten öffnet Kosten den Assistenten Kosten erfassen: Grunddaten, Art, Details, Zusatzinfos, Zusammenfassung.1
Grunddaten
Bezeichnung: Microsoft 365 E3 – Jahreslizenz. Vertragsnummer und
Verantwortlicher lassen wir leer.
2
Art
Kostenart Abonnement, Kategorie Software. Nur diese Kombination lässt
im nächsten Schritt die Einheit wählen.
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Details
Einheit Pro Benutzer — Lizenzen hängen an Personen. Menge 512,
Stückpreis pro Jahr, Startdatum, Enddatum, Zahlweise Jährlich.
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Zusammenfassung
Der Hinweis nennt die Zahl der Abrechnungszeiträume, die angelegt werden, und
sagt: „Die Zuordnung zu Assets erfolgt separat.” Kosten erfassen legt den
Eintrag an und öffnet ihn als Tab.
Die Abrechnungszeiträume ergeben sich aus Menge und Laufzeit: bei jährlicher
Zahlweise ein Zeitraum je Abrechnungsjahr. Jeder Zeitraum lässt sich einzeln
zuordnen und auswerten.
2. Lizenzen zuweisen
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Abrechnungszeitraum öffnen
Tab Abrechnungszeiträume. Wir öffnen den laufenden Zeitraum mit dem Status
Offen.
2
Position auswählen
Die Position hat den Typ Zuweisbar und eine Auslastung von null. Am
Zeilenende: Zuweisen.
3
Benutzer auswählen
Der Dialog Einheiten zuweisen zeigt Personen — die Einheit Pro Benutzer
blendet Geräte aus. Wir wählen die Benutzer über Suche, Typfilter und
Kontrollkästchen. Der Kapazitätsbalken zeigt die freien Plätze.
4
Zuweisen
Die Fußzeile nennt die neue Belegung und die Zahl der Zuweisungen. Nach dem
Zuweisen steigt Zugewiesen, Frei sinkt, Ungenutztes Budget zeigt den
Betrag der freien Plätze.
3. Ergebnis in der Kostenanalyse lesen
1
Kostenanalyse öffnen
ITAM › Kostenanalyse. Zeitraum 12M.
2
Tab Optimierung
3
Tabelle Ungenutzte Kosten
Der Vertrag steht mit Auslastung, Ungenutzt / Monat und Ungenutzt /
Jahr — der Betrag für nicht belegte Lizenzen.
4
Optimierungspotenziale
Darunter die Optimierungspotenziale, eingestuft als Hinweis, Warnung
oder Kritisch, mit Zahl und Handlungstext.
Ohne zuweisbare Position zeigen die Kennzahlen der Optimierung keine Werte.
Die Zuweisung ist Voraussetzung für die Auswertung.
Ergebnis
- Wofür zahlen wir? Der Vertrag steht mit Position, Menge, Laufzeit und Zahlweise im System. Die Kostenanalyse führt ihn unter Aktuelle Monatskosten und Jahreskosten (Hochrechnung).
- Wo zahlen wir für Ungenutztes? Ungenutztes Budget, Ungenutzte Lizenzen und Ø Auslastung beziffern die freien Plätze je Vertrag.