Zum Hauptinhalt springen
ITAM ist ab Business enthalten.
Wir erfassen einen Vertrag mit einer Position, weisen die bezahlten Einheiten den Benutzern zu und lesen in der Kostenanalyse ab, wie viel davon ungenutzt bleibt. Voraussetzung: Assets, denen sich Einheiten zuweisen lassen – aus dem Scan oder manuell angelegt –, und Schreibrecht im Bereich ITAM.

​
Ausgangslage

Die Docusnap Sports GmbH hat Microsoft 365 E3 im Einsatz: 512 Lizenzen, jährlich abgerechnet. Der Vertrag liegt als PDF vor, die Rechnung geht durch die Buchhaltung. Wie viele Lizenzen belegt sind, weiß niemand.

​
1. Vertrag erfassen

Unter ITAM › Kosten verwalten öffnet Kosten den Assistenten Kosten erfassen: Grunddaten, Art, Details, Zusatzinfos, Zusammenfassung.
1

Grunddaten

Bezeichnung: Microsoft 365 E3 – Jahreslizenz. Vertragsnummer und Verantwortlicher lassen wir leer.
2

Art

Kostenart Abonnement, Kategorie Software. Nur diese Kombination lässt im nächsten Schritt die Einheit wählen.
3

Details

Einheit Pro Benutzer – Lizenzen hängen an Personen. Menge 512, Einzelpreis pro Jahr, Startdatum, Zahlweise Jährlich, Laufzeit 12 Monate. Das Enddatum rechnet die Zusammenfassung aus.
4

Zusammenfassung

Der Hinweis lautet hier: „Es werden 12 monatliche Abrechnungszeiträume vorab angelegt, davon 1 mit Betrag (jährlich fällig). Die Zuweisung zu Assets erfolgt separat.” Kosten erfassen legt den Eintrag an und öffnet ihn als Tab.
Einheit, Menge und Zahlweise sind nach dem Erfassen nicht mehr änderbar, die Laufzeit lässt sich nur noch verlängern. Wir prüfen sie in der Zusammenfassung.
Die Abrechnungszeiträume ergeben sich aus der Laufzeit: ein Zeitraum je Monat, auch bei jährlicher Zahlweise. Jeder Zeitraum lässt sich einzeln zuordnen und auswerten.

​
2. Lizenzen zuweisen

1

Abrechnungszeitraum öffnen

Tab Abrechnungszeiträume. Wir öffnen den laufenden Zeitraum mit dem Status Offen.
2

Position auswählen

Die Position hat den Typ Zuweisbar und eine Auslastung von null. Am Zeilenende: Zuweisen.
3

Benutzer auswählen

Im Dialog Einheiten zuweisen steht die Kategorie-Auswahl wegen Pro Benutzer auf den Personen. Wir wählen die Benutzer über Suche und Kontrollkästchen. Der Kapazitätsbalken zeigt die freien Plätze.
4

Zuweisen

Die Fußzeile nennt die neue Belegung und die Zahl der Zuweisungen. Nach dem Zuweisen öffnet sich die Seitenleiste Zuweisungen mit den neuen Zuweisungen. Zugewiesen steigt, Frei sinkt, Ungenutztes Budget zeigt den Betrag der freien Plätze.
Eine Zuweisung gilt für alle künftigen, noch nicht festgeschriebenen Zeiträume, bis sie entfernt wird. Ausgeschiedene Benutzer müssen aktiv entfernt werden.

​
3. Ergebnis in der Kostenanalyse lesen

1

Kostenanalyse öffnen

ITAM › Kostenanalyse. Zeitraum 12M.
2

Tab Optimierung

3

Tabelle Ungenutzte Kosten

Der Vertrag steht mit Auslastung, Ungenutzt / Monat und Ungenutzt / Jahr – der Betrag für nicht belegte Lizenzen.
4

Optimierungspotenziale

Darunter die Optimierungspotenziale: Kacheln mit Überschrift, Problemtext und Zahl, das Symbol zeigt die Art des Potenzials. Eine Kachel mit Schaltfläche springt auf die betroffenen Assets oder Kosten.
Ohne zuweisbare Position zeigen die Kennzahlen der Optimierung keine Werte. Die Zuweisung ist Voraussetzung für die Auswertung.

​
Ergebnis

  • Wofür zahlen wir? Der Vertrag steht mit Position, Menge, Laufzeit und Zahlweise im System. Die Kostenanalyse führt ihn unter Aktuelle Monatskosten und Jahreskosten (Hochrechnung).
  • Wo zahlen wir für Ungenutztes? Ungenutztes Budget, Ungenutzte Lizenzen und Ø Auslastung beziffern die freien Plätze je Vertrag.
Bei der nächsten Vertragsverlängerung ist die Menge belegt, nicht geschätzt.

​
Weiterführend

Kosten erfassen · Kosten Assets zuweisen