Sie erfassen die ITAM-Daten eines Assets im Tab ITAM seiner Detailseite.
In der Liste ITAM › Assets öffnet ein Klick auf eine Zeile das Asset als Tab
neben der Liste, direkt auf dem Tab ITAM. Was die ITAM-Daten bedeuten, steht
auf ITAM – Grundlagen.
Assets finden
Über dem Grid der Liste ITAM › Assets stehen neben den Kennzahlen zu
verwalteten und ITAM-fähigen Assets vier weitere Kacheln: Im Betrieb (Anteil
der Assets in der Phase Betrieb), Unvollständig (Assets mit fehlenden
Kernfeldern), Kritisch (Assets der Kritikalität Kritisch) und End of Life
in 12 Monaten (Assets, deren End of Life innerhalb eines Jahres liegt).
Unvollständig zusammen mit der Sortierung nach Vollständigkeit bringt die
Assets mit den größten Lücken nach oben.
Beschaffung, Inbetriebnahme, End of Service und Garantie bis lassen
sich nicht als Spalte einblenden, stehen aber für Filter und
Massenbearbeitung zur Verfügung. Die beiden Kennzeichen Nicht bewertbar an
End of Life und End of Service stehen für Filter zur Verfügung. End of
Life selbst ist nicht standardmäßig sichtbar, lässt sich aber über die
Spaltenauswahl einblenden.
Ein Asset bearbeiten
Der Stift an einer Sektion öffnet den gesamten Bearbeitungsblock aus
Lebenszyklus, Garantie, Verantwortung und Kritikalität zugleich – nicht nur
den angeklickten Abschnitt.
Der Lebenszyklus führt die sechs Phasen Planung, Beschaffung,
Bereitstellung, Betrieb, Änderung und Stilllegung als Fortschritt,
daneben die vier Datumsfelder Beschaffung, Inbetriebnahme, End of Life
und End of Service.
End of Life und End of Service tragen zusätzlich die Option Nicht
bewertbar – zählt nicht in die Vollständigkeit. Datum und Kennzeichen
schließen sich aus. Setzen Sie die Option, leert Docusnap365 das Datum und
sperrt das Feld. Entfernen Sie sie vor dem Speichern wieder, kehrt das Datum
zurück. Am Asset steht dann Nicht bewertbar statt des Datums, in der Liste
ebenso in der Spalte End of Life.
Ein Klick auf die bereits aktive Phase oder die bereits gewählte
Kritikalitätsstufe hebt die Auswahl wieder auf; der Wert ist danach leer.
Ein Wechsel auf Stilllegung sowie jeder Rückwärtswechsel verlangt eine
Begründung im Feld Phasenwechsel – ohne sie bleibt Speichern gesperrt. Ein
Vorwärtswechsel (außer nach Stilllegung) benötigt keine Begründung.
Liegt End of Life vor Inbetriebnahme, blockiert Docusnap365 das
Speichern mit dem Hinweis „End of Life darf nicht vor der Inbetriebnahme
liegen”.
Ist ein hinterlegter Verantwortlicher nicht mehr zuweisbar, leert Docusnap365
das Feld beim Bearbeiten. Das nächste Speichern entfernt ihn vom Asset, auch
wenn Sie das Feld nicht geändert haben. Ein Hinweis unter dem leeren Feld
nennt den bisherigen Eintrag; wählen Sie eine neue Person, verschwindet er.
Mehrere Assets zugleich bearbeiten
Ausgewählte Zeilen der Liste öffnen über Einträge bearbeiten dieselben Felder
für alle markierten Assets gemeinsam. Die Kennzeichen Nicht bewertbar
setzen Sie dort mit der Option unter dem Datum von End of Life bzw. End of
Service; wie am einzelnen Asset leert sie das Datum.
Gehen Sie nach Gemeinsamkeiten vor, nicht Asset für Asset: erst allen Servern
einer Abteilung den Fachlichen Verantwortlichen zuweisen, dann allen Clients
ihre Kritikalität. So werden viele Assets in wenigen Durchgängen vollständig.
Garantie und Kosten am Asset
Die Sektionen Garantie und Kosten im Tab ITAM zeigen den Stand, ändern
ihn aber nicht: Garantien legen Sie unter
Garantien verwalten an, Kosten unter
Kosten erfassen. Die Kostensektion am Asset ist
rein lesend.
Weiterführend
Sobald das letzte Kernfeld befüllt ist, wechselt der Validierungsstatus auf
Fällig. Assets validieren beschreibt den
weiteren Weg. 
