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Sie erfassen die ITAM-Daten eines Assets im Tab ITAM seiner Detailseite. In der Liste ITAM › Assets öffnet ein Klick auf eine Zeile das Asset als Tab neben der Liste, direkt auf dem Tab ITAM. Was die ITAM-Daten bedeuten, steht auf ITAM – Grundlagen.

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Assets finden

Über dem Grid der Liste ITAM › Assets stehen neben den Kennzahlen zu verwalteten und ITAM-fähigen Assets vier weitere Kacheln: Im Betrieb (Anteil der Assets in der Phase Betrieb), Unvollständig (Assets mit fehlenden Kernfeldern), Kritisch (Assets der Kritikalität Kritisch) und End of Life in 12 Monaten (Assets, deren End of Life innerhalb eines Jahres liegt).
Unvollständig zusammen mit der Sortierung nach Vollständigkeit bringt die Assets mit den größten Lücken nach oben.
Beschaffung, Inbetriebnahme, End of Service und Garantie bis lassen sich nicht als Spalte einblenden, stehen aber für Filter und Massenbearbeitung zur Verfügung. Die beiden Kennzeichen Nicht bewertbar an End of Life und End of Service stehen für Filter zur Verfügung. End of Life selbst ist nicht standardmäßig sichtbar, lässt sich aber über die Spaltenauswahl einblenden.
Gruppieren lässt sich die Liste nach Typ, Status, Fachlicher Verantwortlicher, Technischer Verantwortlicher, Organisation, Kritikalität, Garantie und Lebenszyklus-Phase. Gruppieren und Filtern arbeiten wie in jeder Liste, siehe Listen und Filter. Assets, die nicht aus einem Scan stammen, legen Sie über die Schaltfläche Asset manuell an – einzeln oder mehrere zugleich. Auswählbar sind auch hier nur ITAM-fähige Typen.

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Ein Asset bearbeiten

Der Stift an einer Sektion öffnet den gesamten Bearbeitungsblock aus Lebenszyklus, Garantie, Verantwortung und Kritikalität zugleich – nicht nur den angeklickten Abschnitt. Der Lebenszyklus führt die sechs Phasen Planung, Beschaffung, Bereitstellung, Betrieb, Änderung und Stilllegung als Fortschritt, daneben die vier Datumsfelder Beschaffung, Inbetriebnahme, End of Life und End of Service. End of Life und End of Service tragen zusätzlich die Option Nicht bewertbar – zählt nicht in die Vollständigkeit. Datum und Kennzeichen schließen sich aus. Setzen Sie die Option, leert Docusnap365 das Datum und sperrt das Feld. Entfernen Sie sie vor dem Speichern wieder, kehrt das Datum zurück. Am Asset steht dann Nicht bewertbar statt des Datums, in der Liste ebenso in der Spalte End of Life.
Ein Klick auf die bereits aktive Phase oder die bereits gewählte Kritikalitätsstufe hebt die Auswahl wieder auf; der Wert ist danach leer.
Ein Wechsel auf Stilllegung sowie jeder Rückwärtswechsel verlangt eine Begründung im Feld Phasenwechsel – ohne sie bleibt Speichern gesperrt. Ein Vorwärtswechsel (außer nach Stilllegung) benötigt keine Begründung.
Liegt End of Life vor Inbetriebnahme, blockiert Docusnap365 das Speichern mit dem Hinweis „End of Life darf nicht vor der Inbetriebnahme liegen.”
Fachlicher Verantwortlicher und Technischer Verantwortlicher sind durchsuchbare Personenauswahlen; zur Wahl stehen nur aktive Benutzer. Der Fachliche Verantwortliche entscheidet später über Validierung und Ablehnung – siehe Assets validieren. Bei der Kritikalität stehen vier Stufen zur Wahl: Kritisch, Hoch, Mittel und Niedrig.
Ist ein hinterlegter Verantwortlicher nicht mehr zuweisbar, leert Docusnap365 das Feld beim Bearbeiten. Das nächste Speichern entfernt ihn vom Asset, auch wenn Sie das Feld nicht geändert haben. Ein Hinweis unter dem leeren Feld nennt den bisherigen Eintrag; wählen Sie eine neue Person, verschwindet er.

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Mehrere Assets zugleich bearbeiten

Ausgewählte Zeilen der Liste öffnen über Einträge bearbeiten dieselben Felder für alle markierten Assets gemeinsam. Die Kennzeichen Nicht bewertbar setzen Sie dort mit der Option unter dem Datum von End of Life bzw. End of Service; wie am einzelnen Asset leert sie das Datum.
Gehen Sie nach Gemeinsamkeiten vor, nicht Asset für Asset: erst allen Servern einer Abteilung den Fachlichen Verantwortlichen zuweisen, dann allen Clients ihre Kritikalität. So werden viele Assets in wenigen Durchgängen vollständig.

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Garantie und Kosten am Asset

Die Sektionen Garantie und Kosten im Tab ITAM zeigen den Stand, ändern ihn aber nicht: Garantien legen Sie unter Garantien verwalten an, Kosten unter Kosten erfassen. Die Kostensektion am Asset ist rein lesend.

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Weiterführend

Sobald das letzte Kernfeld befüllt ist, wechselt der Validierungsstatus auf Fällig. Assets validieren beschreibt den weiteren Weg.