POLAR Cutting Technologies GmbH
Die POLAR Cutting Technologies GmbH blickt auf eine mehr als hundertjährige Geschichte zurück. Seit der Gründung im Jahr 1906 hat sich der mittelständische Maschinenbauer mit rund 250 Mitarbeitenden zu einem führenden Hersteller von industriellen Schneidemaschinen entwickelt. Rund 80–100 Server und circa 250 Clients bilden das Herzstück der Unternehmens IT, die von einem engagierten Zweier Team – Ivana Gajic und Joshua Brandt – betreut wird. Ihr Auftrag: Die Systeme störungsfrei am Laufen zu halten, Hardware und Software zu pflegen, First Level Support zu leisten und die IT Landschaft kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Wenn Tabellen an ihre Grenzen stoßen
Vor der Einführung von Docusnap nutzte POLAR eine Kombination aus Excel‑Listen und Matrix 42 zur IT-Dokumentation und Software-Verteilung, doch eine zentrale Sicht auf Installationen, Versionen und Lizenzen fehlte völlig. Die fehlende Transparenz, vor allem in der Software-Inventarisierung, führte in vielen Fällen zu unnötigen und umständlichen Rückfragen bei Kollegen, langen Suchwegen und einem hohen Risiko, Installationen oder Lizenzverlängerungen zu übersehen.
Ein befreundeter IT Kollege machte das Team schließlich auf Docusnap aufmerksam. Nach der Teilnahme an einem kostenlosen Webinar stand fest, dass die Software mehr bietet als reine Inventarisierung. Ivana Gajic, IT-Administrator, fasst die ersten Eindrücke zusammen: „Die detailtiefe der Berichte war beeindruckend.“ Vor allem aber die Möglichkeit, Scans zeitgesteuert auszuführen und Ergebnisse in Reports zu bündeln, überzeugte letztendlich das Team. Genau diese Punkte fehlten nämlich im bisherigen Werkzeugkasten.
Implementierung und Alltag mit Docusnap
Die Einführung der neuen Software verlief reibungslos. Das IT-Team stellte einen geeigneten Server zur Verfügung und installierte mit Hilfe eines externen IT-Kollegen Docusnap. Nach erfolgreicher Konfiguration, konnte schon mit der ersten Inventarisierung gestartet werden. „Anpassungen waren kaum nötig, die Standards passten sofort.“, erinnert sich Gajic. Die automatischen Scans liefern stets aktuelle Netzwerkdaten. Die über 200 automatisch erstellten Berichte in Docusnap lieferten eine umfassende und detaillierte Analyse der IT-Umgebung. „Durch den Einsatz von Docusnap konnten wir unsere Arbeitszeit für die IT-Inventarisierung und Dokumentation um etwa die Hälfte verringern.“, freut sich Gajic. „Die nötigen Informationen lassen sich nun einfach in den verschiedenen Reports auslesen und wiederfinden. Keine Lange Suche ist mehr notwendig.“ fügt Brandt hinzu.
Absolute Herzensempfehlung
Seit knapp einem Jahr läuft Docusnap produktiv und hat sich in dieser Zeit zu einem unverzichtbaren Tool entwickelt. Durch automatisierte Inventarisierung, aussagekräftige Analysen und eine intuitive Oberfläche ist aus einem ehemals aufwendigen Pflichtprogramm ein planbarer, datengetriebener Prozess geworden. Damit schafft Docusnap die Basis für fundierte Entscheidungen, senkt den manuellen Aufwand erheblich und ermöglicht der IT, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren – ganz im Sinne eines reibungslosen IT‑Alltags. „Wir würden Docusnap jederzeit weiterempfehlen. Die Software liefert detaillierte Berichte, ist selbsterklärend und man kann einfach alles auslesen.“, fasst Gajic zusammen. In Zukunft sollen die Einsatzmöglichkeiten von Docusnap schrittweise ausgebaut werden, beispielsweise durch weiterführende Lizenz‑Reports, der IT-Notfallplanung und vieles mehr.
Durch den Einsatz von Docusnap konnten wir unsere Arbeitszeit für die IT-Inventarisierung und Dokumentation um etwa die Hälfte verringern.
Ivana Gajic
IT- & Netzwerkadministratorin
Kundenfallstudie
POLAR Cutting Technologies GmbH
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