IBC Solar AG
Die Verwaltung von Passwörtern ist eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen. Es gibt eine ganze Reihe von Argumenten, die dafür sprechen, das Thema möglichst professionell anzugehen: Die Passwörter und Logins werden immer mehr, immer komplexer und müssen oft auch von mehreren Nutzern zusammen verwendet werden. Vor dieser Herausforderung stand auch die IBC SOLAR AG aus Bad Staffelstein, ein weltweit führendes Photovoltaik-Systemhaus mit rund 400 Mitarbeitern.
„Wir haben früher unsere Passwörter alle in Word-Dokumenten abgespeichert. Das wollte ich unbedingt abstellen“, so IT-Leiter Marcus Band. Hinzu sei ganz generell das Thema IT-Dokumentation im Netzwerk gekommen. „Von Hand ist das kaum machbar, und schon gar nicht, wenn die Dokumentation stets aktuell sein soll“. Über ein Fachbuch stieß Band dann auf die Softwarelösung Docusnap. Mit dieser ist eine automatisierte, umfassende Dokumentation von IT-Netzwerken kein Problem – und mit der integrierten Passwortverwaltung war auch eines der Hauptkriterien bei IBC SOLAR erfüllt.
Nach der Installation sofort loslegen
Die Implementierung von Docusnap verlief absolut reibungslos, zu Problemen bei der Installation sei es nicht gekommen. „Im Prinzip konnten wir gleich loslegen“, erinnert sich Band. Die einfache Bedienbarkeit sei ein herausragendes Merkmal von Docusnap. Nach der Installation war für den IT-Chef und seine Mitarbeiter dann Fleißarbeit angesagt. „Die in Listen angelegten Passwörter einzugeben, hat mit am längsten gedauert“.
Mittels Docusnap hat IBC SOLAR nicht nur die Passwortverwaltung, sondern auch die gesamte Dokumentation neu organisiert. Band integrierte die vorhandenen Daten einfach über neue Tabellen und Konzepte, was sehr einfach möglich ist. Die Visualisierung der Daten bewertet er als grundsätzlich positiv, jedoch könne diese Funktion noch verbessert werden. Beispielsweise wäre es seiner Meinung nach hilfreich, Freitexte leichter an Grafiken anhängen zu können. Derartige Hinweise von Kunden fließen in die Weiterentwicklung des Produkts mit ein.
Optimale Voraussetzungen fürs Notfallmanagement
Einer der größten Vorteile von Docusnap ist für den IT-Leiter von IBC SOLAR, dass die Passwörter zentral abgespeichert sind und nicht mehr „irgendwo in der Gegend herumschwirren“. Gerade im Hinblick auf das Notfallmanagement sei dies sehr positiv, da man die Datenbank nur noch einmal als Backup sichern müsse und damit auf der sicheren Seite sei. Gerade das ist eine absolute Notwendigkeit, um im Notfall den IT-Betrieb möglichst schnell wieder anlaufen lassen zu können. Liegen die Passwörter nicht zentral vor, dann ist die Gefahr groß, dass sie in der allgemeinen Hektik spät oder gar nicht gefunden werden. Hinzu kommt, dass sich mit einer zentralen Speicherung auch wesentlich besser gewährleisten lässt, dass die Passwörter nicht in falsche Hände geraten.
Doppelter Nutzen durch mandantenfähige Lizenz
Bei IBC SOLAR ist Docusnap seit 2009 im Einsatz und nach den bislang gemachten Erfahrungen kann der IT-Leiter die Software ohne Bedenken weiterempfehlen. „Weil sie einfach ist, weil man sich nicht großartig einarbeiten muss und wenn man im Standardbereich bleibt, ist auch keine Schulung notwendig“, so Band. Ein weiterer Vorteil für ihn: Die Mandantenlizenz ermöglicht, die Software für ein zweites Netzwerk einzusetzen, das vom IT-Team von IBC SOLAR betreut wird. Auf diese Weise entstehen für den doppelten Nutzen nur unerheblich mehr Kosten.
Fazit
Für IBC SOLAR hat sich die Anschaffung von Docusnap absolut gelohnt. Die Dokumentation des Netzwerks mit rund 120 Servern und mehr als 500 Clients ist jederzeit revisionssicher gewährleistet. Durch die zentrale Passwortverwaltung hat das Unternehmen zum einen die IT-Sicherheit erhöht; zum anderen ist bei einem Notfall gewährleistet, dass der IT-Betrieb und damit der Geschäftsprozess nicht aufgrund fehlender Passwörter zum Erliegen kommen.
Dass Passwörter nur in Word-Dokumenten gespeichert sind und irgendwo in der Gegend herumschwirren, wollte ich unbedingt abstellen.
Marcus Band
IT-Leiter
Kundenfallstudie
IBC Solar AG
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