IFN Schönow e. V.

Das Institut für Fortpflanzung landwirtschaftlicher Nutztiere Schönow e. V., kurz IFN Schönow, ein Mehrländerinstitut des Landes Brandenburg, hat sich vor kurzem entschieden, die Software Docusnap zur Verwaltung und Dokumentation ihrer IT-Infrastruktur einzusetzen. Vor der Implementierung von Docusnap stand das Institut vor der Herausforderung, eine manuelle Access-Datenbank für die Dokumentation zu nutzen, was für das eingearbeitete Personal sehr zeitaufwendig und komplex war. Durch die Einführung der Software Docusnap erhoffte sich das IFN Schönow eine effizientere und benutzerfreundlichere Lösung.

Vor der Einführung und Nutzung von Docusnap, verwendete das IFN Schönow eine umfangreiche manuelle Dokumentation in Form einer relationalen Access-Datenbank. Diese Datenbank konnte zwar alle notwendigen Informationen zu Soft- und Hardware, Netzwerk, Faktura als auch Accounts erfassen, jedoch fehlte ihr eine benutzerfreundliche grafische Oberfläche. Live-Informationen wurden über den Agenten der Antivirus-/Sicherheits-Software gesammelt. "Die vorhandene Access-Lösung war nur für eingearbeitetes Personal mit Datenbankkenntnissen sicher verwendbar und erforderte zusätzliche Programme und Hilfsmittel für die Datenbereitstellung. Die Informationen mussten aus vielen Quellen manuell zusammengesucht werden.", erklärt Herr Ralf Bortfeldt, Leiter der Abteilung IT-Service / Bioinformatik. Ziel war es, alle relevanten Informationen in einem intuitiven, automatisierbaren Mehrbenutzersystem verfügbar zu machen und die Firmeninventur, als Teilprojekt, über das neue Tool abzubilden. Die Suche nach einer geeigneten Lösung begann über das Internet, auf Messen und anhand Erfahrungen anderer Firmen. Durch Erwähnungen von IT-Partnern sei man dann auf die Softwarelösung Docusnap gestoßen, so der IT-Leiter.

Einführung und Implementierung von Docusnap

Die Entscheidung fiel auf Docusnap, nachdem mehrere Programme anderer Anbieter über Monate hin getestet worden waren. "Im Vergleich zu den zuvor getesteten Lösungen auf Basis einer Feature-Matrix wirkte Docusnap vielversprechend für unsere Zwecke," so Bortfeldt. Besonders das Preis-Leistungs-Verhältnis habe bei der Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle gespielt.

Die ersten produktiven Einträge wurden Anfang Februar 2024 mit der Version 12 vorgenommen. Obwohl die Installation gut umgesetzt werden konnte, traten während der Implementierung einige Erschwernisse auf. Insbesondere die Verknüpfung der manuell gepflegten Daten mit den Live-Daten als auch die Abbildung der bestehenden Datenstruktur in Docusnap entpuppte sich als ziemlich zeitintensiver Prozess. "Einige der Schwierigkeiten konnten mit dem Docusnap Support gut gelöst werden beziehungsweise wurden alternative Wege gefunden," berichtet Bortfeldt.

Für das IFN Schönow wurden mehrere Anpassungen an Docusnap vorgenommen, wie das Anlegen neuer Tabellen und Felder sowie Verknüpfungen. Als Hilfestellung wurden entweder die HowTo-Dokumente oder der Docusnap Support herangezogen. “Mit dem Docusnap Support ist mein Team bis dato wirklich sehr zufrieden.”, so der IT-Leiter.