Klocke Pharma-Service GmbH
Die KLOCKE GRUPPE ist ein Verbund von Unternehmen, die im Bereich Lohnherstellung und Lohnverpackung tätig sind. Die Unternehmen sind spezialisiert auf die Herstellung und Verpackung von pharmazeutischen Produkten. Inzwischen beschäftigt die KLOCKE GRUPPE circa 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an mehreren Standorten in Deutschland und den USA. Eines der Unternehmen ist die Klocke Pharma-Service GmbH in Appenweier, deren IT-Abteilung rund 180 PC-Arbeitsplätze und etwa 100 Server, von denen die meisten virtuell sind, betreut. Für die Erstellung der notwendigen IT-Dokumentation, benötigt das IT-Team der Klocke Pharma-Service GmbH eine professionelle Softwarelösung, welche den Arbeits- und Zeitaufwand wesentlich reduziert.
„Die Ausgangssituation war bei uns ähnlich wie bei vielen anderen Unternehmen: Wir hatten eine veraltete Dokumentation, die irgendwann mal erstellt und dann jedoch nicht weitergepflegt wor- den ist. Damit hatten wir immer veraltete Informationen und somit auch einen veralteten Status-Quo. Speziell in unserem Fall haben wir allerdings die Problemstellung, dass wir ganz exakt wissen müssen welche Hardware wo steht. Hier haben sich im Laufe der Zeit oft Veränderungen ergeben, die jedoch nicht dokumentiert wurden. Dies haben wir jetzt in der Art gelöst, dass wir mit Docusnap wöchentlich einen Scan laufen lassen. So können wir garantieren, dass nun alle Informationen immerzu aktuell sind.“, so Martin Teufel, Leiter EDV, über die Situation im Unternehmen.
Zudem bestand laut Teufel die Thematik, dass bei internen und externen Audits oftmals Inventarlisten verlangt wurden. Für das IT-Team war dies jedoch immer mit sehr großem Arbeitsaufwand verbunden. Mit Docusnap lasse sich dies nun jedoch auf elegante Weise automatisiert erledigen: „Vor Docusnap hat man mit vielen verschieden Excel-Tabellen gearbeitet, in welche die Daten manuell eingegeben wurden. Man hatte dann aber irgendwann keinerlei Durchblick mehr. Jetzt mit Docusnap hat man dieses Problem nicht mehr.“, so Teufel weiter.
Auf Docusnap aufmerksam wurde der Leiter der IT-Abteilung über die Recherche im Internet. „Ich war schon längere Zeit auf der Suche nach einer Softwarelösung, da wir im Pharma-Bereich ziemlich strenge Auflagen haben was das Thema Dokumentationen betrifft.“
Als ein Techniker von Bechtle darauf hinwies, dass man direkt bei Bechtle über qualifizierte Docusnap-Experten verfüge, stand die Entscheidung fest: „Wir haben entschieden, dass es für uns mehr Sinn macht, den Experten gleich zu uns ins Haus zu holen, anstelle sich das ganze Wissen selbst anzueignen. Und wir haben auch von Vornherein schon gewusst, dass wir individuelle Anpassungen sprich Customizing machen müssen, da wir im Standard nicht ganz so hinkommen, wie wir es haben wollten. Mit den Dienstleistungen, die Herr Mayer (Anm. d. Red.: Senior System Engineer bei Bechtle) durchgeführt hat, sind wir mehr als zufrieden. Die Listen, die wir vorher in Excel gepflegt bzw. ja eben nicht gepflegt haben (lacht), können wir jetzt direkt in Docusnap verwenden und mit Hilfe des Customizings auch für Audits nutzen.“
Docusnap bringt viele Vorteile
Auf die Frage, was aus seiner Sicht das Highlight von Docusnap im Vergleich zu anderen Lösungen ist, antwortet der Leiter des IT-Teams: „Die detaillierte Übersicht und die Details, die ich zu den einzelnen Objekten erhalte. Auch die Vielfältigkeit und die Möglichkeiten, wie zum Beispiel, dass Docusnap unterschiedliche Geräte, Software etc. und Betriebssysteme inventarisieren kann. Dass man auch eigene Skripte etc. nutzen kann, um die Objekte zu inventarisieren. Und dass ich alles voll automatisieren kann. Jetzt richten wir es einmal ein und dann läuft es in den Intervallen, die wir hinterlegt haben. Was mich außerdem sehr positiv überrascht hat, ist die Detailtiefe - dass ich auch wirklich bis auf Netzwerkebene weiß, an welchen Ports welche Geräte hängen. Das hilft uns in der Praxis sehr, um herauszufinden wo ein Gerät tatsächlich angeschlossen ist, weil wir das in vielen Fällen nicht dokumentiert hatten – gerade bei Altbeständen. Ich habe ein Tool zur Hand das ich zentral nutzen kann und habe keine unterschiedlichen Excel-Tabellen oder Word-Dokumente etc. mehr, aus denen ich die ganzen Infos ziehen muss. Das ist für uns super, denn wir müssen auch nur an einem zentralen Ort nachsehen, wenn bestimmte Daten benötigt werden. Zeitlich geht alles viel schneller: Ein wesentlich schnellerer Zugang zu den Informationen und jeder Mitarbeiter weiß genau, wo was hinterlegt ist. Was mir an
Docusnap zudem gefällt und was uns in Zukunft sicher auch noch helfen wird: Das Modul „physikalische Infrastruktur“. Damit können wir auch unsere Serverräume, die Rechenzentren usw. dementsprechend dokumentieren. Und das alles in einer Software. Ich muss nicht noch extra einmal eine Visio-Zeichnung anfertigen oder das in einem separaten Programm erledigen, sondern ich kann es in Docusnap direkt hinterlegen und auch mit den entsprechenden Objekten aus der Inventarisierung versehen. Und das ist dann schon richtig gut. Wir sind wirklich überzeugt von der Software. Wir haben noch große Ambitionen was den Einsatz von Docusnap angeht. Wir wollen Docusnap in vollem Umfang nutzen.“
Zeit- und Kostenersparnis mit Docusnap
Der Einsatz von Docusnap mache sich auch im Arbeitsaufwand beim gesamten Team bemerkbar. Laut Teufel sei es nun wesentlich einfacher und zeitsparender eine IT-Dokumentation zu erstellen und zu pflegen. Eine große Arbeitserleichterung sei auf alle Fälle gegeben, da die Daten nicht mehr von Hand erfasst werden müssen, sondern einfach mit dem nächsten Scan von Docusnap erfasst werden. „Wir machen dann nur noch einen Abgleich und müssen noch ein paar Felder ergänzen. Man muss nicht mehr durch das Haus laufen und das Ganze in eine Excel-Tabelle eintippen. Jetzt findet alles automatisiert statt – das ist wesentlich einfacher und schneller. Ich erhalte die Informationen automatisch und habe Zeit für andere Dinge. Mit Docusnap bekommt man eine gute Dokumentation, in die man weniger Zeit und damit auch weniger Kosten investieren muss.
Mit Hilfe von Docusnap haben wir nun einen schnellen Zugang zu tagesaktuellen Informationen über unser IT-Netzwerk.
Martin Teufel
Leiter EDV
Kundenfallstudie
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