Omega Technology GmbH & Co. KG
Die Firma Omega Technology GmbH & Co. KG aus Niedersachsen entwickelt und produziert seit mehr als 40 Jahren im Spritzgussverfahren Kunststoffkomponenten für vielfältige technische Anwendungen. Vorranging fungiert das Unternehmen mit seinen derzeit 140 Mitarbeitern als Zulieferer für die Automobilindustrie, beliefert aber auch die Elektro- und Elektronikindustrie, Agrarindustrie, Konsumgüterindustrie und viele mehr – und zwar weltweit.
Die Kunden des in Diepholz ansässigen Unternehmens wissen die Qualität der Produkte sehr zu schätzen, wie die mehrfach vergebenen Awards und Qualitätsauszeichnungen zeigen. Das Qualitäts- und Umweltmanagement befindet sich immer auf höchstem und aktuellem Niveau. Die IT-Abteilung der Firma betreut einen Hauptstandort und eine Niederlassung. Das Netzwerk der IT-Umgebung umfasst zurzeit 50 Server, 120 Clients und viele weitere Peripherie- und Netzwerkgeräte.
Die Omega Technology GmbH & Co. KG führte bereits vor dem Einsatz von Docusnap manuell ein Lizenzmanagement durch, was jedoch sehr große Schwierigkeiten beinhaltete. Dennis Fischer, der Leiter der IT-Abteilung des Unternehmens, berichtet, dass das Lizenzmanagement mithilfe von Excel-Listen bewerkstelligt wurde, die allerdings immer Fehler enthielten. Diese Vorgehensweise war sehr zeitintensiv und mit viel Aufwand verbunden. Um sicherzustellen, dass Informationen richtig sind, wurden Mitarbeiter zu den Rechnern geschickt, um beispielsweise manuell MAC-Adressen für das Ausstellen von Lizenzen einzuholen.
Grundsätzlich waren erstellte IT-Dokumentationen schnell wieder veraltet und somit nicht brauchbar. Außerdem waren die Mitarbeiter nicht wirklich motiviert, Netzwerkpläne zu erstellen, da jedes Mal der komplette Betrieb abgegangen werden musste, um alle notwendigen Informationen zu sammeln. Insgesamt war die Herangehensweise der IT-Abteilung sehr fehleranfällig. Beispielsweise passten die erfassten Werte nicht zu dem jeweiligen Rechner oder waren unvollständig.
Aufgrund der vielen Schwierigkeiten entschied sich das Unternehmen, eine Lösung zu suchen, die seinen Anforderungen bezüglich Lizenzmanagement, Informationssammlung und der Dokumentationserstellung entspricht. Die Recherche begann im Internet, letztlich erfuhr Omega über eine Messe von Docusnap. Microsoft hatte der Firma ein Lizenzaudit angekündigt, folglich war dringend eine Software nötig, die die Bedürfnisse der Firma abdecken konnte.
Seit Ende 2013 setzt die Omega Technology GmbH & Co. KG nun schon auf die IT-Dokumentationssoftware Docusnap. Die Implementierung der Software verlief sehr gut, die IT-Abteilung führte die Installation selbst durch. Herr Fischer berichtet, dass die Docusnap-Handbücher sehr verständlich geschrieben und bei der Implementierung hilfreich waren. Das Unternehmen hat im Laufe der Zeit einige Anpassungen durchgeführt, um die Software noch mehr an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Im Zuge dessen berichtet Dennis Fischer von seiner Zufriedenheit mit dem Support von Docusnap: „Am Anfang haben wir den Support damit beauftragt. […] Bis jetzt konnte jedes Problem kurzfristig gelöst werden. Nachdem wir per Mail ein Ticket eingereicht haben, bekommen wir innerhalb kürzester Zeit einen telefonischen Rückruf vom Support und man kümmert sich darum. Der Support ist wirklich hervorragend.“
Besonderheit von Docusnap
Beim Kauf der Software hat der IT-Leiter nicht mit der Vielseitigkeit von Docusnap gerechnet und war von der Flexibilität sehr überrascht. Beispielsweise kann sie auch in Bereichen wie der DSGVO unterstützend eingesetzt werden. Im Speziellen hebt Herr Fischer das automatisierte Berichtswesen hervor, das im Unternehmen nicht nur für einfache Berichte genutzt wird. Beispielsweise werden damit auch Unterlagen für neue Mitarbeiter erstellt – ganz einfach per einzelnem Mausklick.
Verbesserungen seit Einsatz von Docusnap
Seitdem die Softwarelösung eingesetzt wird, spart sich die IT-Abteilung Unmengen an Zeit, die für andere wichtige Projekte genutzt werden kann. Zudem sind jetzt die Dokumentation der IT und die Datenbestände immer aktuell. Infolgedessen kann ein professionelles Lizenzmanagement erfolgen. Docusnap inventarisiert automatisch alle im Unternehmen installierten Softwareprodukte und gleicht diese mit den erworbenen Lizenzpaketen ab. Auf diese Weise ist auf einen Blick erkennbar, welche Softwareprodukte welchen Rechnern zugewiesen sind und ob eine Unter- oder Überlizenzierung vorliegt. Auch die Mitarbeiter außerhalb der IT-Abteilung haben sehr positiv auf den Einsatz von Docusnap reagiert, da nun alle Daten vorliegen und daher effektiver auf Anfragen reagiert werden kann.
Bezüglich der Updates von Docusnap gab es über die Jahre hinweg nie Probleme, ihre Installationen verliefen immer fehlerfrei. Durch die Updates kamen im Laufe der Zeit viele neue Funktionen hinzu, auch solche, die sich die Omega Technology GmbH & Co. KG gewünscht hatte, was die Firma als sehr positiv bewertet. Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, rät Herr Fischer, sich einfach die Testversion herunterzuladen und es selbst auszuprobieren. „Docusnap weckt einfach Bedürfnisse, die man selbst noch gar nicht kennt, aber definitiv hat.“
Fazit
Für Herrn Fischer und sein Team hat sich die Anschaffung der IT-Dokumentationssoftware Docusnap absolut gelohnt. Die Probleme, die vorher beispielsweise beim Lizenzmanagement aufgetreten sind, konnten damit aus der Welt geschafft werden. Durch die automatisierte und wiederkehrende Inventarisierung und Dokumentation kann sich die IT-Abteilung der Omega Technology GmbH & Co. KG Zeit für andere wichtige Projekte nehmen und zudem Kosten sparen. Besonders die Vielseitigkeit und Flexibilität der Software erleichtert den Arbeitsalltag im Unternehmen sehr.
Seitdem wir Docusnap einsetzen, sparen wir Unmengen an Zeit ein.
Dennis Fischer
Leiter der IT-Abteilung
Kundenfallstudie
Omega Technology GmbH & Co. KG
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