NürnbergMesse GmbH
Client-, Server- und Lizenzdaten pflegte die NürnbergMesse in verschiedenen Excel-Tabellen – als Basis für eine verlässliche Notfallplanung zu wenig. Mit Docusnap werden die Netzwerkdaten heute automatisch erfasst, laufend aktualisiert und über wiederkehrende Jobs selbstständig dokumentiert.
Automatisierte IT-Dokumentation als Basis für Lizenzverwaltung und Notfallplanung
Die NürnbergMesse GmbH veranstaltet Messen und Events. Ihre IT-Umgebung umfasst rund 650 Clients und etwa 100 Server an einem Standort, betreut von einem 15-köpfigen Team. Erwin Krez verantwortet dort als Netzwerk- und Systemadministrator unter anderem die Lizenzverwaltung und die physische Netzwerkinfrastruktur.
Verstreute Excel-Listen und die Suche nach einem Notfallkonzept
Clients, Server und Lizenzen wurden lange in verschiedenen Excel-Tabellen dokumentiert. Solche Listen lassen sich schnell anlegen, doch sie altern ebenso schnell: Jede Änderung im Netzwerk muss von Hand nachgetragen werden, und mit jeder zusätzlichen Tabelle wird es schwerer, den Überblick zu behalten. Für eine belastbare Notfallplanung fehlte damit die verlässliche Grundlage. Auf der Suche nach einem Konzept für das Notfallmanagement stieß das Team schließlich über eine Websuche auf Docusnap.
Warum Docusnap
Ausschlaggebend war, wie Docusnap mit Daten umgeht. Statt Informationen manuell zu pflegen, liest die Software die im Netzwerk verfügbaren Daten automatisch aus, hält sie aktuell und stellt sie direkt für die weitere Dokumentation bereit. „Überzeugt hat uns, dass Docusnap sämtliche im Netzwerk verfügbaren Daten automatisch ausliest, laufend aktualisiert und direkt in unseren Dokumenten weiterverwendet“, sagt Erwin Krez. Genau diese Kombination aus automatischer Erfassung und dauerhafter Aktualität gab den Ausschlag.
Dokumentation, die automatisch aktuell bleibt
Seit Januar 2024 ist Docusnap bei der NürnbergMesse im Einsatz. Die Einrichtung begleitete ein Consultant. Nicht jeder Schritt verlief dabei auf Anhieb reibungslos, und einzelne Updates standen später bereit als erwartet. Wichtiger war für das Team, dass durchgehend ein fester Ansprechpartner zur Verfügung stand und der Support schnell reagierte. „Der Support hat immer kurzfristig reagiert und zügig eine Lösung gefunden“, so Krez. Im laufenden Betrieb übernimmt Docusnap heute einen Teil der Arbeit, der zuvor manuell anfiel. Über wiederkehrende, geplante Jobs aktualisiert sich die Dokumentation selbstständig. „Durch wiederkehrende Jobs läuft unsere Dokumentation inzwischen automatisiert“, beschreibt Krez den Alltag.
Schluss mit verstreuten Listen
Spürbar verbessert hat sich vor allem die Verwaltung von Clients, Servern und Lizenzen. Die Daten liegen zentral und aktuell vor, statt über einzelne Tabellen verteilt zu sein. Damit hat die NürnbergMesse genau die verlässliche Basis geschaffen, nach der sie ursprünglich gesucht hatte: eine Dokumentation, auf die sich das IT-Team auch im Ernstfall stützen kann. Für die tägliche Arbeit bedeutet das weniger manuelle Pflege und mehr Gewissheit darüber, was im Netzwerk tatsächlich vorhanden ist.
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