PLattform

IT-Assets über den gesamten Lebenszyklus steuern

Von der Beschaffung bis zur Entsorgung: Verantwortlichkeiten, Kosten und Verträge in einem System.

Kostenloser Testzugang, keine Installation erforderlich

Asset-ÜbersichtLifecycle-Status und Kostenzuordnung

KI-gestützte Analyse

Erneuerungsbedarf und Einsparpotenzial erkennen

Docusnap analysiert Alter, Lifecycle-Status und Kostenverlauf Ihrer IT-Assets und leitet daraus Handlungsempfehlungen ab.

Welche Server sind am Standort München?

42 Server am Standort München, davon 31 virtuell auf vier Hosts.

Welche Windows-Server laufen ohne Support?

Sieben Server laufen unter Windows Server 2012 R2, der Support endete im Oktober 2023.

Wer hat Zugriff auf das Finanz-Laufwerk?

18 Konten über drei Gruppen, vier davon mit Vollzugriff.

Welche Systeme haben seit 30 Tagen kein Update?

96 Clients und fünf Server sind seit mehr als 30 Tagen ohne Update.

Wo läuft noch SQL Server 2016?

Vier Instanzen auf drei Servern, zwei davon mit Datenbanken des ERP-Systems.

Vorschläge

Zeig mir alle Geräte in meinem Netzwerk.

Wer hat Zugriff auf welche Freigaben?

Wie halte ich meine IT-Dokumentation aktuell?

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Steuerung und Kontrolle

Klare Zuständigkeiten, strukturierte Abläufe

Jedes IT-Asset in Docusnap hat einen definierten Status, einen Verantwortlichen und nachvollziehbare nächste Schritte.

Verantwortlichkeiten zuordnen

Jedes Asset hat einen Verantwortlichen, einen Standort und eine Kostenstelle. Jedes Gerät hat einen dokumentierten Verbleib und klare Zuständigkeit.

Datenqualität prüfen

Docusnap prüft die Qualität Ihrer Asset-Daten und zeigt Lücken auf. Fehlende Zuordnungen, veraltete Einträge und unvollständige Stammdaten werden sichtbar.

Aufgaben erstellen und zuweisen

Wartung, Rückgabe, Vertragsverlängerung: Fristen und Intervalle werden zu Aufgaben mit Verantwortlichen. So laufen Verträge nicht ungeplant aus und Wartungstermine bleiben verbindlich.

Zentrale Datenbasis

Hardware, Software und Verträge an einem Ort

Docusnap führt alle Asset-Typen in einem System zusammen: physische Hardware, Softwarelizenzen und laufende Verträge. Belege und Vertragsdokumente sind direkt am jeweiligen Asset hinterlegt, nicht in einem separaten Ablagesystem.

Das macht Sie jederzeit auskunftsfähig, ohne Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen zu müssen. Wenn bei einem Audit die Frage kommt, welche Verträge zu einem bestimmten Gerät gehören, liegt die Antwort nur ein paar Klicks entfernt.

Asset-DetailansichtVertrag und Beleg

Finanztransparenz

IT-Kosten vollständig erfassen und zuordnen

Docusnap erfasst alle Kostenpositionen eines IT-Assets an einer Stelle: Anschaffung, Wartung, Lizenzen und Abschreibung. Damit planen Sie Ihr Budget auf Basis tatsächlicher Kosten pro Gerät, Abteilung und Standort, nicht auf Basis einer Gesamtsumme.

KostenauswertungMonatsverlauf nach Kostenstelle

Vollständige Kostenerfassung

Anschaffungskosten, laufende Wartung, Lizenzgebühren und Abschreibung pro Asset. Keine Position geht verloren.

Flexible Kostenzuordnung

Kosten lassen sich auf Geräte, Benutzer, Abteilungen und Standorte verteilen. Die Zuordnung passt sich Ihrer Kostenstellenstruktur an.

Monatsgenaue Auswertung

Kostenverlauf pro Monat, Gerät und Kostenstelle. Periodengerechte Zahlen, die zum Berichtszyklus des Controllings passen, ohne Nacharbeit in Excel.

Integration

Offene Schnittstellen für bestehende Prozesse

Docusnap lässt sich in Ihre bestehende Systemlandschaft einbinden. Asset-Daten fließen dorthin, wo sie gebraucht werden.

REST-API

Daten programmatisch lesen und schreiben. Für die Anbindung an ITSM-, ERP- und BI-Systeme.

Export

Standardisierte Berichte in den Formaten, die Controlling und Geschäftsführung erwarten.

MCP

Docusnap-Daten über das Model Context Protocol direkt in KI-gestützte Workflows einbinden.

Häufige Fragen zum IT-Asset-Management in Docusnap

Welche Asset-Typen lassen sich in Docusnap verwalten?

Docusnap verwaltet physische Hardware (Server, Clients, Netzwerkgeräte), Softwarelizenzen und Verträge. Jedes Asset wird einem Verantwortlichen, einem Standort und einer Kostenstelle zugeordnet. Die Erfassung erfolgt entweder automatisiert über die Inventarisierung oder manuell.

Wie unterscheidet sich das IT-Asset-Management in Docusnap von einer CMDB?

Eine CMDB bildet Abhängigkeiten zwischen Konfigurationselementen ab, primär für Change und Incident Management. Docusnap ergänzt diese technische Sicht um den finanziellen und organisatorischen Kontext: Kosten, Verträge, Lifecycle-Status und Verantwortlichkeiten pro Asset. Beide Perspektiven schließen sich nicht aus.

Lässt sich Docusnap in bestehende ITSM- oder ERP-Systeme integrieren?

Ja. Docusnap bietet eine REST-API für den programmatischen Datenaustausch, standardisierte Exportformate und das Model Context Protocol (MCP). Damit lassen sich Asset-Daten in bestehende Systeme übernehmen, ohne manuelle Zwischenschritte.

Wie werden IT-Kosten auf Abteilungen und Standorte verteilt?

Jede Kostenposition (Anschaffung, Wartung, Lizenzen, Abschreibung) wird am Asset erfasst. Die Zuordnung auf Kostenstellen, Abteilungen und Standorte ist flexibel konfigurierbar. Die Auswertung erfolgt monatsgenau und lässt sich nach beliebigen Dimensionen filtern.

Was genau bewirken die KI-gestützten Empfehlungen?

Docusnap analysiert Alter, Lifecycle-Status und Kostenverlauf Ihrer Assets und generiert daraus konkrete Empfehlungen: Erneuerung, Konsolidierung oder Einsparpotenzial. Das Ziel ist eine datenbasierte Vorbereitung von Investitionsentscheidungen, keine automatische Ausführung.

IT-Assets transparent und steuerbar machen

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