SMartDocs
IT-Dokumente erstellen, lenken und freigeben
Richtlinien und Konzepte dort erstellen, versionieren und freigeben, wo auch Ihre IT-Landschaft dokumentiert ist.
Gelenkte Dokumente nach Auditvorgaben, ohne separates DMS.
Funktionen
Was SmartDocs konkret tut
SmartDocs deckt den Lebenszyklus strukturierter IT-Dokumente ab: von der Erstellung über die Prüfung bis zur auditierbaren Freigabe. Alles bleibt in einer Plattform, nicht verteilt auf Fileshares und Mailverläufe.
Strukturierte Dokumente erstellen
Legen Sie Richtlinien, Sicherheitskonzepte und Betriebshandbücher in einer einheitlichen Struktur an. Jedes Dokument folgt dem gleichen Aufbau, egal wer es erstellt.
Lenkung und Freigabe
Jedes Dokument kann einen definierten Freigabeprozess durchlaufen. Wer geprüft und wer freigegeben hat, ist mit Zeitstempel dokumentiert. Das ist genau die Frage, die in einem Audit gestellt wird.
Versionierung mit Änderungsvergleich
Jede Bearbeitung erzeugt eine neue Version. Der optische Vergleich zeigt, was sich zwischen zwei Ständen tatsächlich geändert hat. Major-Versionen kennzeichnen wesentliche Überarbeitungen, Minor-Versionen Korrekturen.
Signierter PDF-Export
Aus dem freigegebenen Stand lässt sich ein PDF erzeugen, das prüfbar mit diesem Stand verknüpft ist. Auditoren und Kunden sehen, dass das Dokument aus dem aktuellen, freigegebenen Zustand stammt.
Ablauf
Vom Entwurf zum freigegebenen Dokument
Pro Dokument können Sie optional die Dokumentenlenkung aktivieren. Dann durchläuft dieses Dokument immer fest definierte Schritte während seines Lebenszyklus.
Plattformvorteil
Richtlinien neben Assets, Risiken und Maßnahmen
Die Sicherheitsrichtlinie regelt, wer auf welche Systeme zugreifen darf. Die Berechtigungsanalyse in Docusnap zeigt, ob die Realität dem entspricht. In SmartDocs liegen die Richtlinien genau dort, wo die IT-Landschaft inventarisiert ist.
Das macht ein separates Dokumentenmanagementsystem für IT-Richtlinien überflüssig. Kein Fileshare mit Versionsnummern im Dateinamen, kein Wiki ohne Freigabeprozess. Was Audits an gelenkter Dokumentation fordern, bildet Docusnap365 innerhalb der Plattform ab. Die freigegebene Fassung ist jederzeit unterscheidbar vom Entwurf, und niemand arbeitet versehentlich mit einer überholten Version.
Dokumentenlenkung selbst testen
Testen Sie Docusnap365 und erstellen Sie Ihr erstes gelenktes Dokument.
Voller Funktionsumfang, keine Kreditkarte.