IT-Kosten im Griff
IT-Kosten transparent machen
Docusnap365 zeigt, wo Ihr IT-Budget tatsächlich hinfließt, aufgeschlüsselt nach Gerät, Abteilung und Standort.
Über 5.000 Unternehmen setzen Docusnap ein
Das Kostenproblem
Wo IT-Kosten unsichtbar werden
IT-Verantwortliche kennen die Situation: Die Geschäftsführung fragt nach den IT-Kosten pro Abteilung, und dann kostet es Tage, das zusammenzusuchen. Nicht weil die Zahlen fehlen, sondern weil sie über zu viele Systeme verteilt sind.
Verstreute Datenbasis
Hardware in einem System, Lizenzen in Excel, Cloud-Kosten im Provider-Portal. Wer IT-Kosten zusammentragen will, arbeitet in drei Systemen gleichzeitig und vergleicht Äpfel mit Birnen.
Manuelle Pflege, veraltete Zahlen
Kostenübersichten, die einmal im Quartal manuell aktualisiert werden, bilden den aktuellen Stand nicht ab. Entscheidungen fallen auf einer Grundlage, die schon bei der Erhebung veraltet war.
Fehlende Zuordnung
Ohne klare Zuordnung zu Kostenstellen, Abteilungen oder Standorten lässt sich nicht beantworten, was ein Arbeitsplatz tatsächlich kostet. Das Controlling bekommt Pauschalen statt Fakten.
Der Weg zur Transparenz
Von der Datenlücke zum vollständigen Kostenbild
IT-Kosten werden durch automatische Inventarisierung aller Assets und Zuordnung der Kosten auf Kostenstellen, Abteilungen und Standorte transparent. Anschaffung, Wartung, Lizenzen und Abschreibungen fließen in eine gemeinsame Datenbasis. Monatsgenaue, periodengerechte Auswertungen liefern die Zahlen, die Sie für fundierte Investitionsentscheidungen brauchen.
Erfassen
Docusnap365 inventarisiert alle Assets agentenlos und automatisch: es ist kein manuelles Pflegen von Hard- und Software nötig, Sie tragen lediglich Lizenz-Laufzeiten ein und hinterlegen zugehörige Verträge.
Zuordnen
Jedes Asset erhält seine Kosten: Anschaffung, Wartung, Lizenzen, Abschreibung. Die Zuordnung erfolgt flexibel auf Geräte, Benutzer, Abteilungen, Standorte und Kostenstellen.
Auswerten
Monatsgenaue Berichte zeigen den Kostenverlauf pro Gerät, Abteilung und Kostenstelle. Periodengerechte Zahlen passen zum Berichtszyklus des Controllings, ohne manuelle Aufbereitung.
Was Docusnap365 sichtbar macht
Jeder Kostenpunkt am richtigen Asset
Docusnap365 erfasst, was vorhanden ist und was es kostet. Alle Kostendaten liegen dort, wo sie hingehören: direkt am Asset.
Vollständige Kostenerfassung
Anschaffungskosten, Wartungsverträge, Lizenzgebühren und Abschreibungen pro Asset. Belege und Verträge sind direkt am jeweiligen Objekt hinterlegt und jederzeit abrufbar.
Flexible Zuordnung
Kosten lassen sich auf Geräte, Benutzer, Abteilungen, Standorte und Kostenstellen aufschlüsseln. Die Struktur passt sich der Organisation an, nicht umgekehrt.
Garantie und Lifecycle
Automatischer Abgleich von Seriennummern gegen Herstellerdatenbanken zeigt, welche Geräte noch unter Garantie stehen und wo Erneuerungsbedarf entsteht.
KI-gestützte Empfehlungen
Docusnap365 analysiert Alter, Lifecycle-Status und Kostenentwicklung jedes Assets. Die KI empfiehlt, wo Erneuerung, Konsolidierung oder Kündigung wirtschaftlich sinnvoll sind.
Was sich mit transparenten IT-Kosten verändert
Vorher
- Kosten werden geschätzt, weil die Datenbasis fehlt
- Quartalsweise manuelle Erhebung in Excel
- Keine Zuordnung zu Abteilungen oder Standorten
- Investitionsanträge ohne belastbare Zahlen
- Ungenutzte Lizenzen und doppelte Verträge bleiben unentdeckt
Nachher
- Tatsächliche Kosten pro Gerät, Abteilung und Standort
- Monatsgenaue, automatisch aktualisierte Auswertungen
- Periodengerechte Zahlen im Rhythmus des Controllings
- Investitionsbedarf erkennbar an Alter, Auslastung und Lifecycle-Status
- Einsparpotenzial bei Lizenzen, Verträgen und abgeschriebener Hardware sichtbar
Häufig gestellte Fragen zu IT-Kostentransparenz
Welche IT-Kosten lassen sich in Docusnap365 erfassen?
Docusnap365 erfasst Anschaffungskosten, Wartungsverträge, Lizenzgebühren und Abschreibungen pro Asset. Belege und Verträge werden direkt am Objekt hinterlegt. Die Zuordnung erfolgt auf Geräte, Benutzer, Abteilungen, Standorte und Kostenstellen.
Wie werden die Kosten den Abteilungen zugeordnet?
Die Kostenzuordnung in Docusnap365 ist flexibel konfigurierbar. Jedes Asset lässt sich einer Kostenstelle, einer Abteilung, einem Standort oder einem Benutzer zuweisen. Die Struktur richtet sich nach der eigenen Organisation.
Welche Auswertungen stehen zur Verfügung?
Docusnap365 liefert monatsgenaue Kostenauswertungen pro Gerät, Abteilung und Kostenstelle. Die Auswertungen sind periodengerecht und passen zum Berichtszyklus des Controllings. Zusätzlich analysiert die KI den Bestand und gibt Empfehlungen zu Erneuerung und Einsparpotenzial.
Brauche ich dafür ein separates ITAM-Tool?
Nein. IT-Asset-Management ist ein Modulbereich der Docusnap365-Plattform und in jeder Lizenz enthalten. Die Kostenerfassung arbeitet auf derselben Datenbasis wie Inventarisierung, IT-Dokumentation und ISMS.
IT-Kosten sichtbar machen
Testen Sie Docusnap365 und sehen Sie in Ihrer eigenen Umgebung, wo das Budget tatsächlich hinfließt.
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