Docusnap365 Lizenzvereinbarung

Der Lizenznehmer gibt bei einer Bestellung ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Mietvertrages ab. Der Vertrag kommt zustande durch Annahme des Angebots durch die Lizenzgeberin in Form einer Bestellbestätigung per E-Mail oder durch die Bereitstellung des Zugangs zur Software. Bestandteil der Bestellbestätigung sind die Editionsübersicht in der bei Bestellung gültigen Fassung, die Preise sämtlicher Benutzer- und Volumenstufen der gebuchten Edition sowie der Hinweis auf die automatische Anhebung des Datenvolumens nach § 3.9. Für die Edition Enterprise individuell vereinbarte Leistungsparameter, insbesondere zu Verfügbarkeit, Servicezeiten, Reaktions- und Lösungszeiten, KI-Credits, Datensicherung und Archiv, Implementierungs- und Schulungsumfang sowie zu regulatorischen Anlagen, werden in der Bestellbestätigung festgehalten und gehen den Regelungen dieser Vereinbarung und ihrer Anlagen im Umfang des § 26.6 lit. a vor.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Lizenznehmers finden keine Anwendung, selbst dann nicht, wenn die Lizenzgeberin ihrer Geltung nicht gesondert widersprochen hat. Abweichende oder widersprechende Bedingungen gelten nur, wenn diese von der Lizenzgeberin ausdrücklich mindestens in Textform anerkannt worden sind.

Testphase.

Die Lizenzgeberin stellt Interessenten die Software für 14 Tage unentgeltlich zur nicht-produktiven Erprobung und Evaluierung bereit („Testphase“); ein produktiver Einsatz ist nicht Gegenstand der Testphase. Der Funktionsumfang der Testphase entspricht der Edition Business; Benutzerzahl, Datenvolumen und das Kontingent an KI-Credits entsprechen der Grundstufe der Edition Pro gemäß Editionsübersicht. Je Firmenverbund (§ 3.5) ist eine Testphase zulässig.

Die Testphase endet automatisch mit Ablauf des 14. Tages. Sie geht nicht in einen kostenpflichtigen Vertrag über. Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt ausschließlich durch Bestellung nach § 2.1 zustande.

Nach Ablauf der Testphase bleiben die erfassten Daten für 30 Tage in lesendem Zugriff; Inventarisierungsläufe finden nicht mehr statt. Ein Export der Daten über die Software ist während der Testphase und nach ihrem Ablauf nicht möglich; die Herausgabe personenbezogener Daten auf datenschutzrechtliches Verlangen nach dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung bleibt unberührt. Erfolgt innerhalb dieser Frist eine Bestellung, werden die Daten der Testphase in den Vertrag übernommen und stehen dann uneingeschränkt zur Verfügung. Nach Ablauf der Frist werden die Daten unwiderruflich gelöscht.

Für die Testphase gelten § 7 (Verfügbarkeit) und § 18 (Sach- und Rechtsmängelhaftung) nicht. Die Haftung richtet sich nach § 19.1 Satz 3. Die §§ 9, 10, 14, 15, 21 und 22 gelten entsprechend.

Vergütungsgrundlage. Die Vergütung bestimmt sich nach (a) der gebuchten Edition (Pro, Business oder Enterprise), (b) der Anzahl lizenzierter Benutzer und (c) dem lizenzierten Datenvolumen. Die Abrechnung erfolgt jährlich. Abrechnungsperiode ist der Zeitraum von zwölf Monaten ab Bereitstellung der Software und jeweils ab Beginn der folgenden zwölf Monate. Die Vergütung ist im Voraus für die Abrechnungsperiode zu entrichten.

Leistungsumfang der Editionen. Der Funktions- und Leistungsumfang der gebuchten Edition ergibt sich aus der Editionsübersicht in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung, die dem Lizenznehmer in Textform zur Verfügung gestellt wird. Die Leistungsbeschreibung unter https://www.docusnap.com beschreibt den Funktionsumfang von Docusnap365 insgesamt; geschuldet sind ausschließlich die in der gebuchten Edition enthaltenen Funktionen.

Datenvolumen. Datenvolumen ist das Speichervolumen der in der Datenbank des Lizenznehmers gespeicherten Inventarisierungs- und Dokumentationsdaten. Nicht angerechnet werden vom Lizenznehmer hochgeladene Dokumente (File Storage) sowie Archivdaten nach § 8. Das genutzte Datenvolumen wird fortlaufend gemessen; eine Überschreitung liegt vor, sobald das genutzte Datenvolumen das lizenzierte Datenvolumen übersteigt (§ 3.9). Der aktuelle Verbrauch und eine Hochrechnung sind für den Lizenznehmer jederzeit im Kundenportal einsehbar.

Lizenzeinheit; Nutzung für Dritte.

Eine Lizenz berechtigt zur Inventarisierung, Dokumentation und Analyse der IT-Infrastruktur des Lizenznehmers, der mit ihm verbundenen Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG sowie der Unternehmen, an denen der Lizenznehmer mit mindestens 50 % beteiligt ist (zusammen „Firmenverbund“). Bei Körperschaften des öffentlichen Rechts umfasst der Firmenverbund die Körperschaft selbst sowie ihre Eigenbetriebe, Anstalten und Beteiligungen unter einheitlicher Leitung.

Für jeden weiteren Firmenverbund, dessen IT-Infrastruktur mit der Software erfasst wird, ist eine gesonderte Lizenz erforderlich. Die Zusammenführung mehrerer Firmenverbünde in einer Lizenz ist unzulässig; dies gilt auch bei Nutzung der Funktion „Organisationen“, die ausschließlich der Abbildung des eigenen Firmenverbunds dient.

IT-Dienstleister und Partner dürfen die Software für ihre Kunden einsetzen, wenn für jeden Kunden-Firmenverbund eine eigene Lizenz besteht. Der Dienstleister kann die Lizenz im eigenen Namen für den Kunden halten oder der Kunde schließt die Lizenz selbst ab und bevollmächtigt den Dienstleister zur Administration. Hält der Dienstleister die Lizenz, ist er verpflichtet, dem Kunden die Nutzung nur im Umfang dieser Vereinbarung zu gestatten, und haftet für dessen Nutzung wie für eigene.

Erfasst der Lizenznehmer die IT-Infrastruktur eines weiteren Firmenverbunds ohne gesonderte Lizenz, ist die Lizenzgeberin berechtigt, für jeden betroffenen Firmenverbund die Vergütung der jeweils genutzten Edition rückwirkend ab Beginn der Nutzung zu berechnen. § 17.8 Sätze 1 und 2 gelten entsprechend.

Fair Use. „Unbegrenzt“ bezeichnet das Fehlen einer zahlenmäßigen Begrenzung im Rahmen der Nutzung nach § 3.5. Eine übermäßige Nutzung liegt vor, wenn die Nutzung des Lizenznehmers in einem Kalendermonat das Dreifache des Durchschnitts aller Lizenznehmer derselben Edition übersteigt, insbesondere betreffend die Anzahl inventarisierter Objekte, die Anzahl der Inventarisierungsläufe, das übertragene Datenvolumen und/oder die hochgeladenen Dateien. In diesem Fall weist die Lizenzgeberin den Lizenznehmer unter Angabe der Messwerte in Textform darauf hin und bietet ein Gespräch über die Anpassung der Konfiguration oder den Wechsel in die Edition Enterprise an. Besteht die übermäßige Nutzung 30 Tage nach Zugang des Hinweises fort, ist die Lizenzgeberin berechtigt, die Nutzung technisch auf das Dreifache des Durchschnitts zu begrenzen. Weitergehende Maßnahmen, insbesondere eine Kündigung, sind auf dieser Grundlage ausgeschlossen.

Upgrade. Ein Upgrade der Edition, der Benutzerzahl oder des Datenvolumens im Rahmen der angebotenen Editionen ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich. Der Differenzbetrag bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode wird zum Zeitpunkt des Upgrades in Rechnung gestellt.

Downgrade.

Ein Downgrade (Wechsel in eine niedrigere Edition, Reduzierung der Benutzerzahl oder des Datenvolumens im Rahmen der angebotenen Editionen) ist spätestens 30 Tage vor Ablauf der laufenden Abrechnungsperiode im Kundenportal zu erklären und wird zu Beginn der folgenden Abrechnungsperiode wirksam.

Das Wirksamwerden des Downgrades setzt voraus, dass die tatsächliche Nutzung des Lizenznehmers 24 Stunden vor Ablauf der laufenden Abrechnungsperiode (Prüfzeitpunkt) die Grenzwerte der gewählten Zielkonfiguration einhält. Maßgeblich sind die Anzahl aktiver Benutzerkonten, das belegte Datenvolumen sowie die Nutzung von Funktionen, die in der Zielkonfiguration nicht enthalten sind.

Die Lizenzgeberin weist den Lizenznehmer bei Erklärung des Downgrades sowie erneut spätestens 14 Tage vor Ablauf der Abrechnungsperiode in Textform auf die einzuhaltenden Grenzwerte und die zu diesem Zeitpunkt gemessene tatsächliche Nutzung hin. Die aktuellen Werte sind zusätzlich jederzeit im Kundenportal einsehbar.

Werden die Grenzwerte zum Prüfzeitpunkt nicht eingehalten, wird das Downgrade nicht wirksam. Der Vertrag wird mit der bisherigen Edition und Konfiguration zu den bisherigen Konditionen für eine weitere Abrechnungsperiode fortgesetzt. Die Downgrade-Erklärung gilt als für das Ende der folgenden Abrechnungsperiode wiederholt, sofern der Lizenznehmer ihr nicht widerspricht.

Das Kündigungsrecht des Lizenznehmers nach § 23.1 bleibt unberührt.

Mit Wirksamwerden eines Downgrades stehen Funktionen und Auswertungen, die der bisherigen Edition vorbehalten sind, nicht mehr zur Verfügung. Daten, die die Grenzwerte oder die Archivdauer der Zielkonfiguration überschreiten, werden nach Ablauf von 30 Tagen ab Wirksamwerden gelöscht. Die Lizenzgeberin weist vor Wirksamwerden hierauf hin; der Lizenznehmer kann die betroffenen Daten innerhalb dieser Frist exportieren.

Überschreitung des Datenvolumens.

Überschreitet das genutzte Datenvolumen das lizenzierte Datenvolumen, informiert die Lizenzgeberin den Lizenznehmer unverzüglich in Textform und weist auf die nächste Volumenstufe der gebuchten Edition und deren Preis hin. Die Inventarisierung wird unverändert fortgeführt.

Besteht die Überschreitung nach Ablauf von 14 Tagen ab Zugang der Mitteilung fort und hat der Lizenznehmer das Datenvolumen bis dahin weder durch Upgrade nach § 3.7 angepasst noch durch Datenbereinigung unter das lizenzierte Volumen zurückgeführt, wird das lizenzierte Datenvolumen automatisch auf die nächste Volumenstufe der gebuchten Edition angehoben. Der Lizenznehmer hat dieser Regelung bei Bestellung ausdrücklich zugestimmt; die Preise sämtlicher Volumenstufen der gebuchten Edition sind Bestandteil der Bestellbestätigung.

Der Differenzbetrag wird ab dem Tag der Anhebung zeitanteilig bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode berechnet. Ab der folgenden Abrechnungsperiode gilt die neue Volumenstufe. Maßgeblich sind die bei Vertragsschluss vereinbarten Preise der Volumenstufen, angepasst um Preisanpassungen nach § 4.

Ist die höchste Volumenstufe der gebuchten Edition erreicht, erfolgt keine automatische Anhebung. Die Lizenzgeberin informiert den Lizenznehmer und ist berechtigt, die Aufnahme weiterer Daten auszusetzen, wenn die Überschreitung nach Ablauf weiterer 14 Tage fortbesteht. Der lesende Zugriff auf bestehende Daten, deren Export und ein Upgrade der Edition nach § 3.7 bleiben unberührt.

Ein Downgrade des Datenvolumens ist nach § 3.8 möglich.

KI-Credits.

Die Nutzung der KI-Funktionen (§ 9) erfolgt auf Grundlage von KI-Credits. Das je Kalendermonat enthaltene Kontingent ergibt sich aus der gebuchten Edition.

Der Credit-Verbrauch je Vorgang richtet sich nach dem erforderlichen Verarbeitungsaufwand und ergibt sich aus der jeweils veröffentlichten Übersicht. Die Lizenzgeberin ist berechtigt, den Credit-Verbrauch je Vorgang mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen in Textform anzupassen, soweit dies auf geänderten Bezugskonditionen der eingesetzten Modelle beruht. Führt die Anpassung zu einer Reduzierung des erreichbaren Leistungsumfangs um mehr als 20 %, steht dem Lizenznehmer ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Anpassung zu.

Nicht verbrauchte Credits des monatlichen Kontingents verfallen zum Ende des Kalendermonats und werden nicht vergütet.

Der Lizenznehmer kann jederzeit zusätzliche Credits zu den jeweils gültigen Preisen erwerben. Zugekaufte Credits verfallen nicht; sie werden erst verbraucht, wenn das monatliche Kontingent aufgebraucht ist, und bleiben bis zum Ende des Vertrags erhalten. Mit Beendigung des Vertrags erlöschen nicht verbrauchte zugekaufte Credits; eine Erstattung erfolgt nicht. Ist weder monatliches Kontingent noch ein Guthaben zugekaufter Credits vorhanden, stehen die KI-Funktionen bis zum Beginn des folgenden Kalendermonats oder bis zum Zukauf nicht zur Verfügung. Die übrigen Funktionen der Software bleiben unberührt.

Die Lizenzgeberin ist berechtigt, die vertraglich vereinbarten Preise zum Ende der Abrechnungsperiode um maximal 15 % anzupassen. Die Lizenzgeberin hat dem Lizenznehmer eine beabsichtigte Preiserhöhung mindestens 60 Tage vor dem Ende der Abrechnungsperiode in Textform mitzuteilen. Der Lizenznehmer hat dann die Möglichkeit, den Vertrag bis zum Ende der Abrechnungsperiode und mit Wirkung zum Ende der Abrechnungsperiode im Kundenportal oder per E-Mail an sales@docusnap.com zu kündigen. Macht der Lizenznehmer von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, so tritt die Preisanpassung mit Beginn der neuen Abrechnungsperiode für die Zukunft in Kraft.

Die gesetzlichen Regelungen zur Preisanpassung, insbesondere bei Störung der Geschäftsgrundlage, bleiben unberührt. Die Anpassung des Credit-Verbrauchs je Vorgang nach § 3.10 lit. b ist keine Preisanpassung im Sinne dieser Vorschrift.

Gerät der Lizenznehmer mit einer fälligen Vergütung in Verzug, ist die Lizenzgeberin nach Mahnung mit einer Nachfrist von 14 Tagen berechtigt, den Zugang zu den aktiven Funktionen der Software, insbesondere Inventarisierung, Bearbeitung, KI-Funktionen, API-Schnittstelle und MCP Server, einzuschränken, bis die Zahlung erfolgt ist. Der lesende Zugriff auf die Daten des Lizenznehmers und deren Export bleiben in jedem Fall möglich. Die Vergütungspflicht besteht für die Dauer der Einschränkung fort.

Bleibt der Lizenznehmer nach Ablauf der Nachfrist weitere 30 Tage mit einem Betrag in Verzug, der mindestens zehn Prozent der Jahresvergütung erreicht, kann die Lizenzgeberin den Vertrag außerordentlich kündigen. Bereits gezahlte Vergütung wird nicht zurückerstattet, soweit die Leistung erbracht wurde.

Bestehen nach Vertragsschluss begründete, konkrete Anhaltspunkte dafür, dass der Lizenznehmer eine fällige Vergütung nicht wird leisten können, kann die Lizenzgeberin unter den Voraussetzungen des § 321 BGB die weitere Leistung von einer angemessenen Sicherheit oder Vorauszahlung abhängig machen.

Offene Vergütungsforderungen berechtigen die Lizenzgeberin nicht, die nach diesem Vertrag oder nach Gesetz geschuldete Rückgabe, den Export oder die Löschung von Daten des Lizenznehmers zu verweigern. Datenschutzrechtliche Weisungen und regulatorische Ausstiegsleistungen bleiben unberührt.

Kündigung bei Zahlungseinstellung und Insolvenz des Lizenznehmers. Stellt der Lizenznehmer seine Zahlungen ein, gibt er eine Vermögensauskunft nach § 802c ZPO ab, wird ein Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über sein Vermögen gestellt oder zurückgenommen, wird ein solcher Antrag mangels Masse abgewiesen oder wird ein eröffnetes Verfahren aufgehoben, ist die Lizenzgeberin berechtigt, den Vertrag außerordentlich mit sofortiger Wirkung zu kündigen, soweit die Insolvenzordnung dem nicht entgegensteht. Nach Stellung eines zulässigen Antrags auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens richtet sich die Zulässigkeit einer Kündigung wegen Zahlungsverzugs oder wegen einer Verschlechterung der Vermögensverhältnisse des Lizenznehmers nach den §§ 112, 119 InsO; ein Zahlungsverzug, der nach Antragstellung eintritt, insbesondere mit nach Antragstellung fällig werdenden Vergütungsbeträgen (§ 5.2), berechtigt die Lizenzgeberin zur Kündigung auch während dieses Zeitraums. Die Rechte des Lizenznehmers nach § 5.1 Satz 2 sowie auf Rückgabe und Export seiner Daten nach § 5.4 und nach den §§ 23.3, 23.4 und 24 bleiben von einer Kündigung unberührt.

Das Docusnap Enterprise Gateway kann vom Lizenznehmer in dessen Docusnap365-Account heruntergeladen werden.

Die Installation des DEG erfolgt durch den Lizenznehmer, soweit nichts anderes vereinbart wurde. Der Lizenznehmer wird darauf hingewiesen, dass die Software nur dann ordnungsgemäß funktioniert, wenn das DEG auf seinem System ausgeführt wird; dies hat der Lizenznehmer in eigener Verantwortung sicherzustellen. Für das Einspielen von Updates ist der Lizenznehmer verantwortlich. Reguläre Updates sind innerhalb von 30 Tagen nach Bereitstellung, Sicherheitsupdates unverzüglich einzuspielen; die Lizenzgeberin stellt zu jedem Update Release-Informationen bereit und unterstützt die jeweils vorangehende Hauptversion für mindestens 90 Tage.

Die Lizenzgeberin gewährleistet je Kalendermonat eine Verfügbarkeit der Software von 99,0 % in den Editionen Pro und Business und von 99,5 % in der Edition Enterprise. Verfügbarkeit ist die Möglichkeit des Lizenznehmers, auf das SaaS-Webportal zuzugreifen und die Hauptfunktionen der gebuchten Edition zu nutzen. Gemessen wird am Übergabepunkt der Software zum Internet.

Nicht als Nichtverfügbarkeit gelten:

geplante Wartungsarbeiten von insgesamt bis zu 2 Stunden je Kalendermonat, die mindestens fünf Arbeitstage (Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage am Sitz der Lizenzgeberin; „Arbeitstage“) zuvor im Statusportal angekündigt und außerhalb der Zeiten Montag bis Freitag 07:00 bis 19:00 Uhr MEZ/MESZ durchgeführt werden;

Nichtverfügbarkeit, die der Lizenznehmer zu vertreten hat, einschließlich Störungen des Docusnap Enterprise Gateway oder des Netzwerks des Lizenznehmers;

Störungen des Internets außerhalb des Verantwortungsbereichs der Lizenzgeberin und ihrer Unterauftragnehmer;

Störungen der Cloud-Infrastruktur und Netzwerke von Cloud-Providern der Lizenzgeberin; die Parteien sind sich darüber einig, dass die Leistungen der Lizenzgeberin von Cloud-Providern Dritter abhängen;

höhere Gewalt nach § 19.9;

Nichtverfügbarkeit einzelner Beta-Funktionen (§ 11), KI-Funktionen (§ 9) und über API oder MCP Server angebundener Dienste Dritter (§ 10).

Die Software wird in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben. Die Lizenzgeberin setzt hierfür Cloud-Infrastruktur Dritter ein; der jeweilige Anbieter ergibt sich aus der Anlage II (Unterauftragnehmer) zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Ausfälle dieser Infrastruktur gelten nach § 7.2 lit. d nicht als Nichtverfügbarkeit.

Unterschreitet die Verfügbarkeit in drei aufeinanderfolgenden Kalendermonaten die zugesagte Verfügbarkeit oder in einem Kalendermonat 95 %, ist der Lizenznehmer zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

Eine Nichtverfügbarkeit ist unverzüglich an die Lizenzgeberin zu melden. Eine höhere zugesagte Verfügbarkeit für die Edition Enterprise kann in der Bestellbestätigung vereinbart werden; die Staffel nach § 7.4 gilt dann bezogen auf den vereinbarten Wert.

Die Software archiviert historische Datenstände der Inventarisierung („Archivdaten“) für die in der gebuchten Edition vorgesehene Dauer (Pro: 3 Jahre, Business: 5 Jahre, Enterprise: 10 Jahre), gerechnet ab dem Zeitpunkt der Archivierung. Archivdaten werden nicht auf das Datenvolumen nach § 3.4 angerechnet.

Archivdaten, die die Archivdauer der gebuchten Edition überschreiten, werden automatisch gelöscht. Der Lizenznehmer kann Archivdaten vor Ablauf über die Exportfunktionen der Software sichern. Bei einem Downgrade gilt § 3.8 lit. f.

Das Archiv ist eine Funktion der Software zur Nachvollziehbarkeit historischer Zustände. Es dient nicht der Datensicherung; die Wiederherstellung des Datenbestands richtet sich ausschließlich nach § 19.5.

Die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Aufbewahrungspflichten verbleibt beim Lizenznehmer. Bei Vertragsende gilt § 23.3.

Aktualisierungsintervall. Der Lizenznehmer kann Inventarisierungsaufträge im Docusnap Enterprise Gateway frei einplanen; die kleinste Planungseinheit beträgt 15 Minuten. Die Übertragung der erfassten Daten vom Docusnap Enterprise Gateway an die Software erfolgt in dem für die gebuchte Edition vorgesehenen Übertragungsintervall (Pro: alle 24 Stunden, Business: alle 12 Stunden, Enterprise: alle 6 Stunden). Manuell gestartete Aufträge werden unabhängig vom Übertragungsintervall unmittelbar nach Abschluss übertragen. Dauer und Erfolg eines Inventarisierungsauftrags hängen von der Erreichbarkeit, Größe und Konfiguration der Systeme des Lizenznehmers ab; eine bestimmte Aktualität der in der Software angezeigten Daten ist nicht geschuldet.

Gegenstand. Die Software enthält Funktionen, die auf Verfahren der künstlichen Intelligenz, insbesondere auf großen Sprachmodellen, beruhen („KI-Funktionen“). Sie erzeugen auf Grundlage der in der Software gespeicherten Daten und der Eingaben des Lizenznehmers Inhalte („KI-Ergebnisse“).

Art der Ergebnisse. KI-Ergebnisse werden mit probabilistischen Verfahren erzeugt. Sie können trotz sorgfältiger Entwicklung unvollständig oder sachlich unrichtig sein, für den konkreten Zweck ungeeignet sein und sich bei identischer Eingabe unterscheiden. Die Lizenzgeberin schuldet weder Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität, Reproduzierbarkeit noch Eignung von KI-Ergebnissen für einen bestimmten Zweck. Eine Garantie oder Zusicherung ist damit nicht verbunden.

Prüfpflicht. Der Lizenznehmer ist verpflichtet, KI-Ergebnisse vor ihrer Verwendung auf Richtigkeit und Eignung zu prüfen. Das gilt insbesondere, soweit KI-Ergebnisse als Grundlage für Entscheidungen, für Dokumentationen gegenüber Dritten oder für Nachweise gegenüber Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfern, Auditoren oder Zertifizierungsstellen verwendet werden. Eine ungeprüfte Übernahme erfolgt auf eigenes Risiko.

Keine Beratung. KI-Ergebnisse stellen keine Rechtsberatung, keine sicherheitstechnische Bewertung und keine Bestätigung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer oder normativer Anforderungen dar (insbesondere nicht ISO/IEC 27001, NIS2, DSGVO, TISAX). Die Verantwortung für die Einhaltung solcher Anforderungen und für die Richtigkeit der gegenüber Dritten abgegebenen Nachweise verbleibt beim Lizenznehmer.

Haftung. § 19 gilt. Beruht ein Schaden auf der Verwendung von KI-Ergebnissen, die der Lizenznehmer entgegen § 9.3 nicht oder nicht ausreichend geprüft hat, wird dieser Verstoß bei der Schadensverteilung nach § 254 BGB als Mitverschulden berücksichtigt.

Unterauftragnehmer. Zur Bereitstellung der KI-Funktionen setzt die Lizenzgeberin Dienste Dritter ein. Die eingesetzten Anbieter, die Verarbeitungsorte und Änderungen hieran ergeben sich aus der Anlage II (Unterauftragnehmer) zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Kein Training mit Kundendaten. Die Lizenzgeberin stellt sicher, dass Daten des Lizenznehmers, einschließlich Eingaben in KI-Funktionen und der daraus erzeugten KI-Ergebnisse, weder durch sie noch durch die nach § 9.6 eingesetzten Anbieter zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet werden.

Transparenz. KI-Ergebnisse werden in der Software als solche gekennzeichnet. Soweit der Lizenznehmer über eine Dialogfunktion mit KI-Funktionen interagiert, wird dies erkennbar gemacht. Der Lizenznehmer stellt sicher, dass seine Benutzer über den Einsatz und die Grenzen der KI-Funktionen informiert sind (Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 – „KI-VO“).

Pflichten des Lizenznehmers. Der Lizenznehmer wird die KI-Funktionen nicht für nach Art. 5 KI-VO verbotene Praktiken einsetzen und keine Eingaben vornehmen, die gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter verstoßen. Verwendet der Lizenznehmer KI-Ergebnisse in einer Weise, die den Einsatz als Hochrisiko-KI-System im Sinne der KI-VO begründet, obliegen ihm die daraus folgenden Betreiberpflichten. § 15.3 gilt entsprechend. Zur Protokollierung von KI-Eingaben zum Zweck der Missbrauchserkennung gilt § 21.5.

Änderung und Abkündigung. Die Lizenzgeberin ist berechtigt, die den KI-Funktionen zugrunde liegenden Modelle und Verfahren zu ändern, zu ersetzen oder abzukündigen. § 12.1 gilt entsprechend.

Der MCP Server ermöglicht dem Lizenznehmer die Anbindung eigener Anwendungen und KI-Agenten an die Software. Auswahl, Konfiguration und Betrieb dieser Anwendungen sowie die Verwaltung der hierfür verwendeten Zugangsdaten liegen allein beim Lizenznehmer. Den Betrieb des MCP Servers und der API-Schnittstelle bis zum Übergabepunkt an die angebundene Anwendung, einschließlich Authentifizierung, Prüfung der Berechtigungen des jeweiligen Benutzerkontos und Protokollierung der Zugriffe, verantwortet die Lizenzgeberin nach diesem Vertrag.

Mit der Anbindung übermittelt der Lizenznehmer Daten aus der Software an den jeweiligen Dritten. Diese Übermittlung erfolgt im eigenen Namen und in eigener Verantwortung des Lizenznehmers und ist nicht Gegenstand des mit der Lizenzgeberin geschlossenen Vertrags über die Auftragsverarbeitung. Die Lizenzgeberin haftet nicht für die Verarbeitung durch angebundene Dritte.

Sofern der Lizenznehmer Beta-Funktionen (Funktionen, welche die Lizenzgeberin testweise zur Verfügung stellt) verwendet, stimmt der Lizenznehmer zu, dass die Lizenzgeberin ein ordnungsgemäßes Funktionieren dieser Funktionen nicht schuldet. Die Beta-Funktionen sind nicht Teil des nach § 3.2 geschuldeten Funktionsumfangs. Darüber hinaus besteht kein Anspruch, dass diese Funktionen auch dauerhaft bestehen bleiben.

Funktionen, die die Lizenzgeberin als geplant, in Entwicklung oder „Coming soon“ ankündigt, sind nicht Vertragsgegenstand. Bereitstellung, Zeitpunkt und Zuordnung zu Editionen sind unverbindlich und begründen keine Beschaffenheitsvereinbarung. Dies gilt auch für Vorabversionen von KI-Funktionen.

Die Software wird ständig weiterentwickelt und aktualisiert. Für das Docusnap Enterprise Gateway stellt die Lizenzgeberin Updates über die Update-Funktion bereit; für deren Installation gilt § 6.2. Mit der Weiterentwicklung kann die Lizenzgeberin neue Funktionen einführen und bestehende Funktionen ändern; Funktionen und optisches Erscheinungsbild der Software können sich dadurch verändern. Wesentliche Funktionen der gebuchten Edition gemäß Editionsübersicht (§ 3.2) darf die Lizenzgeberin nur entfernen, wenn sie gleichwertigen Ersatz bereitstellt oder die Entfernung mit einem Vorlauf von mindestens drei Monaten in Textform ankündigt; im letzteren Fall steht dem Lizenznehmer ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Entfernung mit anteiliger Erstattung vorausgezahlter Vergütung zu. Auf eine kundenspezifische Weiterentwicklung besteht kein Anspruch. Die Zuordnung einer bei Vertragsschluss in der gebuchten Edition enthaltenen Funktion zu einer höheren Edition gilt gegenüber dem Lizenznehmer als Entfernung dieser Funktion; Satz 4 gilt entsprechend.

Dem Lizenznehmer steht ein Servicedesk arbeitstäglich (Montag – Freitag unter Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz der Lizenzgeberin sowie eventueller betriebsfreier Tage) zwischen 8:00 Uhr und 17:00 Uhr MEZ/MESZ (UTC+1/UTC+2) zur Verfügung. Während dieser Zeiten wird die Lizenzgeberin auch vom Lizenznehmer per E-Mail eingehende Problem-Meldungen und Anfragen beantworten. Kanäle, Prioritäten und Reaktionszeiten je Edition ergeben sich aus Anlage 1 (Support).

Probleme bei der Anwendung oder der Nutzung der Software wird der Lizenznehmer möglichst detailliert unter Beschreibung der Problem-Symptome und der vorausgegangenen Anweisungen an die Software schildern. Der Support und Servicedesk erbringen Leistungen im Rahmen einer Einzelfallproblemlösung. Schulungsmaßnahmen erbringen der Support und der Servicedesk nicht; Schulungen und weitere Dienstleistungen richten sich nach Anlage 2 (Professional Services). Der Lizenznehmer wird die Lizenzgeberin in jeder Hinsicht bei der Erfüllung der Serviceleistungen nach diesem Vertrag unterstützen und insbesondere Informationen zur Problembehebung bereitstellen, aus denen sich die näheren Umstände des Auftretens des Problems ergeben. Soweit die Lizenzgeberin verpflichtet ist, Leistungen zu erbringen, zu deren Durchführung sie im Wege der Datenfernübertragung auf das IT-System des Lizenznehmers zugreifen muss, hat der Lizenznehmer den entsprechenden Zugriff auf die Software über das Internet zu ermöglichen. Der Zugriff erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung.

Die Lizenzgeberin ist berechtigt, Supportleistungen durch Dritte erbringen zu lassen.

Gegenstand. Die Lizenzgeberin bietet unter der Bezeichnung „Docusnap Akademie“ eine Online-Lernplattform mit Schulungsinhalten zur Software an („Akademie“). Die Akademie steht in zwei Fassungen zur Verfügung: einer unentgeltlichen Fassung mit einem Grundangebot an Inhalten („Basis-Fassung“) und einer kostenpflichtigen Fassung mit erweitertem Kursangebot („erweiterte Fassung“). Welche Inhalte welcher Fassung zugeordnet sind, ergibt sich aus der jeweils veröffentlichten Kursübersicht.

Basis-Fassung. Die Basis-Fassung wird unentgeltlich bereitgestellt. Der Zugang erfordert die Registrierung mit einem personenbezogenen Konto. Die Lizenzgeberin kann Umfang und Zugangsvoraussetzungen der Basis-Fassung jederzeit ändern, einzelne Inhalte in die erweiterte Fassung überführen oder die Basis-Fassung insgesamt einstellen. Ein Anspruch auf Bereitstellung besteht nicht. Für die Basis-Fassung gelten § 18 nicht und § 19.1 Satz 3 entsprechend. Die §§ 13.6, 13.7 und 13.9 gelten auch für die Basis-Fassung.

Erweiterte Fassung – Lizenzen. Der Zugang zur erweiterten Fassung wird dem Lizenznehmer mietweise für die Dauer der Laufzeit nach § 13.4 überlassen. Akademie-Lizenzen sind personengebunden und werden je Firmenverbund (§ 3.5) erworben. Jede Lizenz berechtigt eine namentlich benannte natürliche Person aus dem Firmenverbund des Lizenznehmers zur Nutzung der erweiterten Fassung. Eine gemeinsame Nutzung eines Zugangs durch mehrere Personen ist unzulässig. Die Übertragung einer Lizenz auf eine andere Person ist zulässig, wenn die bisherige Person die Nutzung dauerhaft einstellt.

Laufzeit und Verlängerung. Akademie-Lizenzen haben eine Laufzeit von zwölf Monaten ab Bereitstellung. Sie verlängern sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn sie nicht spätestens 30 Tage vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit im Kundenportal oder per E-Mail an sales@docusnap.com gekündigt werden. Die Vergütung ist im Voraus für die Laufzeit zu entrichten. § 23.2 und § 4 gelten entsprechend. Mit Ende der Lizenz bleibt der Zugang zur Basis-Fassung unberührt.

Änderung der Lizenzanzahl. Die Anzahl der Akademie-Lizenzen kann jederzeit erhöht werden; zusätzliche Lizenzen werden zeitanteilig bis zum Ende der laufenden Laufzeit berechnet und enden mit dieser. Eine Reduzierung ist zum Ende der laufenden Laufzeit mit einer Frist von 30 Tagen möglich; § 3.8 gilt im Übrigen nicht.

Inhalte. Die Lizenzgeberin bestimmt Umfang, Auswahl, Aufbau, Sprache und Aktualisierung der Inhalte beider Fassungen sowie deren Zuordnung zu Basis- oder erweiterter Fassung. Der Umfang der erweiterten Fassung bestimmt sich nach der bei Buchung gültigen Kursübersicht. Die Lizenzgeberin kann Inhalte aktualisieren, umstrukturieren, ergänzen und durch gleichwertige Inhalte ersetzen; ein Anspruch auf bestimmte einzelne Kurse, Formate oder Sprachen besteht nicht. Entfällt ein wesentlicher Teil des bei Buchung vorhandenen Kursangebots der erweiterten Fassung ohne gleichwertigen Ersatz, kann der Lizenznehmer die Akademie-Lizenzen außerordentlich kündigen; die Vergütung wird anteilig erstattet. Die Kurse können Lernquizze mit automatischer Auswertung, Fortschrittsanzeigen und Zertifikate über den erfolgreichen Abschluss enthalten; Umfang und Voraussetzungen ergeben sich aus der Kursübersicht. Zertifikate bescheinigen den Abschluss des jeweiligen Kurses in der Akademie und stellen keine staatlich anerkannten Abschlüsse dar. Individuelle Fragen zu Lerninhalten werden nicht beantwortet; der Support nach Anlage 1 betrifft ausschließlich die Software. Die Inhalte dienen der Schulung zur Software und begründen keine Beschaffenheitsvereinbarung für die Software; § 9.4 gilt entsprechend.

Nutzungsrechte. Die Inhalte der Akademie sind urheberrechtlich geschützt. Die Nutzer dürfen sie ausschließlich zur eigenen Schulung nutzen. Vervielfältigung, Aufzeichnung, Weitergabe an Dritte, öffentliche Wiedergabe sowie die Verwendung für eigene oder fremde Schulungsangebote sind unzulässig. §§ 14.2 und 14.3 gelten entsprechend. Bei Verstößen ist die Lizenzgeberin berechtigt, den betroffenen Zugang zu sperren; § 15.7 gilt entsprechend.

Edition Enterprise. Lizenznehmer der Edition Enterprise erhalten für die Dauer ihrer Enterprise-Lizenz für alle Benutzer nach § 3.3 automatisch Zugang zur erweiterten Fassung; gesonderte Akademie-Lizenzen sind hierfür nicht erforderlich. Der Zugang wird als unentgeltliche Zusatzleistung zur Enterprise-Lizenz gewährt; auf die Vergütung der Enterprise-Lizenz entfällt hierfür kein Anteil, und sein Wegfall berührt die Vergütung nicht. Der Zugang ist an das jeweilige Benutzerkonto gebunden und endet mit dessen Deaktivierung, mit dem Wirksamwerden eines Downgrades aus der Edition Enterprise oder mit dem Ende des Vertrags. Partner-Administratorkonten nach § 3.3 Abs. 2 sind nicht umfasst.

Bereitstellung. Die Akademie kann auf der Plattform eines Drittanbieters betrieben werden; der Anbieter ergibt sich aus der Anlage II (Unterauftragnehmer) zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung. § 7 gilt für die Akademie nicht; die Lizenzgeberin stellt die erweiterte Fassung während der Laufzeit durchgehend bereit, wobei kurzzeitige Unterbrechungen für Wartung und Störungsbeseitigung zulässig sind und angekündigt werden, soweit möglich. Für die erweiterte Fassung gelten die §§ 18 bis 20 entsprechend.

Personenbezogene Daten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer der erweiterten Fassung und der nach § 13.8 berechtigten Benutzer (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Lernfortschritt, Quizergebnisse und ausgestellte Zertifikate) erfolgt im Rahmen des Vertrags über die Auftragsverarbeitung, der insoweit für die Dauer der Akademie-Lizenz und die anschließende Behandlung der Daten nach § 23.3 fortgilt; mit Ende der Lizenz oder des Zugangs werden diese Daten nach § 23.3 behandelt. Für die Registrierung und Nutzung der Basis-Fassung gelten die Datenschutzinformationen der Lizenzgeberin unter https://www.docusnap.com/datenschutz/.

Selbständigkeit. Die Regelungen dieses Paragraphen bilden einen von der Überlassung der Software rechtlich selbständigen Vertrag über die Akademie. Ist der Vertrag über die Akademie ganz oder teilweise unwirksam oder wird er rückabgewickelt, bleibt die Lizenzvereinbarung im Übrigen einschließlich der Vergütungspflicht für die Software unberührt; § 139 BGB findet insoweit keine Anwendung. Die Parteien hätten die Lizenzvereinbarung auch ohne die Regelungen zur Akademie geschlossen.

Der Lizenznehmer hat das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Software im Rahmen dieser Lizenzvereinbarung und in dem gemäß § 3 lizenzierten Umfang zu nutzen. Das vorstehende Nutzungsrecht ist zeitlich beschränkt auf die Dauer des Vertrags. Für die Lese-, Übergangs- und Abruffristen nach §§ 23.3, 23.4 und 24 besteht ein auf den Abruf, Export und Wechsel beschränktes Nutzungsrecht fort; für die Lesefrist nach § 2.3 lit. c ist es auf den lesenden Zugriff beschränkt.

Die Software darf ohne Zustimmung der Lizenzgeberin nicht an Dritte weitergegeben, dekompiliert, disassembliert oder zurückentwickelt (Reverse Engineering) werden, sofern dies nicht ausdrücklich durch diese Lizenzvereinbarung oder durch Gesetz erlaubt ist. Ist eine Rückentwicklung, Dekompilierung oder Disassemblierung (nachfolgend „Dekompilierung“ genannt) erforderlich, um eine Interoperabilität mit anderen Computerprogrammen zu erreichen, hat er die Lizenzgeberin vor der Dekompilierung der Software zu kontaktieren und sie zur Bereitstellung der für das Erreichen einer solchen Interoperabilität erforderlichen Informationen aufzufordern. Stellt die Lizenzgeberin diese Informationen bezüglich der Interoperabilität ohne schuldhaftes Zögern zur Verfügung, ist der Lizenznehmer nicht zur Dekompilierung der Software berechtigt.

Der Lizenznehmer ist nicht berechtigt, selbst oder durch einen Dritten:

die Software oder irgendeinen Teil der Software unterzulizenzieren, zu verkaufen, zu vermieten, zu verleihen oder zu verleasen. Ausgenommen ist die Gestattung der Nutzung gegenüber dem Kunden-Firmenverbund, für den der Lizenznehmer die Lizenz nach § 3.5 lit. c hält; § 3.5 lit. c Satz 3 bleibt unberührt;

die Software ganz oder teilweise zu verändern oder abgeleitete Werke zu schaffen, die ganz oder teilweise auf der Software basieren;

die vorhandenen Schutzmechanismen der Software gegen eine unberechtigte Nutzung zu entfernen oder zu umgehen, es sei denn, dies ist erforderlich, um die störungsfreie Nutzung zu erreichen. Urhebervermerke, Seriennummern sowie sonstige der Softwareidentifikation dienende Merkmale dürfen ebenfalls nicht entfernt oder verändert werden. Gleiches gilt für eine Unterdrückung der Bildschirmanzeige entsprechender Merkmale;

die Software zur Erfassung der IT-Infrastruktur eines Firmenverbunds zu nutzen, für den keine Lizenz nach § 3.5 besteht;

Leistungs- oder Vergleichsmessungen der Software zu veröffentlichen oder Dritten zugänglich zu machen;

die Software, ihre Dokumentation, ihre Datenstrukturen, Vorlagen und Programmbestandteile zum Training von KI-Modellen oder zur Entwicklung eines mit der Software im Wettbewerb stehenden Produkts zu verwenden. Die Nutzung der eigenen Daten des Lizenznehmers, einschließlich seiner Inventarisierungsdaten, Exporte und der aus ihnen erzeugten Berichte und KI-Ergebnisse, für eigene Zwecke einschließlich eigener Auswertungen und KI-Anwendungen bleibt unberührt.

Berichte, Exporte, Dokumentationen und KI-Ergebnisse, die der Lizenznehmer mit der Software aus seinen Daten erzeugt, darf er zeitlich unbegrenzt und ohne Beschränkung für eigene Zwecke nutzen, bearbeiten und an Dritte weitergeben; die Lizenzgeberin beansprucht hieran keine Rechte, soweit sie nicht geschützte Bestandteile der Software oder ihrer Dokumentation enthalten. Eine ausschließliche Rechtsposition an KI-Ergebnissen wird nicht zugesagt.

Der Lizenznehmer hat seine Zugangsdaten zu der Software dem Stand der Technik entsprechend vor Zugriffen Dritter zu schützen und zu verwahren. Dasselbe gilt für den Personal Access Token (PAT) für den Zugriff auf die API und für Zugangsdaten des MCP Servers. Der Lizenznehmer verpflichtet sich, die Zugangsdaten und den PAT bei Abhandenkommen unverzüglich zu ändern bzw. neu zu erstellen. In der Software kann ein PAT neu erstellt werden, sodass der alte PAT seine Gültigkeit verliert. Der Lizenznehmer verpflichtet sich, ein sicheres Passwort zu wählen und ihm zumutbare Schutzmechanismen (z.B. 2-Faktor-Authentifizierung) zu nutzen.

Der Lizenznehmer wird dafür sorgen, dass eine Nutzung der Software nur im vertraglich vereinbarten Umfang geschieht. Ein unberechtigter Zugriff ist der Lizenzgeberin unverzüglich mitzuteilen.

Der Lizenznehmer ist verpflichtet und sichert zu, in der Software keine Daten abzulegen, deren Nutzung gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt und stellt die Lizenzgeberin von Ansprüchen Dritter frei, die auf einem vom Lizenznehmer zu vertretenden Verstoß gegen diese Pflicht beruhen, im Umfang seines Verursachungsanteils. Die Lizenzgeberin informiert den Lizenznehmer unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche, stimmt die Verteidigung mit ihm ab und schließt Vergleiche nur mit seiner Zustimmung, die nicht unbillig verweigert werden darf.

Der Lizenznehmer wird die Daten vor deren Ablage in der Software auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten prüfen und hierfür dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen (z.B. Virenschutzprogramme) einsetzen.

Der Lizenznehmer hat die in der Editionsübersicht ausgewiesenen Höchstgrenzen für API-Requests je Kalendermonat sowie die Dokumentation unter https://docs365.docusnap.com einzuhalten. Bei Erreichen von 80 % der Höchstgrenze informiert die Lizenzgeberin den Lizenznehmer in Textform. Bei Überschreitung ist die Lizenzgeberin berechtigt, weitere Requests bis zum Monatsende zu drosseln oder abzulehnen. Der Lizenznehmer kann das Kontingent jederzeit durch Upgrade nach § 3.7 erhöhen. Drosselung und Sperre erstrecken sich nicht auf den Export nach §§ 23.3 und 24 und nicht auf Mitwirkungspflichten nach den Anlagen 3 und 4. Die API-Schnittstelle und der MCP Server dürfen ausschließlich bestimmungsgemäß verwendet werden; bei missbräuchlicher Nutzung ist die Lizenzgeberin berechtigt, den Zugang zu sperren oder andere angemessene Maßnahmen zu ergreifen.

Der Lizenznehmer hat die Software im Rahmen dieser Lizenzvereinbarung zu nutzen und alles zu unterlassen, was die Verfügbarkeit und Sicherheit der Software gefährdet, insbesondere darf der Lizenznehmer Zugriffe auf die Software nur in dem Umfang vornehmen, wie diese zur Erfüllung des Vertragszwecks erforderlich sind. Dies gilt insbesondere auch für Zugriffe auf die Software über die API-Schnittstelle und den MCP Server.

Im Falle eines Verstoßes des Lizenznehmers gegen die Pflichten aus §§ 15.2, 15.3, 15.4, 15.5 und 15.6 ist die Lizenzgeberin berechtigt, angemessene Maßnahmen zum Schutz der Software zu ergreifen und den Zugang zu der Software einzuschränken und/oder zu sperren. Der Lizenznehmer ist unverzüglich zu informieren.

Die Software wurde durch die Lizenzgeberin nach bestem Wissen und Gewissen entwickelt und getestet. Dennoch kann die Lizenzgeberin nicht alle möglichen System- und Softwareumgebungen simulieren und die Software auf entsprechende und dauerhafte Kompatibilität testen. Der Lizenznehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass die Software vor dem Ersteinsatz durch qualifiziertes IT-Personal getestet wird, insbesondere im Hinblick auf die Interoperabilität mit anderen Computerprogrammen, die Auswirkungen auf Systeme und auf Netzwerke. Für Updates des Docusnap Enterprise Gateway kann der Lizenznehmer die bereitgestellten Release-Informationen auswerten und das Update vor der produktiven Installation in einer Testumgebung prüfen; Sicherheitsupdates sind hiervon ausgenommen (§ 6.2). Soweit der Lizenznehmer diese Prüfung unterlässt, wird ein daraus entstehender Schaden nach § 254 BGB aufgeteilt.

Der Lizenznehmer hat unverzüglich Mitteilung an die Lizenzgeberin zu machen, wenn sich Auffälligkeiten bei der Nutzung der Software zeigen, insbesondere im Falle von Inkompatibilitäten und negativen Auswirkungen auf Systeme und Netzwerke.

Die Lizenzgeberin überprüft die Einhaltung des lizenzierten Umfangs nach §§ 3 und 15.5 (Edition, Benutzer, Datenvolumen, KI-Credits, API-Requests) durch Messung in der Software. Die Messwerte sind für den Lizenznehmer im Kundenportal einsehbar.

Zur Überprüfung der Einhaltung der Lizenzeinheit nach § 3.5 ist die Lizenzgeberin berechtigt, vom Lizenznehmer Auskunft über die Zugehörigkeit der erfassten Systeme zu seinem Firmenverbund zu verlangen und geeignete Nachweise (z.B. Handelsregisterauszüge, Beteiligungsübersichten, Konzernorganigramm) anzufordern. Bei begründetem Verdacht auf eine Nutzung für Dritte ohne gesonderte Lizenz ist die Lizenzgeberin berechtigt, die vertragsgemäße Nutzung durch ein Audit nach den §§ 17.3 bis 17.7 zu überprüfen.

Audits können nach vorheriger Ankündigung mit einer angemessenen Frist von mindestens vier Wochen durchgeführt werden. Die Audits sind während der normalen Geschäftszeiten des Lizenznehmers durchzuführen und dürfen den Geschäftsbetrieb des Lizenznehmers nicht unzumutbar beeinträchtigen.

Der Lizenznehmer verpflichtet sich, die für die Durchführung des Audits erforderlichen Auskünfte zu erteilen und die notwendigen Unterlagen sowie Zugriff auf die relevanten Systeme und Daten zur Verfügung zu stellen. Der Umfang der zu prüfenden Unterlagen und Systeme beschränkt sich auf das für die Überprüfung der vertragsgemäßen Nutzung und Einhaltung der Vereinbarungen erforderliche Maß.

Die Durchführung des Audits erfolgt durch von der Lizenzgeberin benannte, fachlich qualifizierte Personen. Diese Personen sind zur Vertraulichkeit über alle im Rahmen des Audits erlangten Informationen verpflichtet. Der Lizenznehmer kann die Benennung bestimmter Personen aus wichtigen Gründen ablehnen.

Die Lizenzgeberin trägt die Kosten des Audits, sofern das Audit keine wesentlichen Verstöße gegen vertragliche Vereinbarungen aufdeckt. Werden wesentliche Verstöße festgestellt, trägt der Lizenznehmer die Auditkosten.

Das Auditrecht besteht für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende beschränkt es sich für zwei Jahre auf Auskünfte und die Vorlage vorhandener Unterlagen zur Nutzung während der Vertragslaufzeit; ein Zugriff auf Systeme des Lizenznehmers findet nicht mehr statt.

Die Ergebnisse der Überprüfung werden in Textform dokumentiert und beiden Vertragsparteien zur Kenntnis gebracht. Bei festgestellten Überschreitungen des lizenzierten Umfangs ist die Vergütung der tatsächlich genutzten Edition und Konfiguration ab dem ersten Überschreitungszeitpunkt nachzuentrichten; bereits gezahlte Vergütung wird angerechnet. Überschreitungen des Datenvolumens sind abschließend in § 3.9 geregelt; eine Nachberechnung nach Satz 2 findet insoweit nicht statt. Bei Erfassung weiterer Firmenverbünde ohne Lizenz gilt § 3.5 lit. d.

Technische Daten, Spezifikationen und Leistungsangaben in öffentlichen Äußerungen, insbesondere in Werbemitteln, sind keine Beschaffenheitsangaben. Die Funktionalität der Software richtet sich nach der Leistungsbeschreibung, die auf der Website der Lizenzgeberin unter https://www.docusnap.com eingesehen werden kann, der Editionsübersicht (§ 3.2) und den ergänzend hierzu getroffenen Vereinbarungen.

Die Lizenzgeberin gewährleistet die Funktionsfähigkeit der Software nur im Rahmen der jeweils geltenden, auf der Website https://www.docusnap.com einsehbaren Systemvoraussetzungen.

Die Lizenzgeberin leistet Gewähr für die Aufrechterhaltung der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit der Software während der Vertragslaufzeit sowie dafür, dass einer vertragsgemäßen Nutzung der Software keine Rechte Dritter entgegenstehen. Die Lizenzgeberin wird auftretende Sach- und Rechtsmängel an der Software in angemessener Zeit beseitigen.

Der Lizenznehmer ist verpflichtet, der Lizenzgeberin Mängel der Software nach deren Entdeckung unverzüglich in Textform anzuzeigen. Bei Sachmängeln erfolgt dies unter Beschreibung der Zeit des Auftretens der Mängel und der näheren Umstände.

Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel gemäß § 536a Abs. 1 BGB wird ausgeschlossen. Die Haftung der Lizenzgeberin für Verschulden bleibt unberührt.

Mängelgewährleistungsrechte in der Testphase (§ 2.3) und bei allen sonst unentgeltlich überlassenen Versionen sowie für Beta-Funktionen (§ 11) sind ausgeschlossen.

Die Lizenzgeberin haftet nur bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie der fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflichten). Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet die Lizenzgeberin unbeschränkt. In der Testphase (§ 2.3) haftet die Lizenzgeberin ausschließlich bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit; eine Haftung für einfache Fahrlässigkeit besteht nicht. Sämtliche Haftungsausschlüsse und Haftungsbegrenzungen dieses Vertrags und seiner Anlagen, einschließlich der §§ 9.5, 13.2, 13.9, 16.1, 19.5 bis 19.7, gelten nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, im Umfang einer übernommenen Garantie und bei zwingender gesetzlicher Haftung. Für das Verschulden ihrer Erfüllungsgehilfen haftet die Lizenzgeberin nach den gesetzlichen Vorschriften im Rahmen dieses § 19. Hat der Lizenznehmer zur Entstehung oder Vergrößerung eines Schadens beigetragen, richtet sich die Verteilung nach § 254 BGB.

Im Falle einfacher Fahrlässigkeit ist die Haftung der Lizenzgeberin je Schadensfall begrenzt auf den vorhersehbaren vertragstypischen Schaden, maximal jedoch auf 500.000 €.

Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt von den vorstehenden Absätzen unberührt.

Die Lizenzgeberin schuldet die branchenübliche Sorgfalt. Bei der Feststellung, ob die Lizenzgeberin ein Verschulden trifft, sind sich der Lizenznehmer und die Lizenzgeberin einig, dass Software technisch nicht fehlerfrei erstellt werden kann.

Für Datenverlust haftet die Lizenzgeberin nur, wenn dieser auf einer Pflichtverletzung ihrerseits beruht und der Lizenznehmer die Daten nicht auf andere Weise wiederherstellen kann. Die Lizenzgeberin erstellt täglich Sicherungen des Datenbestands und hält diese für den in der gebuchten Edition vorgesehenen Zeitraum vor (Pro: 7 Tage, Business: 14 Tage, Enterprise: 30 Tage). Innerhalb dieses Zeitraums kann der Lizenznehmer die Wiederherstellung des Datenbestands auf einen gesicherten Tagesstand verlangen. Die Wiederherstellung ersetzt den aktuellen Datenbestand vollständig; eine Teilwiederherstellung ist nicht geschuldet. Eine Wiederherstellung je Abrechnungsperiode, die nicht auf einer Pflichtverletzung der Lizenzgeberin beruht, ist in der Vergütung enthalten; weitere werden nach Aufwand gemäß Anlage 2 vergütet. Die Lizenzgeberin haftet nicht, wenn der Datenverlust auf eine fehlerhafte Bedienung der API-Schnittstelle oder angebundener Anwendungen (§ 10) zurückzuführen ist.

Die Lizenzgeberin haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Lizenznehmer seinen Pflichten nach § 15 nicht nachgekommen ist, insbesondere nicht dafür, dass der Lizenznehmer seinen Account nicht hinreichend gesichert hat.

Die Lizenzgeberin haftet nicht für Komponenten, Dienste und Anwendungen Dritter, die der Lizenznehmer selbst ausgewählt, beschafft oder über die API-Schnittstelle oder den MCP Server angebunden hat (§ 10). Für Ausfälle und Störungen der nach § 7.3 eingesetzten Cloud-Infrastruktur Dritter haftet die Lizenzgeberin nur, soweit ihr bei der Auswahl, Instruktion oder Überwachung des Cloud-Providers ein eigenes Verschulden zur Last fällt; eine Zurechnung des Verschuldens des Cloud-Providers nach § 278 BGB ist insoweit ausgeschlossen. Die Rechte des Lizenznehmers nach § 7 (Service Credits) und § 19.9 bleiben unberührt.

Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen und Organe der Lizenzgeberin.

Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus diesem Vertrag, soweit diese Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung auf ein außerhalb ihrer Kontrolle liegendes, außergewöhnliches, unvorhersehbares und unvermeidbares Ereignis (höhere Gewalt) zurückzuführen ist. Als höhere Gewalt können insbesondere, aber nicht abschließend, gelten: Krieg, Terrorismus, Aufstände, Pandemien und Epidemien, Naturkatastrophen, Brände, Explosionen, Ausfälle der Energieversorgung oder der öffentlichen Telekommunikationsnetze, Streik und Aussperrung bei Dritten sowie Handlungen oder Unterlassungen von Behörden, von denen erforderliche Genehmigungen abhängen, erhebliche Betriebsstörungen (z.B. Stromversorgung, Internet, Leistungen Dritter, insbesondere von Cloud-Providern), verspätete oder fehlerhafte Zulieferung. Jede Partei unternimmt angemessene Anstrengungen, um die Dauer und die Folgen von Leistungsausfällen oder -verzögerungen aufgrund eines Ereignisses höherer Gewalt zu minimieren. In diesem Fall ruhen die Verpflichtungen, bis die höhere Gewalt und deren Folgen beseitigt sind; für die Dauer einer dadurch bedingten Nichtverfügbarkeit entfällt die Vergütungspflicht des Lizenznehmers anteilig. Dauert das Ereignis der höheren Gewalt länger als 60 Tage ununterbrochen an, sind beide Parteien berechtigt, mit einer Frist von 14 Tagen zu kündigen; vorausgezahlte Vergütung wird anteilig erstattet. Die Lizenzgeberin ist im Falle höherer Gewalt nicht verpflichtet, Techniker zu Zeiten oder an Orten arbeiten zu lassen, an denen ihre Sicherheit oder Gesundheit gefährdet sein könnte.

Die Lizenzgeberin verpflichtet sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Zur Kundenbetreuung, zum Support und zur Verbesserung der Software erfasst die Lizenzgeberin Nutzungsereignisse der Docusnap365-Oberfläche (welche Module und Funktionen genutzt werden) mit einer Produktanalyse- und einer Onboarding-Lösung. Die Erfassung erfolgt unter einer pseudonymen Benutzerkennung; Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen und Inventarisierungsdaten werden nicht übermittelt. Die Zuordnung der Kennung zu einer Person ist ausschließlich der Lizenzgeberin über eine getrennt gespeicherte, zugriffsbeschränkte Zuordnung möglich und erfolgt nur zur Fehleranalyse auf Anfrage des Lizenznehmers oder zur Missbrauchserkennung; Auswertungen erfolgen aggregiert. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen des Vertrags über die Auftragsverarbeitung. Weitere Informationen, auch zum Widerspruchsrecht, sind in den Datenschutzinformationen unter https://www.docusnap.com/datenschutz/ abrufbar. Die Protokollierung von KI-Eingaben richtet sich ausschließlich nach § 21.5.

Der Lizenznehmer und die Lizenzgeberin schließen mit Abschluss dieser Lizenzvereinbarung gleichzeitig den unter dem Link https://www.docusnap.com/trustcenter abrufbaren Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Hält der Lizenznehmer die Lizenz nach § 3.5 lit. c für einen Kunden-Firmenverbund, ist er im Verhältnis zur Lizenzgeberin Auftragsverarbeiter dieses Kunden; die Lizenzgeberin ist in diesem Fall Unterauftragsverarbeiterin.

Die Lizenzgeberin betreibt ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem, dessen Geltungsbereich die Lizenzgeberin und den Betrieb der Software umfasst. Auf Anfrage stellt sie dem Lizenznehmer das gültige Zertifikat zur Verfügung. Die Daten jedes Lizenznehmers werden in einer eigenen Datenbank und einem eigenen Speicherbereich gehalten. Die Lizenzgeberin informiert den Lizenznehmer unverzüglich in Textform, wenn die Zertifizierung entfällt oder ausgesetzt wird. Wird sie nicht innerhalb von sechs Monaten wiederhergestellt, steht dem Lizenznehmer ein Sonderkündigungsrecht zu. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der Anlage I (Technische und organisatorische Maßnahmen) zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Eingaben in KI-Funktionen und die daraus erzeugten KI-Ergebnisse werden zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Nutzung (§§ 9.9, 15) protokolliert. Die Protokolle werden 90 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht, soweit sie nicht zur Verfolgung eines konkreten Missbrauchsverdachts länger benötigt werden. Der Zugriff ist auf einen eng begrenzten, zur Vertraulichkeit verpflichteten Personenkreis der Lizenzgeberin beschränkt und erfolgt nur bei automatisierten Hinweisen auf eine missbräuchliche Nutzung oder auf Verlangen des Lizenznehmers. Die Protokolle werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet (§ 9.7) und nicht an Dritte weitergegeben, soweit keine gesetzliche Pflicht besteht.

Die Parteien verpflichten sich gegenseitig, sämtliche im Rahmen des Vertragsverhältnisses von der jeweils anderen Partei erhaltenen Informationen, Unterlagen, Daten und Erkenntnisse (nachfolgend gemeinsam: „Vertrauliche Informationen“), die als vertraulich gekennzeichnet wurden oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt, unabhängig von der Form der Übermittlung (z.B. schriftlich, mündlich, elektronisch), streng vertraulich zu behandeln, nur für die Durchführung des Vertragsverhältnisses zu verwenden und Dritten nicht zugänglich zu machen. Dies gilt insbesondere für Vertrauliche Informationen, die geschäftliche, technische, finanzielle, rechtliche und sonstige nicht für die Öffentlichkeit zugängliche Informationen umfassen. Die Weitergabe an Mitarbeiter, verbundene Unternehmen, Unterauftragnehmer, Berater, Wirtschaftsprüfer und Prüfer ist zulässig, soweit diese die Informationen zur Durchführung des Vertrags oder zur Erfüllung gesetzlicher oder aufsichtsrechtlicher Pflichten benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind; ebenso die Offenlegung gegenüber zuständigen Behörden im gesetzlich erforderlichen Umfang.

Von der Verpflichtung ausgenommen sind Informationen, die (a) zum Zeitpunkt des Zugangs bereits allgemein bekannt sind oder öffentlich zugänglich waren, (b) nach Zugang ohne Verletzung dieser Vereinbarung allgemein bekannt oder öffentlich zugänglich werden, (c) der jeweiligen empfangenden Partei bereits zuvor ohne Geheimhaltungsverpflichtung bekannt waren oder nachweislich (d) von der empfangenden Partei unabhängig und ohne Bezug zu den erhaltenen Informationen entwickelt wurden, (e) aufgrund einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften offenbart werden müssen, wobei die empfangende Partei die offenlegende Partei, soweit rechtlich zulässig und zumutbar, vorab über die Offenlegungspflicht zu unterrichten hat, damit diese rechtliche Schritte einleiten kann. Gesetzliche Offenbarungspflichten bleiben unberührt.

Jede Partei verpflichtet sich, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichen Informationen zu ergreifen, mindestens entsprechend dem Stand der Technik. Nach Vertragsende sind alle erhaltenen Vertraulichen Informationen auf Verlangen unverzüglich zurückzugeben oder – soweit technisch möglich – zu löschen; dies gilt nicht, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für die Daten des Lizenznehmers in der Software gilt § 23.3.

Die Geheimhaltungsverpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertrages für einen Zeitraum von fünf Jahren fort; für Geschäftsgeheimnisse im Sinne des GeschGehG gilt sie, solange die Information ein Geschäftsgeheimnis ist. Gesetzliche Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten bleiben unabhängig davon bestehen.

Der Mietvertrag wird auf unbeschränkte Zeit geschlossen. Er kann von beiden Parteien jederzeit zum Ende der Abrechnungsperiode im Kundenportal oder per E-Mail an sales@docusnap.com gekündigt werden.

Die Möglichkeit der außerordentlichen Kündigung bei Vorliegen eines wichtigen Grundes bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem kündigenden Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zur vereinbarten Beendigung nicht zugemutet werden kann.

Vertragsende, Datenrückgabe und Löschung.

Mit Beendigung des Vertrags endet das Nutzungsrecht nach § 14. Die Lizenzgeberin hält die Daten des Lizenznehmers einschließlich der Archivdaten für 30 Tage nach Vertragsende in lesendem Zugriff vor. In dieser Zeit kann der Lizenznehmer seine Daten über die Exportfunktionen der Software im JSON-Format sowie in den weiteren dort angebotenen Formaten abrufen. Neue Inventarisierungsläufe und schreibende Zugriffe finden nicht mehr statt.

Nach Ablauf der Frist nach lit. a löscht die Lizenzgeberin sämtliche Daten des Lizenznehmers einschließlich Sicherungen innerhalb von weiteren 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Verlangen bestätigt die Lizenzgeberin die Löschung in Textform.

Offene Vergütungsforderungen berühren die Rechte nach lit. a und b nicht (§ 5.4 Satz 1).

Auf Wunsch des Lizenznehmers unterstützt die Lizenzgeberin den Export oder die Migration der Daten gegen Vergütung nach Aufwand gemäß Anlage 2. Ein Anspruch auf Bereitstellung in anderen als den angebotenen Formaten besteht nicht.

Ablauf nach Kündigung. Nach einer Kündigung laufen folgende Phasen nacheinander: (a) reguläre Nutzung bis zum Wirksamwerden der Kündigung bzw. bei einem Wechselverlangen bis zum Ablauf der Frist nach § 24.1, im Fall des § 24.1 Satz 3 bis zum früheren dieser beiden Zeitpunkte; (b) soweit verlangt, eine Übergangsphase nach § 24.2, Anlage 3 § 12 Abs. 6 oder Anlage 4 § 11, in der die Software zu den bisherigen Konditionen bereitgestellt wird; (c) eine Abruffrist von 30 Tagen (bei Geltung der Anlage 3: 90 Tagen), die mit dem Ende der Phase (a) oder, soweit eine Übergangsphase stattfindet, mit deren Ende beginnt; (d) die Löschung nach § 23.3 lit. b. Jede Frist beginnt erst mit dem Ende der vorangehenden Phase. Akademie-Lizenzen nach § 13 laufen unabhängig davon bis zum Ende ihrer eigenen Laufzeit; § 13.8 bleibt unberührt.

Wechselverlangen. Der Lizenznehmer kann jederzeit mit einer Frist von zwei Monaten in Textform den Wechsel zu einem anderen Anbieter, die Übertragung seiner Daten in eine eigene Umgebung oder die Beendigung der Nutzung unter Löschung seiner Daten verlangen (Wechselverlangen); der Lizenznehmer kann eine kürzere Frist bestimmen. Das Wechselverlangen gilt zugleich als Kündigung des Vertrags mit Wirkung zum Abschluss des Wechselvorgangs nach § 24.2, im Fall der Löschung zum Ablauf der Frist nach Satz 1. Wird zugleich eine Kündigung nach § 23.1 erklärt, ist für die Beendigung des Vertrags der frühere der beiden Beendigungszeitpunkte maßgeblich.

Übergangsphase. Nach Ablauf der Frist nach § 24.1, spätestens jedoch mit dem Wirksamwerden einer zugleich erklärten Kündigung nach § 23.1 (§ 24.1 Satz 3), beginnt eine Übergangsphase von 30 Kalendertagen, in der die Lizenzgeberin die Software unverändert bereitstellt, den Wechsel angemessen unterstützt und ein hohes Maß an Sicherheit der Daten gewährleistet. Ist der Abschluss des Wechsels innerhalb der Übergangsphase technisch nicht möglich, teilt die Lizenzgeberin dies dem Lizenznehmer innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselverlangen unter Angabe der Gründe mit; die Übergangsphase verlängert sich dann einmalig um den erforderlichen Zeitraum, höchstens auf sieben Monate. Der Lizenznehmer kann die Übergangsphase einmalig um einen von ihm bestimmten Zeitraum verlängern, den er für seine eigenen Zwecke für angemessener hält.

Exportierbare Daten. Die Lizenzgeberin stellt dem Lizenznehmer sämtliche exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (JSON sowie die weiteren in der Software angebotenen Formate) zur Verfügung. Exportierbar sind abschließend: Inventarisierungsdaten, Dokumentationen, Konfigurationen der Software, Archivdaten, hochgeladene Dokumente, die Benutzer- und Berechtigungsstruktur des Mandanten sowie mit der Software erzeugte Berichte und KI-Ergebnisse. Nicht exportierbar sind die Software selbst, ihre Struktur, Vorlagen und Programmbestandteile.

Abruffrist. Nach Abschluss der Übergangsphase hält die Lizenzgeberin die Daten für eine Abruffrist von 30 Kalendertagen (bei Geltung der Anlage 3: 90 Kalendertagen) zum Abruf bereit. Anschließend gilt § 23.3 lit. b. Während Übergangsphase und Abruffrist gelten die Pflichten zu Datensicherheit, Vertraulichkeit und Datenschutz fort; der Lizenznehmer erhält ein auf den Wechsel beschränktes Nutzungsrecht nach § 14.1 Satz 3.

Entgelte. Für den Wechselvorgang und die Unterstützung nach § 24.2 berechnet die Lizenzgeberin bis zum 11. Januar 2027 höchstens die ihr unmittelbar entstehenden Kosten und ab dem 12. Januar 2027 kein Entgelt. Gesondert beauftragte Leistungen, die über den geschuldeten Wechsel hinausgehen, insbesondere Datenaufbereitung, Transformation in Zielformate und Migration in Zielsysteme des Lizenznehmers, werden nach Anlage 2 vergütet.

Vorausgezahlte Vergütung. Die für die laufende Abrechnungsperiode im Voraus gezahlte Vergütung wird dem Lizenznehmer für den Zeitraum nach Abschluss des Wechselvorgangs anteilig erstattet, abzüglich einer Pauschale für Einrichtung und Wechselaufwand von 30 % der Jahresvergütung, höchstens 2.000 €. Dem Lizenznehmer bleibt der Nachweis vorbehalten, dass der Lizenzgeberin kein oder ein wesentlich geringerer Aufwand entstanden ist.

Informationen. Die Lizenzgeberin informiert den Lizenznehmer vor Vertragsschluss in der Editionsübersicht über die Gerichtsbarkeit, der die für die Software eingesetzte IKT-Infrastruktur unterliegt, und über die Maßnahmen zur Verhinderung eines nicht mit dem Unionsrecht vereinbaren staatlichen Zugriffs aus Drittländern auf Daten des Lizenznehmers.

Die Rechte nach diesem Paragraphen bestehen unabhängig von der Kündigung nach § 23.1 und können vertraglich nicht beschränkt werden. Für die Testphase (§ 2.3) gilt dieser Paragraph nicht, soweit die Software dort ausschließlich zu Test- und Evaluierungszwecken bereitgestellt wird.

Die Lizenzgeberin kann diese Vereinbarung ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Gesetze, Rechtsprechung oder behördliche Vorgaben, an technische Weiterentwicklungen oder zur Schließung von Regelungslücken erforderlich ist und die Änderung den Lizenznehmer nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen des Leistungsumfangs der gebuchten Edition, der Vergütung und der Risikoverteilung, insbesondere der §§ 7, 18, 19 und 24, sind auf diesem Weg ausgeschlossen; sie bedürfen der Vereinbarung oder richten sich nach §§ 4 und 12.1.

Die Lizenzgeberin übersendet die geänderte Fassung mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform an die im Kundenportal hinterlegte E-Mail-Adresse und stellt sie im Kundenportal bereit. Der Lizenznehmer hält diese Adresse aktuell.

Widerspricht der Lizenznehmer nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang in Textform, gilt die geänderte Fassung als angenommen; die geänderte Fassung tritt dann zum angekündigten Zeitpunkt, frühestens aber nach Ablauf von sechs Wochen nach Versendung der Mitteilung nach § 25.2, in Kraft. Die Lizenzgeberin weist in der Mitteilung ausdrücklich auf diese Folge hin. Widerspricht der Lizenznehmer, so ist dies zugleich eine ordentliche Kündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der geänderten Fassung.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Lizenzvereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Parteien vereinbaren bereits jetzt für diesen Fall, dass die ungültige Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung ersetzt wird, die dem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung möglichst nahekommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken der Vereinbarung.

Ein Zurückbehaltungsrecht kann nur wegen Gegenansprüchen aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis geltend gemacht werden.

Die Vertragsparteien können nur mit Forderungen aufrechnen, die rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder mit der Hauptforderung aus demselben Vertragsverhältnis untrennbar verbunden sind.

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (UN-Kaufrecht, CISG).

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Rechtsstreitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das für den Sitz der Lizenzgeberin sachlich zuständige Gericht, sofern der Lizenznehmer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Bestandteile dieser Lizenzvereinbarung sind die Editionsübersicht (§ 3.2), der Vertrag über die Auftragsverarbeitung (§ 21.3), Anlage 1 (Support), Anlage 2 (Professional Services) sowie, soweit vereinbart, Anlage 3 (DORA) und Anlage 4 (NIS2). Für die Edition Enterprise individuell vereinbarte Leistungsparameter ergeben sich aus der Bestellbestätigung (§ 2.1). Bei Widersprüchen gilt: (a) Individuell vereinbarte Leistungsparameter der Bestellbestätigung gehen dieser Vereinbarung und den Anlagen 1 und 2 vor, soweit sie Leistungsumfang, Servicezeiten, Reaktions- und Lösungszeiten, Kontingente und Vergütung betreffen. (b) Der Vertrag über die Auftragsverarbeitung geht in allen Fragen des Datenschutzes vor. (c) Anlage 3 (DORA) und Anlage 4 (NIS2) gehen in Fragen der Informationssicherheit, der Vorfallmeldung, der Unterauftragnehmer, der Prüfrechte und des Ausstiegs vor, soweit sie strengere Anforderungen enthalten; die Pflichten aus dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung bleiben daneben bestehen. Sind Anlage 3 (DORA) und Anlage 4 (NIS2) zugleich vereinbart, geht Anlage 3 bei Widersprüchen zwischen beiden Anlagen vor; weitergehende Pflichten aus Anlage 4 bleiben unberührt. (d) Im Übrigen gilt diese Vereinbarung.

Servicezeiten. Arbeitstage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage am Sitz der Lizenzgeberin; „Werktag“ im Sinne dieser Anlage ist ein Arbeitstag. Servicezeiten sind Arbeitstage von 8:00 bis 17:00 Uhr MEZ/MESZ (§ 12.2 der Lizenzvereinbarung). Betriebsfreie Tage sind auf höchstens drei Arbeitstage je Kalenderjahr beschränkt, werden mindestens vier Wochen vorher im Kundenportal angekündigt und gelten nicht für Meldungen der Priorität P1.

Kanäle. Pro: E-Mail und Kundenportal. Business: zusätzlich Telefon. Enterprise: zusätzlich priorisierte Bearbeitung nach Nr. 4 sowie, soweit in der Bestellbestätigung vereinbart, ein benannter Success Manager.

Prioritäten.

Die Software ist für alle Benutzer nicht nutzbar oder es besteht ein akuter Sicherheitsvorfall.

Eine wesentliche Funktion ist gestört, ein Workaround ist möglich.

Sonstige Störungen, Fragen zur Bedienung, Konfigurationsunterstützung.

Enterprise. Ein benannter Success Manager, regelmäßige Reviews zu Nutzung, offenen Themen und Roadmap sowie erweiterte Servicezeiten und Lösungszeiten sind nur geschuldet, soweit sie in der Bestellbestätigung vereinbart sind.

Ausschlüsse. Der Support erbringt keine Schulungen (Anlage 2), keine Unterstützung für angebundene Anwendungen Dritter (§ 10 der Lizenzvereinbarung) und keine Prüfung von KI-Ergebnissen auf inhaltliche Richtigkeit (§ 9.3 der Lizenzvereinbarung).

Gegenstand. Onboarding-Sessions, Implementierungsunterstützung, Schulungen sowie Migrations- und Exportunterstützung. Diese Leistungen sind Dienstleistungen; ein bestimmter Erfolg ist nur geschuldet, soweit ausdrücklich vereinbart. Der Zugang zur Docusnap Akademie richtet sich nach § 13 der Lizenzvereinbarung.

Inkludierte Leistungen. Enterprise: Implementierungsbegleitung im in der Bestellbestätigung vereinbarten Umfang sowie Schulung ohne Begrenzung der Teilnehmerzahl im dort vereinbarten Umfang an Schulungstagen. Der Zugang zur erweiterten Fassung der Akademie für alle Benutzer ergibt sich aus § 13.8 der Lizenzvereinbarung.

Weitere Leistungen. Nach Aufwand zum Tagessatz von 1.520 € zzgl. USt. je Personentag von acht Stunden (remote) bzw. zzgl. Reisekosten nach Nachweis (vor Ort), abgerechnet in Stundeneinheiten. Vor Beginn erstellt die Lizenzgeberin ein Angebot in Textform, das der Lizenznehmer freigibt.

Termine. Bei Absage oder Verschiebung eines vereinbarten Termins durch den Lizenznehmer weniger als 5 Arbeitstage vor dem Termin werden 50 % der vereinbarten Vergütung als pauschalierter Schadensersatz fällig. Dem Lizenznehmer bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

Mitwirkung. Der Lizenznehmer stellt fachlich qualifizierte Ansprechpartner, erforderliche Zugänge und Testumgebungen bereit. Verzögerungen aus fehlender Mitwirkung gehen nicht zulasten der Lizenzgeberin.

Akademie. Für die Docusnap Akademie gilt ausschließlich § 13 der Lizenzvereinbarung.

Rechtsnatur. Die Leistungen nach dieser Anlage sind Dienstleistungen nach §§ 611 ff. BGB, soweit nicht im Einzelfall ausdrücklich ein bestimmtes Ergebnis vereinbart wird. Die §§ 19, 20 und 22 der Lizenzvereinbarung gelten entsprechend. Leistungen im Rahmen eines Anbieterwechsels nach § 24 der Lizenzvereinbarung richten sich vorrangig nach § 24.5.