Das Wichtigste in Kürze
- Docusnap365 ist eine SaaS-Plattform, die CMDB, IT-Asset-Management, ISMS und Schwachstellenanalyse auf einem gemeinsamen Datenbestand vereint.
- Weil alle Bereiche auf denselben Daten arbeiten, entfällt die Pflege in mehreren Tools. Ändert sich etwas an einem System, ist das nach dem nächsten Scan überall sichtbar.
- Im Alltag beantwortet der KI-Assistent IT-Fragen direkt aus dem Bestand. Im Audit sind Risiken, Maßnahmen und Freigaben bereits dokumentiert. Im Ernstfall finden Sie betroffene Systeme, Zuständigkeiten und Gegenmaßnahmen an einem Ort.
Der Überblick über die eigene IT ist in vielen Unternehmen auf Tabellen, Netzwerkpläne, Wikis und einzelne Köpfe verteilt. Dokumentation veraltet, Zusammenhänge gehen verloren. Wer im Alltag, im Audit oder im Ernstfall eine belastbare Antwort braucht, muss erst suchen, zusammenführen und prüfen. Docusnap365 macht dieses IT-Wissen an einem Ort sichtbar und nutzbar.
Warum ein Bestand statt vier Tools?
Viele IT-Abteilungen betreiben Inventar, IT-Asset-Management, Informationssicherheit und Schwachstellenanalyse in getrennten Systemen. Das bedeutet: dieselben Server in mehreren Tools pflegen und Änderungen von Hand abgleichen. Im Audit muss dann jemand erklären, welche Liste gerade stimmt. Jeder dieser Abgleiche ist eine Fehlerquelle.
Bei Docusnap365 läuft es umgekehrt. Die automatische Inventarisierung erfasst den IT-Bestand, und alle Bereiche arbeiten auf genau diesen Daten. Ein Server erscheint mit Lifecycle-Status, Risiken, Schwachstellen und Berechtigungen an einer Stelle. Hat der nächste Scan die Änderung erfasst, sehen das IT-Asset-Management, das ISMS und die Schwachstellenanalyse sie unmittelbar. Die zweite Datenbank, die jemand nachziehen muss, fällt weg.
Was bringt Docusnap365 im IT-Alltag?
Welche Server laufen ohne Support? Wer hat Zugriff auf das Finanz-Laufwerk? Welche Systeme haben seit 30 Tagen kein Update bekommen? Solche Fragen kommen jeden Tag, und für die Antwort braucht es meist Daten aus mehreren Quellen.
Der KI-Assistent beantwortet Fragen direkt aus dem Datenbestand
Der integrierte KI-Assistent greift auf den gesamten Datenbestand zu und versteht Fragen in natürlicher Sprache. Er beantwortet sie aus den vorhandenen Daten, die händische Auswertung einer Ergebnisliste entfällt. Der Assistent kann auch selbst tätig werden: Objekte anlegen, Einträge ändern, Risiken verknüpfen, Maßnahmen zuweisen. Alles, was über die Oberfläche möglich ist, funktioniert auch per Chat. Wer eigene KI-Werkzeuge nutzt, bindet die Daten über die MCP-Schnittstelle an.
Die Berechtigungsanalyse macht Zugriffsrechte sichtbar
Verschachtelte Gruppen und vererbte Rechte machen Dateiberechtigungen schnell unübersichtlich. Die Berechtigungsanalyse zeigt sie aus zwei Richtungen: Worauf kann ein bestimmtes Konto zugreifen? Und wer hat Zugriff auf eine bestimmte Freigabe? Die Frage nach dem Zugriff auf das Finanz-Laufwerk ist damit in Minuten beantwortet. Nicht in Tagen.
Das IT-Asset-Management liefert die Basis für Investitionsentscheidungen
Was muss erneuert werden, was lässt sich konsolidieren, welcher Wartungsvertrag läuft aus? Das IT-Asset-Management schlüsselt Kosten für Anschaffung, Wartung und Lizenzen pro Gerät, Abteilung und Standort auf, monatsgenau und passend zum Berichtszyklus des Controllings. Den Garantiestatus gleicht die Plattform automatisch mit Herstellerdatenbanken ab. KI-gestützte Empfehlungen zu Erneuerung und Konsolidierung bereiten die Entscheidungen vor, die das IT-Team anschließend trifft.
Was bringt Docusnap365 im Audit?
Welche Risiken gibt es, welche Maßnahmen wurden umgesetzt, und wer hat sie freigegeben? Regelwerke wie ISO 27001, NIS-2, DSGVO und BSI-Cloud-Kriterienkatalog C5 verlangen für jede dieser Fragen einen Nachweis. In vielen Unternehmen entsteht dieser Nachweis erst in den Wochen vor dem Audit.
Nachweise entstehen im laufenden Betrieb
Regelwerke wie ISO 27001, NIS-2, DSGVO und BSI-Cloud-Kriterienkatalog C5 bringt die Plattform bereits mit. Anforderungen lassen sich damit bewerten und Lücken identifizieren. Risiken hängen an realen Assets aus der CMDB, jede Maßnahme hat eine Zuständigkeit, einen Status und eine Frist, und ein Journal dokumentiert den Verlauf. Risiken bewerten und Maßnahmen umsetzen liegt weiterhin beim Team. Was dabei entsteht, ist aber bereits dokumentiert und muss vor dem Audit nicht mehr zusammengesucht werden.
SmartDocs führen Dokumente sauber bis zur Freigabe
Gelenkte SmartDocs führen Richtlinien und Konzepte von Entwurf über Prüfung bis zur Freigabe. Die Historie bleibt vollständig erhalten, wer wann was freigegeben hat, ist belegt. Freigegebene Versionen lassen sich als signiertes PDF exportieren, dessen Gültigkeit das Auditteam extern prüfen kann. Die Dokumente liegen direkt neben den Assets, Risiken und Maßnahmen, auf die sie sich beziehen.
Was bringt Docusnap365 im Ernstfall?
Eine kritische Schwachstelle wird veröffentlicht, ein zentrales System fällt aus oder eine Schlüsselperson ist plötzlich nicht mehr da. Welche eigenen Systeme sind betroffen, wer kümmert sich, was muss jetzt passieren? Unter Zeitdruck ist jede Minute, die in die Suche fließt, verlorene Zeit.
Von der Schwachstelle zur Maßnahme in einer Plattform
Die CVE-Analyse gleicht die installierte Software automatisch mit öffentlichen Schwachstellendatenbanken ab. Sie zeigt nur die CVEs, die den eigenen Bestand betreffen, sortiert nach CVSS-Score. Sobald eine kritische Lücke bekannt wird, sehen Sie sofort, welche Systeme betroffen sind. Aus dem Treffer heraus legen Sie eine Maßnahme mit Zuständigkeit, Priorität und Frist an. Sie erscheint automatisch im ISMS, und der Beziehungsplan zeigt, welche Business-Services an den betroffenen Systemen hängen. Der gesamte Weg von der Schwachstelle bis zur dokumentierten Gegenmaßnahme bleibt in einer Plattform.
Bei einem Ausfall sehen Sie auf einen Blick, woran er hängt
Ein Beispiel aus dem Betrieb: Fällt der SAP-Server aus, zeigt der Beziehungsplan in Sekunden, welche Geschäftsprozesse daran hängen, wer zuständig ist und welche Maßnahmen bereits laufen. Das Durchklicken durch vier Systeme braucht es dafür nicht mehr.
IT-Wissen bleibt im Unternehmen, auch wenn Schlüsselpersonen gehen
Viel IT-Wissen steckt in einzelnen Köpfen. Geht die Person, die „den Server kennt“, geht dieses Wissen oft mit. Docusnap365 sichert es auf zwei Ebenen. Was der Scan erfasst, ist automatisch da: Hardware, Software, Konfigurationen und die Beziehungen zwischen Systemen. Warum ein System so eingerichtet ist und wer dafür zuständig ist, weiß dagegen kein Scanner. Dieses Kopfwissen tragen Sie direkt am Objekt ein, über eigene Felder genau dort, wo es später gesucht wird.
Wie ist Docusnap365 aufgebaut?
Die Plattform besteht aus vier Kernbereichen auf einem gemeinsamen Datenbestand. Grundlage ist die automatische Inventarisierung: Sie erfasst den IT-Bestand agentenlos über mehr als 25 Scan-Module, von Windows und Linux über VMware bis Microsoft 365.
Wie der Aufbau in der Praxis aussieht, zeigt dieses Video, vom Architektur-Überblick bis zum Live-Walkthrough.
Vier Bereiche, ein Bestand
- CMDB: Bildet den gesamten IT-Bestand ab, also Geräte, Software, Cloud-Dienste, Standorte, Organisationsstrukturen und die Beziehungen zwischen ihnen. Netzwerkpläne entstehen automatisch.
- IT-Asset-Management: Lifecycle, Kosten, Garantien und Zuständigkeiten für jedes Asset, inklusive automatischem Garantieabgleich mit Herstellerdatenbanken.
- ISMS: Risikomanagement, Maßnahmenverfolgung und Bewertung von Regelwerken wie ISO 27001, NIS-2, DSGVO und BSI-Cloud-Kriterienkatalog C5, verknüpft mit realen Assets aus der CMDB. Dazu kommt die Berechtigungsanalyse im Windows-Dateisystem.
- Analyse: CVE-Abgleich gegen den eigenen Bestand. Die Ergebnisse fließen direkt ins ISMS.
Dazu kommen Querschnittsfunktionen: der KI-Assistent, SmartDocs mit Dokumentenlenkung, ein modulübergreifendes Aufgabencenter und ein flexibles Customizing mit REST-API und MCP-Schnittstelle.
Agentenlos angebunden, in der EU betrieben
Technisch läuft Docusnap365 als SaaS. Ein lokal installiertes Docusnap Enterprise Gateway (DEG) verbindet Ihre Umgebung agentenlos über Standardprotokolle mit der Cloud. Zugangsdaten verbleiben standardmäßig im DEG und werden nicht in die Cloud übertragen. Für segmentierte Umgebungen lässt sich pro Sicherheitszone ein eigenes Gateway betreiben, die Anzahl ist nicht begrenzt. Gehostet wird DSGVO-konform in der EU. Die KI-Modelle laufen bei einem europäischen Anbieter in der EU, Kundendaten werden nicht zum Training verwendet. Der Betrieb von Docusnap365 ist nach ISO 27001 zertifiziert.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Docusnap365
Ist Docusnap365 auch für kleine IT-Teams geeignet?
Ja. Gerade kleine Teams profitieren davon, dass die Inventarisierung automatisch läuft und alle Bereiche dieselben Daten nutzen. Das Bedienkonzept ist bewusst einfach gehalten, Auswertungen lassen sich schnell erstellen. Mit den Editionen Pro, Business und Enterprise wächst die Plattform mit der Umgebung mit.
Was ist der Unterschied zwischen Docusnap und Docusnap365?
Docusnap365 ist die Cloud-Plattform (SaaS) der Docusnap GmbH. Für Unternehmen, die ihre Daten im eigenen Rechenzentrum betreiben möchten, gibt es Docusnap 15 als On-Premises-Lösung. Zusammen sind beide bei über 5.000 Unternehmen im Einsatz.
Was kostet Docusnap365?
Docusnap365 gibt es in den Editionen Pro, Business und Enterprise. Die Kosten richten sich nach der Edition. Aktuelle Details finden Sie auf der Preisseite.
Muss auf den Zielsystemen Software installiert werden?
Nein. Die Inventarisierung arbeitet agentenlos. Ein lokal installiertes Gateway (DEG) scannt zeitgesteuert über Standardprotokolle. Auf den Zielsystemen wird nichts installiert, und die Zugangsdaten verbleiben standardmäßig im DEG.
Welche Regelwerke werden unterstützt?
Docusnap365 liefert die strukturelle Grundlage für ISO 27001, NIS-2, DSGVO und BSI-Cloud-Kriterienkatalog C5: Risikoregister, Maßnahmenverfolgung, Richtlinien und Nachweise. Die Plattform zertifiziert nicht selbst und führt keine Audits durch. Sie liefert die Daten und Strukturen, die das Auditteam sehen will.
Wie unterscheidet sich Docusnap365 von einer klassischen CMDB?
Eine klassische CMDB erfasst und pflegt den IT-Bestand. Docusnap365 tut das auch, nutzt diesen Bestand aber als gemeinsame Datenbasis für IT-Asset-Management, Informationssicherheit und Schwachstellenanalyse. Statt vier separate Tools zu betreiben, arbeiten alle Bereiche auf denselben Daten.
Gibt es einen kostenlosen Test?
Ja. Der 14-tägige Trial zeigt den Funktionsumfang der Business-Edition mit Ihrem eigenen Netzwerk, mit den Limits der Pro-Edition. Exportfunktionen wie der signierte PDF-Export sind im Trial nicht enthalten. Eine Kreditkarte ist nicht nötig, und der Trial verlängert sich nicht automatisch.
